Emaili shpesh na lejon të komunikojmë më shumë. Si rezultat, Interneti është plot këshilla për të shkruar më mirë, lista arsyesh për të shmangur dërgimin e emaileve në momente të caktuara, ose këshilla se sa shpejt duhet të përgjigjemi, etj. Megjithatë, mënyra më e mirë për të kursyer kohë dhe për të shmangur konfuzionin mund të jetë të mbani mend se disa biseda nuk mund të zhvillohen me email, këtu janë disa shembuj.
Kur ju kaloni lajme të këqija
Nuk është e lehtë të japësh lajme të këqija, veçanërisht kur duhet t'ia transmetosh atë shefit ose menaxherit. Por, ka disa mënyra për të minimizuar vështirësinë. Para së gjithash, mos e shtyni dhe mos humbni kohë; ju duhet të merrni përgjegjësinë dhe të shpjegoni situatën tërësisht. Dhënia e lajmeve të këqija me email nuk është një ide e mirë, pasi mund të kuptohet si një përpjekje për të shmangur bisedën. Ju mund të ktheni imazhin e një personi që është i frikësuar, i zënë ngushtë apo edhe shumë i papjekur për të qenë proaktiv. Pra, kur keni lajme të këqija për të dhënë, bëjeni personalisht sa herë që të jetë e mundur.
Kur nuk je plotësisht i sigurt se çfarë do të thuash
Në përgjithësi, është mirë të përpiqeni të jeni proaktiv dhe jo reagues. Fatkeqësisht, posta elektronike i përshtatet mirë këtij lloj refleksi. Ndihemi të detyruar të zbrasim kutitë tona hyrëse, ku shumica e emaileve kërkojnë përgjigje. Kështu që ndonjëherë, edhe kur nuk jemi plotësisht të sigurt se si do të donim të përgjigjenim, gishtat tanë fillojnë gjithsesi të trokasin. Në vend të kësaj, bëni një pushim kur ju duhet të bëni një të tillë. Kërkoni më shumë informacion mbi këtë temë, në vend që të përgjigjeni përpara se të dini se çfarë mendoni dhe çfarë dëshironi të thoni.
Nëse ndiheni të munduar nga toni
Shumë prej nesh përdorin email për të shmangur një bisedë të vështirë. Ideja është që ky medium të na japë mundësinë të shkruajmë një email që do t'i arrijë personit tjetër pikërisht ashtu siç shpresojmë. Por, shumë shpesh, nuk ndodh kështu. Gjëja e parë që vuan është efikasiteti ynë; Krijimi i një emaili të krijuar në mënyrë të përsosur kërkon shumë kohë. Pra, shumë shpesh, personi tjetër nuk do të lexojë emailin tonë siç prisnim gjithsesi. Pra, nëse e gjeni veten të torturuar nga toni kur shkruani një email, pyesni veten nëse edhe në këtë rast nuk do të kishte më kuptim ta trajtoni këtë bisedë ballë për ballë.
Nëse është në mes 21h dhe 6h dhe jeni të lodhur
Është më e vështirë të mendosh qartë kur je i lodhur dhe emocionet gjithashtu mund të rriten kur je në këtë gjendje. Pra, nëse jeni ulur në shtëpi dhe jeni jashtë orarit të punës, merrni parasysh të shtypni butonin "Save draft" në vend të butonit "Dërgo". Në vend të kësaj, shkruani një draft të parë në draft, nëse ju ndihmon të harroni problemin, dhe lexoni atë në mëngjes përpara se ta finalizoni, kur të keni një këndvështrim më të freskët.
Kur kërkon një rritje
Disa biseda janë menduar të bëhen ballë për ballë, për shembull, kur ju po kërkoni të negocioni një rritje page. Ky nuk është lloji i kërkesës që dëshironi të bëni me email, kryesisht sepse dëshironi që ajo të jetë e qartë dhe është një çështje që e merrni seriozisht. Gjithashtu, ju dëshironi të jeni në dispozicion për t'iu përgjigjur pyetjeve në lidhje me aplikacionin tuaj. Dërgimi i një emaili mund të dërgojë mesazhin e gabuar. Marrja e kohës për t'u takuar personalisht me eprorin tuaj në këto rrethana do t'ju sjellë më shumë rezultate.
