Email ka qenë prej kohësh një mjet thelbësor për komunikimet e biznesit, por një sondazh i kryer nga Sendmail. U zbulua se shkaktoi tension, konfuzion ose pasoja të tjera negative për 64% të profesionistëve.

Pra, si mund ta shmangni këtë me email-et tuaja? Dhe si mund të shkruani email që japin rezultatet e dëshiruara? Në këtë artikull, ne i shqyrtojmë strategjitë që mund t'i përdorni për të siguruar që përdorimi i emailit tuaj është i qartë, efektiv dhe i suksesshëm.

Një punonjës mesatar i zyrës merr rreth 80 email në ditë. Me këtë vëllim të postës, mesazhet individuale lehtë mund të harrohen. Ndiqni këto rregulla të thjeshta në mënyrë që të vërehen dhe të përdoren emailet tuaja.

  1. Mos komunikoni shumë me email.
  2. Bëni mirë përdorimin e objekteve.
  3. Bëni mesazhe të qarta dhe të shkurtra.
  4. Ji i sjellshëm.
  5. Kontrolloni tonin tuaj.
  6. Rilexuar.

Mos komunikoni shumë me email

Një nga burimet më të mëdha të stresit në punë është vëllimi i madh i emaileve që njerëzit marrin. Pra, para se të filloni të shkruani një email, pyesni veten: "A është vërtet e nevojshme kjo?"

Në këtë kontekst, duhet të përdorni telefonin ose mesazhet e çastit për t'u marrë me pyetjet që mund të jenë objekt i diskutimeve të pasme. Përdorni një mjet planifikimi të komunikimit dhe identifikoni kanalet më të mira për lloje të ndryshme mesazhesh.

Sa herë që është e mundur, jepni personalisht lajmin e keq. Kjo ju ndihmon të komunikoni me ndjeshmëri, dhembshuri dhe mirëkuptim dhe të shpengosh veten nëse mesazhi juaj është marrë gabimisht.

Bëni mirë përdorimin e objekteve

Një titull gazete bën dy gjëra: ju tërheq vëmendjen dhe përmbledh artikullin në mënyrë që të vendosni nëse do ta lexoni apo jo. Linja e subjektit të emailit tuaj duhet të bëjë të njëjtën gjë.

Një objekt hapësira boshe ka më shumë gjasa të anashkalohet ose të refuzohet si "spam". Pra, përdorni gjithmonë disa fjalë të zgjedhura mirë për t'i treguar marrësit se për çfarë bëhet fjalë për emailin.

Ju mund të dëshironi të përfshini datën në rreshtin e temës nëse mesazhi juaj është pjesë e një serie të rregullt emaili, siç është një raport javor i projektit. Për një mesazh që kërkon përgjigje, mund të përfshini gjithashtu një thirrje për veprim, si p.sh. "Ju lutemi deri më 7 nëntor".

Një rresht subjekti i shkruar mirë, si ai më poshtë, ofron informacionin më të rëndësishëm pa pasur nevojë që marrësi të hapë emailin. Kjo shërben si një kërkesë që u kujton marrësve takimin tuaj sa herë që kontrollojnë kutinë e tyre hyrëse.

 

Shembull i keq Shembull i mirë
 
Tema: takim Lënda: Takim mbi procesin PASSERELLE - 09 e mëngjesit më 25 shkurt 2018

 

Mbani mesazhe të qarta dhe të shkurtra

Email-et, si letrat tradicionale të biznesit, duhet të jenë të qarta dhe koncize. Mbani fjalitë tuaja të shkurtra dhe të sakta. Trupi i emailit duhet të jetë i drejtpërdrejtë dhe informativ dhe të përmbajë të gjithë informacionin përkatës.

Ndryshe nga letrat tradicionale, dërgimi i emaileve të shumta nuk kushton më shumë se dërgimi i një. Pra, nëse keni nevojë të komunikoni me dikë për një sërë temash të ndryshme, merrni parasysh të shkruani një email të veçantë për secilën. Kjo sqaron mesazhin dhe lejon korrespondentin tuaj t'i përgjigjet një teme në të njëjtën kohë.

 

Shembull i keq Shembull i mirë
Tema: Rishikimet për raportin e shitjes

 

Hi Michelin,

 

Faleminderit që dërguat këtë raport javën e kaluar. E lexova dje dhe mendoj se Kapitulli 2 kërkon informacion më specifik për shifrat tona të shitjeve. Unë gjithashtu mendoj se toni mund të jetë më formal.

 

Gjithashtu, desha t'ju informoj se këtë të premte kam caktuar një takim me departamentin e marrëdhënieve me publikun për fushatën e re reklamuese. Ajo është në orën 11:00 dhe do të jetë në sallën e vogël të konferencave.

 

Ju lutem më njoftoni nëse jeni në dispozicion.

 

Faleminderit,

 

Camille

Tema: Rishikimet për raportin e shitjes

 

Hi Michelin,

 

Faleminderit që dërguat këtë raport javën e kaluar. E lexova dje dhe mendoj se Kapitulli 2 kërkon informacion më specifik për shifrat tona të shitjeve.

 

Unë gjithashtu mendoj se toni mund të jetë më formal.

