Kur disa punonjës mungojnë për arsye të ndryshme pa njoftuar mbikëqyrësin ose menaxherin e tyre, ata nuk dinë si ta shprehin mendimin e tyre. Të tjerë gjithashtu e kanë të vështirë të kërkojnë një pushim të shkurtër kur kanë një numër të tillë çështje personale të paguhen.
Ndikimi i mungesës suaj varet shumë nga natyra e punës suaj dhe nga politika në vendin tuaj të punës. Mungesa juaj, sidomos nëse nuk është shpallur paraprakisht, mund të jetë shumë e shtrenjtë për organizatën tuaj. Prandaj, para se të vendosni të jeni larg, mendoni për këtë. Nëse kjo do të ndodhë ose ka ndodhur, duke përdorur email-in për të kërkuar falje ose shpjeguar mbikëqyrësit tuaj, është një mënyrë e shkëlqyeshme për të komunikuar në mënyrë efektive dhe të shpejtë.
Para se të shkruani një email justifikimi
Ky artikull synon të tregojë se si një punonjës me një ose më shumë arsye legjitime mund të justifikojë nevojën e tij për të munguar ose arsyen pse ai nuk mund të ishte i pranishëm në postin e tij. Si punonjës, është e rëndësishme që të jeni të sigurt për pasojat e mundshme të mungesës pa leje. Nuk ka asnjë garanci që emaili juaj i faljes do të marrë një përgjigje të favorshme. Po kështu, nuk ka asnjë garanci që kur shkruani një e-mail duke kërkuar pushim nga puna, ai do të merret pozitivisht.
Sidoqoftë, kur duhet të jeni në mungesë për arsye urgjente dhe nuk mund të arrini shefin tuaj, është thelbësore të shkruani një email sa më shpejt të jetë e mundur që të përmbajë arsyet e sakta për këtë mungesë. Po kështu, kur e dini paraprakisht se duhet të merreni me çështje të rëndësishme personale ose familjare, është e mençur hartoni një email që përmbajnë falje për bezdi dhe disa sqarime nëse është e mundur. Ju e bëni këtë me shpresën për të minimizuar ndikimin e jetës tuaj personale në punën tuaj.
Së fundi, sigurohuni që jeni njohur me politikën dhe protokollin e kompanisë suaj se si të mungoni nga grupi juaj. Kompania mund të bëjë lëshime të caktuara në rast emergjence dhe të ofrojë një mënyrë për t'i menaxhuar ato. Ka të ngjarë të ketë një politikë për numrin e ditëve ndërmjet ditës kur duhet të aplikoni dhe ditëve kur do të jeni larg.
Udhëzime për shkrimin e emailit
Përdorni një stil formal
Ky email është zyrtar. Duhet të shkruhet në një stil zyrtar. Nga linja e temës deri në përfundim, gjithçka duhet të jetë profesionale. Mbikëqyrësi juaj, së bashku me të gjithë të tjerët, pret që ju të shprehni seriozitetin e situatës në emailin tuaj. Rasti juaj ka më shumë gjasa të dëgjohet kur shkruani një email të tillë në një stil zyrtar.
Dërgo e-mailin herët
Ne kemi theksuar tashmë rëndësinë e respektimit të politikës së kompanisë. Gjithashtu vini re se nëse keni nevojë të shkruani një email që përmban një justifikim profesional, është e rëndësishme ta bëni këtë sa më shpejt që të jetë e mundur. Kjo është veçanërisht e domosdoshme kur ke dështuar dhe nuk ke ardhur në punë pa leje. Njoftimi i shefit tuaj herët pasi një mungesë e pajustifikuar mund të shmangë një paralajmërim. Duke ju njoftuar mirë përpara rastit të forcës madhore në të cilën ju e gjeni veten, ju do të ndihmoni kompaninë të zgjedhë një zëvendësim të përshtatshëm ose të bëjë marrëveshje.
Jini konciz me detajet
Jini të shkurtër. Ju nuk keni nevojë të hyni në detajet e asaj që ndodhi që ju bëri të mos ishit atje ose të largoheni së shpejti. Thjesht përmendni faktet e rëndësishme. Nëse kërkoni leje paraprakisht, tregoni ditën(at) që keni ndërmend të mungoni. Jini specifik me datat, mos jepni një vlerësim.
Ofro ndihmë
Kur shkruani një email justifikimi për të qenë larg, sigurohuni që të tregoni se kujdeseni për produktivitetin e kompanisë. Nuk është në rregull të thuash thjesht se do të jesh larg, të ofrosh të bësh diçka që do të pakësojë efektet e mungesës tënde. Për shembull, këtë mund ta bëni kur ktheheni ose flisni me një koleg për t'ju zëvendësuar. Disa kompani mund të kenë politika të tilla si zbritje pagash për ditë të tëra. Prandaj, përpiquni të kuptoni plotësisht politikën e kompanisë dhe si mund të punoni me të.
Shembulli 1 i postës elektronike: Si të shkruani një email për falje (pasi të humbisni një ditë pune)
Lënda: Vërtetim i mungesës nga 19/11/2018
Përshëndetje Z. Guillou,
Ju lutem pranoni këtë email si njoftim zyrtar se nuk munda të vija në punë më 19 nëntor 2018 për shkak të një ftohjeje. Liam dhe Arthur zunë vendin tim në mungesën time. Ata përmbushën të gjitha detyrat e mia të caktuara për atë ditë.
Kërkoj falje që nuk mund të komunikoj me ju përpara se të largohem nga puna. Më vjen keq nëse ka pasur ndonjë shqetësim për kompaninë.
Në këtë email kam bashkangjitur certifikatën time mjekësore.
Ju lutem më njoftoni nëse keni nevojë për ndonjë informacion të mëtejshëm.
Faleminderit për mirëkuptimin tuaj.
Të fala,
Ethan Gaudin
Shembulli 2 me email: Si të shkruani një email faljeje për një mungesë të ardhshme nga puna juaj
Tema: Menaxhimi i ditës time të mungesës 17 / 12 / 2018
Të nderuar zonja Paskal,
Ju lutem pranoni këtë email si njoftim zyrtar se do të mungoj nga puna më 17 dhjetor 2018. Atë ditë do të paraqitem si dëshmitar profesionist në gjykatë. Ju njoftova për thirrjen time në gjykatë javën e kaluar dhe nevojën e domosdoshme që unë të jem i pranishëm.
Bëra një marrëveshje me Gabin Thibault nga departamenti i IT, i cili aktualisht është në pushim për të më zëvendësuar. Gjatë pushimeve të gjyqit, do të telefonoj për të parë nëse ai ka nevojë për ndihmë.
Unë falënderoj për.
Të fala,
Emma Vallee
