Shablloni i letrës: kërkoni rimbursimin e shpenzimeve profesionale

Detaje dhe letër modeli falas për rimbursimin e shpenzimeve tuaja profesionale. Të gjithë ata kalojnë në misione që janë tuajat. Për nevojat dhe aktivitetet e biznesi juaj janë përgjegjësia e tij. Ligji i punës parashikon, qoftë me paraqitjen e dokumenteve mbështetëse apo në formën e ndihmave të sheshta, që ju do të rimbursoheni për shumat që keni paraparë. Sidoqoftë, procedura e trajtimit ndonjëherë mund të bëhet e dhimbshme dhe kërkon kohë. Prandaj, varet nga ju që të organizoheni dhe të siguroheni që të merrni paratë tuaja mbrapsht. Ka pak mundësi që të tjerët të shqetësohen për këtë për ju.

Cilat janë llojet e ndryshme të shpenzimeve të biznesit?

Kohë pas kohe, ju mund t'i nënshtroheni shpenzimeve të biznesit gjatë punës tuaj. Këto janë shpenzimet e nevojshme që duhet të avanconi gjatë kryerjes së detyrave tuaja dhe që lidhen me kryerjen e aktivitetit tuaj. Shumica e këtyre raporteve të shpenzimeve janë përgjegjësi e kompanisë.

Të ashtuquajturat shpenzime profesionale mund të marrin aspekte të ndryshme, nga të cilat më të rëndësishmet janë:

• Kostot e transportit: kur udhëtoni me aeroplan, tren, autobus ose taksi për një mision ose për të shkuar në një takim profesional;
• Kostot e kilometrazhit: nëse punonjësi përdor automjetin e tij për një udhëtim pune (llogaritur nga një shkallë kilometrazhi ose netë hoteli);
• Kostot e hotelierisë: për drekat e biznesit;
• Kostot e lëvizjes profesionale: të lidhura me ndryshimin e pozitës që çon në një ndryshim në vendbanimin.

Ka edhe :

• Kostot e dokumentimit,
• Kostot e veshjes,
• Kostot e akomodimit
• Kostot e telepunimit,
• Kostot e përdorimit të mjeteve të TIK (teknologjitë e reja të informacionit dhe komunikimit),

Si kryhet rimbursimi i shpenzimeve profesionale?

Cilado qoftë natyra e shpenzimeve të bëra, termat dhe kushtet për rimbursimin e shpenzimeve mund të marrin dy forma. Ose ato parashikohen në kontratën e punës, ose ato janë pjesë e një praktike në kompani.

Pagesa mund të bëhet me rimbursim të drejtpërdrejtë të kostove aktuale, dmth të gjitha pagesat e bëra. Këto kanë të bëjnë me kostot e telepunimit, përdorimin e mjeteve të TIK, lëvizshmërinë profesionale ose shpenzimet e bëra nga punonjësit e postuar jashtë vendit. Si i tillë, punonjësi transferon raportet e tij të ndryshme të shpenzimeve tek punëdhënësi i tij. Sigurimi i mbajtjes së tyre për të paktën tre vjet.

Alsoshtë gjithashtu e mundur që të paguheni për një dëmshpërblim të rastit ose periodik me tarifë të sheshtë. Kjo metodë miratohet për kostot e përsëritura, për shembull, për një agjent tregtar. Në këtë rast, ky i fundit nuk është i detyruar të justifikojë shpenzimet e tij. Tavanet përcaktohen nga administrata tatimore dhe ndryshojnë në varësi të natyrës së kostove (vaktet e ushqimit, transporti, akomodimi i përkohshëm, largimi, lejimet e kilometrazhit). Sidoqoftë, nëse tejkalohen kufijtë, punëdhënësi mund të kërkojë dokumentet tuaja mbështetëse. Duhet të theksohet se drejtorët e ndërmarrjeve nuk kanë të drejtë për këtë shtesë fikse.

Proceset për pretendimin e rimbursimit të shpenzimeve profesionale

Si rregull i përgjithshëm, rimbursimi i shpenzimeve tuaja profesionale do të bëhet pas dorëzimit të dokumenteve mbështetëse në departamentin e kontabilitetit ose tek menaxheri i burimeve njerëzore. Bilanci normalisht do të shfaqet në fletën tuaj të ardhshme të pagës dhe shuma do të transferohet në llogarinë tuaj.

