Sot, emaili është mënyra më e mirë për të komunikuar me lehtësi, shpejtësi dhe efikasitet. Për shkëmbimet profesionale, kjo është mënyra më e përdorur.

Për të shkruar një mail profesionalne duhet të respektojmë disa kritere, këshilla dhe rregulla, të cilat do të përpiqemi t'iu shpjegojmë gjatë gjithë artikullit.

Shembull i një plani të shkruar për një email profesional 

Ndonjëherë posta mund të jetë e komplikuar për të menaxhuar në një kontekst profesional. Plani për të ndjekur për të shkruar një email profesional duhet të vënë në dispozicion të marrësit të gjitha elementet e nevojshme që janë të shkurtra dhe të sakta.

Për të shkruar një email profesional, mund të miratoni planin e mëposhtëm:

  • Një objekt i qartë dhe i qartë
  • Një formulë apeli
  • Një fillim që duhet të vendosë kontekstin e komunikimit
  • Një formulë mirësjelljeje për të përfunduar
  • Një nënshkrim

Zgjidhni temën e një email-i profesional

Vlerësohet se një profesionist mund të marrë mesatarisht 100 email në ditë. Prandaj duhet të zgjidhni temën e emailit tuaj për t'i inkurajuar ata që ta hapin atë. Për ta bërë këtë, ka rregulla që duhet të ndiqni:

1-Shkruani një objekt të shkurtër

Në mënyrë që të rritet shkalla e hapjes së emailit tuaj, ekspertët rekomandojnë në mënyrë ideale të përdorni një subjekt prej 50 karakteresh maksimalisht.

Ju keni vetëm një hapësirë ​​të kufizuar për të shkruar objektin tuaj, kështu që ju duhet të zgjidhni një objekt të caktuar, duke përdorur folje veprimi në lidhje me përmbajtjen e emailit tuaj.

Në përgjithësi, objektet e gjata lexohen keq në telefonat e mençur, të cilët po përdoren gjithnjë e më shumë nga profesionistët për të kontrolluar emailin e tyre.

2-Përshtatni subjektin e emailit tuaj

Nëse është e mundur, duhet të përmendni emrin dhe emrin e kontakteve tuaja në nivelin e objektit. Është një element që mund të rrisë shkallën e hapjes.

Duke vënë detajet e marrësit tuaj në temën e emailit, ai do të ndjehet i vlerësuar dhe i njohur, gjë që do ta inkurajojë atë për të hapur dhe lexuar email-in tuaj.

Trupi i një email-i profesional 

Për të shkruar një email profesional, është e këshillueshme që të shkruani qartë trupin e emailit tuaj pa u larguar nga tema dhe të gjitha në bazë të standardeve të caktuara të stilit dhe prezantimit.

Kujdesuni të shkruani një email të shkurtër, me fjali të shkurtra dhe të sakta që do t'ju japin më shumë rehati marrësit tuaj.

LEXO  Shembull letre për të kontestuar një zbukurim të pagave

Këtu janë disa gjëra për të mbajtur mend: 

1-Përdorni një Font Classic

Shumica e shërbimeve të postës elektronike lejojnë përdoruesin të zgjedhë fontin dhe stilin e tekstit. Kur bëhet fjalë për një email biznesi, zgjidhni një font klasik si "Times New Roman" ose "Arial".

Nuk rekomandohet të përdoret një font dekorativ.

Ne gjithashtu rekomandojmë:

  • Miratimi i madhësisë së shkronjave të lexueshme
  • Shmangni kurrizin, theksimin ose ngjyrat
  • Të mos shkruaj të gjithë tekstin me shkronja të mëdha

2-Shkrimi i një formule të mirë thirrjeje

Për një email profesional, është e preferueshme që më lart të adresosh adresuesin me emër, duke përfshirë edhe titullin e mirësjelljes së personit të ndjekur nga emri i tij i fundit.

