Punonjësi mesatar francez shpenzon rreth një të katërtën e javës duke kaluar qindra emaile që dërgojnë dhe marrin çdo ditë.

Sidoqoftë, përkundër faktit se ne kemi ngecur në kutinë tonë të postës një pjesë të mirë të kohës sonë, shumë prej nesh, madje edhe më profesionistët ende nuk dinë ta përdorin email siç duhet.

Në fakt, duke pasur parasysh vëllimin e mesazheve që lexojmë dhe shkruajmë çdo ditë, ne kemi më shumë gjasa të bëjmë gabime të turpshme, të cilat mund të kenë pasoja serioze të biznesit.

Në këtë artikull, ne kemi përcaktuar rregullat më thelbësore "cybercourt" për të ditur.

Përfshini një temë të qartë dhe të drejtpërdrejtë

Shembuj të një linje të mirë subjekti përfshijnë "Ndryshuar data e takimit", "Pyetje e shpejtë në lidhje me prezantimin tuaj" ose "Sugjerime për propozimin".

Njerëzit shpesh vendosin të hapin një email bazuar në linjën e temës, zgjidhni atë që i lejon lexuesit të kuptojnë se po adresoni shqetësimet e tyre ose çështjet e punës.

Përdorni një adresë profesionale të postës elektronike

Nëse punoni për një kompani, duhet të përdorni adresën e emailit të kompanisë tuaj. Por nëse përdorni një llogari personale emaili, pavarësisht nëse jeni i vetëpunësuar ose dëshironi ta përdorni herë pas here për korrespondencë biznesi, duhet të jeni të kujdesshëm kur zgjidhni këtë adresë.

Duhet të keni gjithmonë një adresë emaili që ka emrin tuaj në mënyrë që marrësi të dijë saktësisht se kush po e dërgon emailin. Asnjëherë mos përdorni një adresë emaili që nuk është e përshtatshme për punë.

Mendoni dy herë para se të klikoni në "përgjigjeni të gjithëve"

Askush nuk dëshiron të lexojë emailet e 20 njerëzve që nuk kanë asnjë lidhje me ta. Injorimi i emaileve mund të jetë i vështirë, pasi shumë njerëz marrin njoftime për mesazhe të reja në smartfonin e tyre ose mesazhe shpërqendruese që shfaqen në ekranin e kompjuterit të tyre. Përmbahuni nga klikimi "përgjigjuni të gjithëve" nëse nuk mendoni se të gjithë në listë duhet të marrin emailin.

Përfshini një bllok nënshkrimi

Jepini lexuesit tuaj informacion për veten tuaj. Në mënyrë tipike, përfshini emrin tuaj të plotë, titullin, emrin e kompanisë dhe informacionin e kontaktit, duke përfshirë një numër telefoni. Mund të shtoni edhe pak reklamë për veten tuaj, por mos e teproni me thëniet apo ilustrimet.

Përdorni të njëjtën font, madhësi dhe ngjyrë si pjesa tjetër e emailit.

Përdorni përshëndetjet profesionale

Mos përdorni shprehje të rastësishme, bisedore si "Përshëndetje", "Përshëndetje!" ose "Si jeni?".

Natyra e relaksuar e shkrimeve tona nuk duhet të ndikojë në përshëndetjen në një email. "Hi!" Është një përshëndetje shumë informale dhe në përgjithësi, nuk duhet të përdoret në një situatë pune. Përdorni në vend të kësaj "Përshëndetje" ose "Mirëdita".

Përdorni pikëçuditjet me masë

Nëse vendosni të përdorni një pikëçuditëse, përdorni vetëm një për të shprehur entuziazmin tuaj.

Njerëzit ndonjëherë tërhiqen dhe vendosin një numër pasthirrmash në fund të fjalive të tyre. Rezultati mund të duket shumë emocional ose i papjekur, pikat e pasthirrmës duhet të përdoren me masë në shkrim.

Kini kujdes me humorin

Humori mund të humbasë lehtësisht në përkthim pa tonin dhe shprehjet e duhura të fytyrës. Në një bisedë profesionale, humori është më mirë të lihet jashtë emaileve nëse nuk e njihni mirë marrësin. Gjithashtu, diçka që ju mendoni se është qesharake mund të mos jetë për dikë tjetër.