Ju keni 3 vjet në dispozicionin tuaj për të siguruar dëshmi të shpenzimeve tuaja profesionale dhe kështu të rimbursoheni. Përtej kësaj periudhe, shefi juaj nuk është më i detyruar t'i paguajë ato. Nëse gabimisht ose duke harruar ose cilado qoftë arsyeja, ne nuk i kthejmë paratë tuaja. Reallyshtë vërtet më së miri të ndërhyni shpejt duke i dërguar një letër kërkese rimbursimi biznesit tuaj.

Për t'ju ndihmuar, këtu janë dy letra shembull për të bërë kërkesën tuaj. Sido që të jetë. Mbi të gjitha, sigurohuni që të bashkangjitni dokumentet mbështetëse origjinale dhe të mbani kopjet për ju.

Shembull i një letre për një kërkesë normale për rimbursimin e shpenzimeve profesionale

Mbiemri Emri punonjës
Adresë
Kodi Postal

Kompania… (emri i kompanisë)
Adresë
Kodi Postal

                                                                                                                                                                                                                      (Qyteti), më ... (Data),

Lënda: Kërkesa për rimbursim të shpenzimeve profesionale

(Zotëri), (Zonjë),

Pas shpenzimeve të bëra gjatë misioneve të mia të fundit. Dhe tani dëshiroj të përfitoj nga rimbursimi i shpenzimeve të mia profesionale. Me anë të kësaj po ju dërgoj listën e plotë të pagesave të mia në përputhje me procedurën.

Kështu që bëra një udhëtim nga _____ (vendi i nisjes) në _____ (vendi i destinacionit të udhëtimit të biznesit) nga ________ në _____ (data e udhëtimit) për të marrë pjesë në disa konferenca të rëndësishme për zhvillimin e kompanisë sonë. Kam marrë një aeroplan atje dhe përsëri gjatë udhëtimit tim dhe kam bërë disa udhëtime me taksi.

Këtyre shpenzimeve i shtohen edhe shpenzimet e mia të akomodimit në hotel dhe ushqimit. Dokumentet mbështetëse që vërtetojnë të gjitha kontributet e mia i janë bashkangjitur këtij aplikacioni.

Në pritje të një përgjigje të favorshme nga ju, unë ju kërkoj të merrni, Zotëri, përshëndetjet e mia me respekt.

 

                                                                        Nënshkrim

Shembull i një letre që kërkon rimbursimin e shpenzimeve profesionale në rast të refuzimit nga punëdhënësi

Mbiemri Emri punonjës
Adresë
Kodi Postal

Kompania… (emri i kompanisë)
Adresë
Kodi Postal

                                                                                                                                                                                                                      (Qyteti), më ... (Data),

 

Lënda: Kërkesë për rimbursim të shpenzimeve profesionale

 

Z. Drejtor,

Gjatë detyrave të mia, më duhej të bëja disa udhëtime biznesi jashtë vendit. Si punonjës i [funksionit], unë shkova në [destinacion] për 4 ditë për misione specifike në lidhje me pozicionin tim.

Me lejen e menaxherit tim të linjës, udhëtova me automjetin tim. Kam udhëtuar gjithsej [numër] kilometra. Kësaj i duhet shtuar edhe kostoja e vakteve dhe disa netë në hotel, për një shumë totale prej [shuma] euro.

Ligji përcakton që këto shpenzime profesionale duhet të përballohen nga kompania. Sidoqoftë, përkundër faktit se të gjitha dokumentet e nevojshme mbështetëse iu dhanë departamentit të kontabilitetit pas kthimit tim, unë ende nuk kam marrë pagesën përkatëse deri më sot.

Kjo është arsyeja pse ju kërkoj të ndërhyni në mënyrë që të rimbursohem sa më shpejt që të jetë e mundur. Ju do të gjeni të bashkangjitur një kopje të të gjitha faturave që justifikojnë kërkesën time.

Ndërsa ju falënderoj paraprakisht për ndihmën tuaj, ju kërkoj të besoni, Z. Drejtor, në sigurinë e vlerësimit tim më të lartë.

 

                                                                       Nënshkrim

Shkarkoni “Shembull letre për një kërkesë normale për rimbursim të shpenzimeve profesionale”