3-Prezantoni veten në paragrafin e parë

Nëse jeni duke shkruar për dikë për herë të parë (një klient i ri për shembull), është shumë e rëndësishme të prezantoheni dhe të shpjegoni shkurtimisht qëllimin e mesazhit tuaj.

Ju mund të kushtoni në këtë prezantim të vogël një ose dy fjali.

4-Informacioni më i rëndësishëm në prioritet

Pas prezantimit tuaj, ne shkojmë në pikën më të rëndësishme.

Është shumë interesante të citoni informacionin më të rëndësishëm në fillim të emailit tuaj. Ju do të kurseni kohën tuaj të marrësit duke sqaruar synimet tuaja.

Ju duhet të tërhiqni vëmendjen e korrespodentit tuaj dhe të shkoni drejt në çështjen.

5-Përdorni fjalorin vocal

Që kur po shkruani një email profesional, duhet të bëni një përshtypje të mirë.

Ne ju këshillojmë të shkruani fjali të plota në një stil të sjellshëm.

Nuk rekomandohet të përdorni:

  • Fjalë zhargon;
  • Shkurtime të padobishme;
  • Emoticons ose emoji;
  • Shaka;
  • Fjalë të vrazhda;

6-Bëni një përfundim të përshtatshëm

Për të përfunduar një email, duhet të mendojmë për nënshkrimin për t'u përdorur, për të miratuar tonin dhe për zgjedhjen e formulës së edukimit.

Duhet të kemi parasysh se komunikimi profesional mbetet a gjuhë shumë e kodifikuar. Është shumë e rëndësishme të njihni rregullat dhe të zgjidhni formulën e duhur për t'u përdorur në fund të emailit.

Formula e përdorur duhet të përshtatet me cilësinë e marrësit të saj dhe kontekstin e shkëmbimit.

Për shembull, nëse jeni duke biseduar me një mbikëqyrës ose një klient, mund të përdorni "përshëndetjet më të mira", që është fraza më e përshtatshme. Ndërsa nëse është një koleg, ne mund ta përfundojmë emailin tonë me shprehjen "Mirëdita e ditës!" "

Sa i përket nënshkrimit, ju mund të vendosni programin tuaj të postës elektronike për të futur automatikisht një nënshkrim të personalizuar në fund të email-it tonë.

Për të qenë efektiv, nënshkrimi duhet të jetë i shkurtër:

  • Jo më shumë se 4 rreshta;
  • Jo më shumë se 70 karaktere për rresht;
  • Vendosni emrin dhe mbiemrin tuaj, funksionin tuaj, emrin e kompanisë, adresën tuaj të internetit, numrin tuaj të telefonit dhe faksit, dhe mundësisht një lidhje në profilin tuaj LinkedIn ose Viadeo;
LEXO  Projekti Voltaire ju merr në konkursin e njohur ortografik

Exemple :

Robert Holliday

Përfaqësuesi i kompanisë Y

http: /www.votresite.com

Telefoni : 06 00 00 00 00 / Faksi: 06 00 00 00 00

Mobile: 06 00 00 00 00

Disa shprehje të sjellshme:

  • Përzemërsisht;
  • Përshëndetjet më të mira;
  • Përshëndetjet më të mira;
  • Me respekt;
  • Përshëndetje të përzemërta;
  • Përshëndetjet më të mira;
  • I juaji
  • Ashtë kënaqësi t'ju shoh përsëri;
  • Përshëndetje të ngrohta ...

Për njerëzit që i njohim veçanërisht mirë, ne mund të përdorim formula të përzemërta si "hi", "miqësi", "shihemi" ...