 

A mund ta ndryshoni atë me këto komente në mendje?

 

Faleminderit për punën tuaj të vështirë!

 

Camille

 

(Camille atëherë dërgoni një email në lidhje me takimin e Departamentit të Marrëdhënieve me Publikun.)

 

Është e rëndësishme të arrihet një ekuilibër këtu. Ju nuk dëshironi të bombardoni dikë me email dhe ka kuptim të kombinoni disa pika të lidhura në një postim. Kur kjo të ndodhë, mbajeni të thjeshtë me paragrafë të numëruar ose pika, dhe merrni parasysh "prerjen" e informacionit në njësi të vogla, të mirëorganizuara për ta bërë më të lehtë për t'u tretur.

Gjithashtu vini re se në shembullin e mirë të mësipërm, Camille specifikoi se çfarë donte që Michelin të bënte (në këtë rast, ndryshoni raportin). Nëse i ndihmoni njerëzit të dinë se çfarë dëshironi, ata kanë më shumë gjasa t'jua japin atë.

Ji i sjellshëm

Njerëzit shpesh mendojnë se email-et mund të jenë më pak formalë se letrat tradicionale. Por mesazhet që dërgoni janë një reflektim i profesionalizmit tuaj, vlerat dhe vëmendja në detaje janë të rëndësishme, kështu që nevojitet një nivel i caktuar i formalitetit.

Nëse nuk jeni në marrëdhënie të mira me dikë, shmangni gjuhën joformale, zhargonin, zhargonin dhe shkurtesat e papërshtatshme. Emoticons mund të jenë të dobishëm për të qartësuar qëllimin tuaj, por është më mirë t'i përdorni ato vetëm me njerëz që i njihni mirë.

Mbyllni mesazhin tuaj me "Sinqerisht", "Mirëdita / mbrëmje për ju" ose "Mirë për ju", varësisht nga situata.

Marrësit mund të zgjedhin të printojnë email dhe t'i ndajnë ato me të tjerët, kështu që jini gjithmonë të sjellshëm.

Kontrolloni tonin

Kur i takojmë njerëzit ballë për ballë, përdorim gjuhën e tyre të trupit, tonet vokale dhe shprehjet e fytyrës për të vlerësuar se si ndihen. E-mail na privon nga ky informacion, që do të thotë që nuk mund ta dimë kur njerëzit kanë keqkuptuar mesazhet tona.

Zgjedhja juaj e fjalëve, gjatësia e fjalisë, shenjat e pikësimit dhe shkronja e madhe mund të keqinterpretohen lehtësisht pa shenja vizuale dhe dëgjimore. Në shembullin e parë më poshtë, Louise mund të mendojë se Yann është i frustruar ose i zemëruar, por në realitet, ai ndihet mirë.

 

Shembull i keq Shembull i mirë
Louise,

 

Më duhet raporti juaj deri në orën 17:XNUMX sot ose do të humbas afatin tim.

 

Yann

Hi Louise,

 

Faleminderit për punën tuaj të vështirë në këtë raport. Mund të më jepni versionin tuaj para orëve 17, kështu që unë nuk do të humbas afatin tim?

 

Ju falenderoj paraprakisht,

 

Yann

 

Mendoni për "ndjenjën" e emailit tuaj në një nivel emocional. Nëse qëllimet ose ndjenjat tuaja mund të keqkuptohen, gjeni një mënyrë më pak të paqartë për të shprehur fjalët tuaja.

korrekturë bocash

Së fundi, përpara se të klikoni "Dërgo", merrni një moment për të kontrolluar emailin tuaj për ndonjë gabim drejtshkrimor, gramatikor dhe pikësimi. Emailet tuaja janë po aq pjesë e imazhit tuaj profesional sa edhe rrobat që vishni. Prandaj, dërgohet një mesazh që përmban gabime në seri.

Gjatë redaktimit të lekturës, i kushtoni vëmendje gjatësisë së emailit tuaj. Njerëzit kanë më shumë gjasa për të lexuar të shkurtra, email koncize të gjata, email hallakatura, prandaj sigurohuni që emailet tuaja janë sa më e shkurtër të jetë e mundur, pa përjashtuar informacionin e nevojshëm.

Pikat kyçe

Shumica prej nesh kalojnë një pjesë të mirë të ditës sonë brenda lexoni dhe kompozoni email. Por mesazhet që ne dërgojmë mund të jenë konfuze për të tjerët.

Për të shkruar email të efektshëm, pyesni veten nëse duhet të përdorni këtë kanal. Ndonjëherë mund të jetë më mirë të marrësh telefonin.

Bëni mesazhet tuaja të sakta dhe të sakta. Dërgo atyre vetëm për njerëzit që me të vërtetë duhet të shohin ato dhe tregojnë qartë se çfarë do të donit marrësi për të bërë më pas.

Mos harroni se emailet tuaja janë një reflektim i profesionalizmit, vlerave dhe vëmendjes suaj ndaj detajeve. Mundohuni të imagjinoni se si të tjerët mund ta interpretojnë tonin e mesazhit tuaj. Jini të sjellshëm dhe gjithmonë kontrolloni dy herë atë që keni shkruar përpara se të shtypni "dërgo".