Dini që njerëzit nga kultura të ndryshme flasin dhe shkruajnë ndryshe

Komunikimi i gabuar mund të lindë lehtësisht për shkak të dallimeve kulturore, veçanërisht në formën e shkruar kur nuk mund ta shohim gjuhën e trupit të njëri-tjetrit. Përshtateni mesazhin tuaj me sfondin kulturor ose nivelin e njohurive të marrësit.

Është mirë të kihet parasysh se kulturat shumë kontekstuale (japoneze, arabe ose kineze) duan të njohin para se të bëjnë biznes me ju. Si rezultat, mund të jetë e zakonshme që punonjësit në këto vende të jenë më personale në shkrimin e tyre. Nga ana tjetër, njerëzit nga kultura me kontekst të ulët (gjerman, amerikan ose skandinav) preferojnë të shkojnë shumë shpejt në këtë pikë.

Përgjigjuni emaileve tuaja, edhe nëse emaili nuk ishte i destinuar për ju

Është e vështirë t'u përgjigjeni të gjitha emaileve që ju dërgohen, por duhet të provoni. Kjo përfshin rastet kur emaili ju është dërguar aksidentalisht, veçanërisht nëse dërguesi pret një përgjigje. Një përgjigje nuk është e nevojshme, por është etiketë e mirë e emailit, veçanërisht nëse ai person punon në të njëjtën kompani ose industri si ju.

Këtu është një shembull i një përgjigjeje: “E di që jeni shumë i zënë, por nuk mendoj se keni dashur të ma dërgoni këtë email. Dhe doja t'ju njoftoja në mënyrë që ta dërgoni te personi i duhur. »

Shqyrto çdo mesazh

Gabimet e tua nuk do të kalojë pa u vënë re nga marrësit e emailit tuaj. Dhe, në varësi të marrësit, ju mund të gjykoheni për këtë.

Mos u mbështetni në kontrolluesit e drejtshkrimit. Lexoni dhe rilexoni postën tuaj disa herë, mundësisht me zë të lartë, përpara se ta dërgoni atë.

Shto adresën e emailit të fundit

Shmangni dërgimin aksidental të një emaili përpara se të përfundoni me shkrimin dhe korrigjimin e mesazhit. Edhe kur i përgjigjeni një mesazhi, është mirë të hiqni adresën e marrësit dhe ta vendosni atë vetëm kur të jeni të sigurt se mesazhi është gati për t'u dërguar.

Verifikoni që keni zgjedhur marrësin e saktë

Duhet të jeni shumë të kujdesshëm kur shkruani një emër nga libri i adresave në rreshtin "Për" të emailit. Është e lehtë të zgjedhësh emrin e gabuar, gjë që mund të jetë e turpshme për ty dhe personin që merr gabimisht emailin.

Përdorni gërma klasike

Për korrespondencën profesionale, gjithmonë mbajini fontet, ngjyrat dhe madhësitë standarde.

Rregulli kardinal: Emaili juaj duhet të jetë i lehtë për njerëzit e tjerë për të lexuar.

Në përgjithësi, është më mirë të përdorni tipin me 10 ose 12 pika dhe një shkronja të lehtë për t'u lexuar, si Arial, Calibri ose Times New Roman. Kur bëhet fjalë për ngjyrën, e zeza është zgjedhja më e sigurt.

Mbani një sy në ton tuaj

Ashtu si shaka humbasin në përkthim, mesazhi juaj mund të keqinterpretohet shpejt. Mos harroni se intervistuesi juaj nuk ka cues vokal dhe shprehjet e fytyrës që do të merrnin në një diskutim një-për-një.

Për të shmangur ndonjë keqkuptim, rekomandohet që të lexoni me zë të lartë mesazhin tuaj përpara se të klikoni Dërgo. Nëse duket e vështirë për ju, do të duket e vështirë për lexuesin.

Për rezultate më të mira, shmangni përdorimin e fjalëve krejtësisht negative ("dështim", "keq" ose "neglizhuar") dhe thoni gjithmonë "të lutem" dhe "faleminderit".