Shembuj të tjerë të formulave klasike:

  • Ju lutemi pranoni, Zotëri / Zonjë, shprehjen e ndjenjave të mia të shquara;
  • Ju lutemi pranoni, Zotëri / Zonjë, shprehjen e përshëndetjeve të mia të përzemërta;
  • Ju lutemi merrni, Zotëri / Zonjë, përshëndetjet e mia më të mira;
  • Ju lutemi merrni, Zotëri / Zonjë, ndjenjat e mia të respektit dhe të përkushtuar;
  • Ju lutemi pranoni, Zotëri / Zonjë, përshëndetjet e mia të sinqerta;
  • Ju lutemi pranoni, Zotëri / Zonjë, shprehjen e konsideratës time më të lartë;
  • Duke ju kërkuar të pranoni përshëndetjet e mia më të mira;
  • Duke ju falenderuar për vëmendjen ndaj kërkesës sime;
  • Meritoni të pranoni, Zotëri / Zonjë, nderimin e respektit tim të thellë;
  • Ndërsa jeni duke pritur të lexoni nga ju, ju lutem pranoni, Sir / Madam, sigurinë e vlerësimit tim më të lartë;
  • Me falënderimet e mia, ju lutem të gjeni këtu, Zotëri / Zonjë, shprehjen e ndjenjave të mia të shquara;

7-Përfshini bashkëngjitje

Lidhur me bashkëngjitjet, mos harroni të informoni marrësin duke i përmendur ato në trupin e emailit tuaj me mirësjellje.

Është shumë interesante të përmendet madhësia dhe numri i bashkëngjitjeve të dërguara tek marrësi.

Fokus: Piramida e përmbysur

Në lidhje me të ashtuquajturën metoda të kundërt piramidale, ajo përbëhet nga fillimi i tekstit të emailit tuaj profesional me informacionin kryesor të mesazhit tuaj dhe më pas duke vazhduar me informacione të tjera në rend zbritës të rëndësisë.

Por pse të përvetësohet kjo metodë?

Zakonisht fjalia e parë lexon më mirë se pjesa tjetër e mesazhit. Duhet të jetë tërheqëse. Duke adoptuar metodën e piramidës së përmbysur, ne lehtë mund të kapim vëmendjen e lexuesit dhe ta bëjmë atë të dëshirojë të lexojë emailin deri në fund.

Sa i përket shkrimit, është e këshillueshme që të përdorni një maksimum prej katër paragrafësh, nga 3 në linjat 4 secila, duke u fokusuar në një ide të veçantë për paragrafin.

Nëse dëshironi të përvetësoni këtë metodë, ju këshillojmë të përdorni:

  • fjali relativisht të shkurtra;
  • lidhja e fjalëve për të lidhur fjalitë së bashku;
  • një gjuhë aktuale dhe profesionale.

 

                                                    REMINDER 

 

Siç e keni kuptuar, një email profesional nuk ka të bëjë fare me atë të dërguar një miku. Ka rregulla që duhen ndjekur me kujdes.

1-Trajtojeni me kujdes subjektin

Siç e kemi specifikuar qartë, ju duhet të shkruani saktë fushën (ose subjektin) e emailit tuaj profesional. Duhet të jetë konciz dhe i qartë. Marrësi juaj duhet të kuptojë menjëherë përmbajtjen e emailit tuaj. Prandaj, ai mund të vendosë nëse do ta hapë menjëherë apo do ta lexojë më vonë.

2-Të jesh i sjellshëm

Siç e keni kuptuar mirë, është e nevojshme të përdoren formulat e përshëndetjes dhe mirësjelljes në kontekst.

LEXO  Si të krijoni nënshkrimin tuaj të postës elektronike lehtë dhe falas

Formulat duhet të jenë të shkurtra dhe të zgjedhura shumë mirë.

3-Korrigjimi i gabimeve drejtshkrimore

Para së gjithash, duhet të lexosh sërish emailin tënd dhe sigurohesh që nuk ke harruar ndonjë informacion të nevojshëm dhe pse të mos e lexosh dikë tjetër. Është shumë interesante të kesh mendimin e një personi tjetër.

