Raporti: 4 pika thelbësore për të ditur të kemi sukses
Ju duhet të bëni a raport, ose një raport, me kërkesë të menaxherit tuaj. Por, ju nuk e dini nga filloni ose si ta formuloni atë.
Këtu, zbuloj një procedurë të thjeshtë në pikat 4 për të realizuar këtë raport në mënyrë efikase dhe me një shpejtësi të caktuar. Duhet të shkruhet në një kronologji logjike.
Cili është përdorimi i një raporti?
Ai i jep aftësinë personit për të cilin synohet të mbështetet të dhënat e paraqitura për të vendosur për një veprim. Informacioni që është regjistruar në raport bën të mundur përgjigjen e një ose më shumë pyetjeve të nevojshme për vendimmarrje.
Kjo tha, një punonjës është në gjendje të shkruajë një raport në mënyrë që të ofrojë sugjerime për mbikëqyrësit e saj për një temë të caktuar, në mënyrë që të përmirësojë, për shembull, në organizimin e një shërbimi ose zëvendësimin e materiale. Një raport është një mënyrë e shkëlqyer për të komunikuar midis një eprori dhe vartësve të tij.
Në varësi të qëllimit të raportit, paraqitja e tij mund të jetë ndryshe, por procedura që unë zbuloj më poshtë është e vlefshme për të gjitha raportet që do të duhet të bëni.
Pika e parë - Kërkesa duhet të jetë precize dhe e qartë.
Kjo pikë e parë do të jetë pika thelbësore në të cilën do të bazohet puna juaj. Ajo gjithashtu do të përcaktojë zonën në fjalë.
Marrësi i raportit
- Çfarë dëshiron saktësisht ai nga raporti juaj?
- Cilat janë qëllimet dhe objektivat e raportit për të?
- Sa e dobishme do të jetë raporti për marrësit tuaj?
- A e di marrësi tashmë subjektin?
- E di se çfarë dija e tij është në mënyrë që të mos përsërisë informacionin e njohur tashmë.
Çështja dhe modalitetet
- Cila është situata?
- Cilat janë arsyet që lidhen me kërkesën për raport: vështirësitë, transformimet, evolucionet, modifikimet, përmirësimet?
Pika e dytë - konsideroni, zgjidhni dhe mblidhni informacione thelbësore.
Informacioni mund të jetë shumë, qoftë shënime, dokumente ose raporte të tjera, dhe burime të ndryshme, por ajo që është e rëndësishme është selektivi për të kujtuar vetëm ato që janë thelbësore, esenciale dhe thelbësore dhe të mos merren me informata me interes ose me përsëritje më të vogël që mund të dëmtojnë raportin përfundimtar. Ju duhet, pra, të përdorni informacionin më të përshtatshëm që korrespondon me raportin e kërkuar.
Pika e tretë - organizoni dhe zbatoni planin
Në mënyrë tipike, plani fillon me një hyrje, pastaj vazhdon me zhvillim dhe mbaron me një përfundim.
Më poshtë, plani i ekspozuar është ai që zakonisht plotësohet. Roli i hyrjes dhe i përfundimit nuk ndryshojnë, duke ruajtur rolin e tyre të brendshëm. Përkundrazi, zhvillimi mund të konceptohet në mënyrë të ndryshueshme sipas raportit që duhet të realizoni.
Prezantimi i raportit
Ai siguron informacion thelbësor në lidhje me vetë arsyen e raportit; motivet e saj, synimet e saj, arsyen ekzistuese, të drejtat e saj.
Ky informacion duhet të sjellë së bashku me pak fjalë qëllimin e raportit, në një tekst konciz duke qenë të detajuar dhe të plotë.
Është absolutisht e papërshtatshme të shpërfillet hyrja, pasi përshkruan paraprakisht të dhënat e sakta të kërkesës duke lejuar marrësit dhe shkrimtarin e raportit të jenë të sigurtë se e kanë kuptuar njëri-tjetrin. Gjithashtu ndihmon për të kujtuar kushtet e kërkesës, situatën, kushtet kur raporti nuk shqyrtohet menjëherë ose nëse është e nevojshme të rishqyrtohet më vonë.
Zhvillimi i raportit
Zhvillimi zakonisht ndahet në tre seksione.
- Një inventar i prekshëm dhe i paanshëm i situatës ose kontekstit, që është, një deklaratë e detajuar e asaj që është tashmë në fuqi.
- Një gjykim të qartë për atë që është në vend duke theksuar aspektet pozitive dhe negative, duke propozuar një analizë po aq evokative dhe konkrete sipas nevojës.
- Këshilla, sugjerime dhe rekomandime, për aq sa është e mundur, të shoqëruara me përfitimet që u takojnë atyre.
Përfundimi i raportit
Ajo nuk duhet të përmbajë asnjë subjekt të ri që nuk do të ishte treguar në zhvillim. Pa qenë një fjalim i shkurtuar i zhvillimit, është që të sjellë një përgjigje duke propozuar qartë një ose këto zgjidhje për rekomandimet e specifikuara në këtë.
Pika e katërt - Shkrimi i Raportit
Duhen respektuar disa rregulla të përbashkëta për të gjitha editorialet. Theksi do të vendoset në një fjalor të kuptueshëm dhe të kuptueshëm drejtshkrimi i përsosur për më shumë profesionalizëm, dënime të shkurtra për një kuptim më të mirë, një strukturë e ajrosur e paragrafëve për një shkathtësi të mirë leximi.
Marrja e kujdesit të veçantë në formën e raportit të saj mund t'i ofrojë lexuesit ose marrësit një lehtësi dhe rehati leximi thelbësore.
- Duhet të jeni konciz dhe të qartë në shkrimet tuaja
- Për të siguruar rrjedhshmëri më të mirë në leximin e raportit, ktheni lexuesin në një shtojcë që do të shtojë disa plotësime për shpjegimet tuaja kur është e nevojshme.
- Plani një përmbledhje kur raporti juaj përfshin më shumë se tre faqe, gjë që i lejon marrësit të orientojë veten në leximin e tij, nëse është zgjedhja e tij.
- Kur është e dobishme ose e domosdoshme, integro tabela dhe grafika të tjera që pasqyrojnë shkrimin tuaj për të ilustruar të dhënat. Ata mund të jenë esenciale në disa raste për një mirëkuptim të mirë.
- Mos i hidhni titujt dhe titrat për të kufizuar çdo pjesë të raportit tuaj për të fituar, gjithashtu, në rrjedhshmëri.
Si përfundim: Çfarë duhet të mbani mend
- Interpretimi dhe kuptimi i duhur i aplikacionit ju lejon të përgjigjeni pa u takuar subjektit për të fituar efikasitet.
- Në raportin tuaj, ju jeni në gjendje të ndani idetë tuaja duke marrë një qëndrim kundër raportit të thjeshtë.
- Për të qenë efektiv, raporti juaj duhet të japë përgjigje për pyetjet e paraqitura nga marrësi i tij, pra interesi mbizotërues i të gjithë prezantimit të tij; hartimi, struktura, deklarata dhe shpalosja e saj; hyrje, zhvillim, përfundim.
- Shpjegoni argumentet, vëzhgimet dhe zgjidhjet e propozuara.
Hidh la formimin në Microsoft Word, kjo devijim prej 15 minutash në YouTube do të jetë më se i dobishëm për ju.