Për të korrigjuar gabimet e drejtshkrimit dhe gramatikës, ne ju këshillojmë që të kopjoni dhe ngjisni e-mailin tuaj në një përpunues teksti dhe të bëni një kontroll automatik. Edhe nëse ky softuer nuk korrigjon të gjitha gabimet, mund t'ju ndihmojë. Përndryshe, ju gjithashtu mund të investoni në softuer profesional të korrigjimit.

4-Shenon email-in tuaj

Është shumë e rëndësishme të shtoni një nënshkrim në emailin tuaj profesional. Duhet të ndiqni rregullat e lartpërmendura për të shkruar një firmë profesionale.

Duke përmendur informacionet e ndryshme në lidhje me funksionin tuaj, kompania juaj ... përfituesi juaj do të kuptojë shpejt se me kë po merret ai.

5-Personalizoni email-in tuaj

Nëse është e përgjithshme, posta ka më pak të ngjarë të lexohet. Ju duhet ta bëni marrësin të ndiejë se posta është drejtuar vetëm tek ai. Pra, duhet të rregullohet objekti dhe të zgjedhësh formulën për të adoptuar për të filluar email-in tuaj.

Nëse është një email në grup, është e rëndësishme të krijoni lista të ndryshme në përputhje me karakteristikat e marrësve tuaj, preferencat e tyre, interesat e tyre dhe vendndodhjen e tyre. Segmentimi i marrësve tuaj ju lejon të rrisni normën e hapur të postave tuaja elektronike.

6-Jepni dua të hapni postën

Kur shkruani një email profesional, gjithmonë duhet ta bëni marrësin të dëshironi ta hapni atë. Në përgjithësi, objekti është elementi i parë që shtyn një korrespondent të hapë email-in tuaj dhe ta lexojë atë. Kështu që ju duhet t'i jepni më shumë rëndësi objektit tuaj, ta shëroni dhe ta bëni atë sa tërheqëse që të jetë e mundur.

Në të njëjtën kuptim, dy fjali të para të emailit tuaj duhet ta bëjnë marrësin të vazhdojë të lexojë. Rekomandohet që të citoni informacionin më të rëndësishëm në fillim të emailit tuaj dhe të shkaktoni kuriozitetin e korrespondentit tuaj.

7-Shmangni objektet mashtruese

Ju kurrë nuk duhet të përdorni një objekt mashtrues për të rritur shkallën e hapjes së postës elektronike.

Duhet ta dini që emaili juaj përcjell imazhin tuaj (ose atë të kompanisë suaj) Pra, është shumë e rëndësishme të shmangni objektet provokuese dhe mashtruese. Objekti duhet të përputhet me përmbajtjen e emailit tuaj.

8-Vendoseni veten në vendin e lexuesit

Ndjeshmëria është një element shumë i rëndësishëm për t'u marrë parasysh. Ju duhet të vendosni veten në vendin e marrësit tuaj në mënyrë që të shkruani siç duhet subjektin e emailit tuaj dhe ta bëni atë tërheqës. Ju duhet ta vendosni veten në vendin e korrespodentit tuaj dhe të renditni një sërë pyetjesh që ai mund t'i bëjë vetes. Fromshtë nga përgjigjet që mund të përshtatni titullin e emailit tuaj.

9-Përdorni një adresë profesionale të postës elektronike

Adresat personale të tilla bukuroshe @ ... ose zotëri ... ... janë absolutisht të ndalojnë. Në kontekstin e marrëdhënieve profesionale, nuk flasim kurrë me një bashkëbisedues duke përdorur këtë lloj adresa e-mail.

Rekomandohet të përdorni një adresë profesionale e-mail ose të paktën një adresë personale me emrin dhe mbiemrin tuaj.

Email-i profesional kërkon një komunikim shumë të mirë, një fjalor të saktë, një tekst konciz, një kërkesë të qartë dhe një drejtshkrim të pariparueshëm. Duke miratuar rregullat, këshilla dhe këshilla që kemi cituar vetëm, mund të shkruani një email tërheqës, i cili menjëherë do të interesonte marrësin tuaj dhe do të ngjallte interesin e tij.