Email-i është mjeti i preferuar i komunikimit për shumicën prej nesh. E-mail-i është i mrekullueshëm sepse nuk duhet të jesh i disponueshëm në të njëjtën kohë me bashkëbiseduesin për të komunikuar. Kjo na lejon të ecim përpara për çështjet e vazhdueshme kur kolegët tanë nuk janë të disponueshëm ose në anën tjetër të botës.

Megjithatë, shumica prej nesh po mbytemi në një listë të pafund emailesh. Sipas një raporti të publikuar në vitin 2016, përdoruesi mesatar i biznesit merr dhe dërgon më shumë se 100 email në ditë.

Përveç kësaj, mesazhet elektronike janë keqkuptuar shumë lehtë. Një studim i fundit i Sendmail zbuloi se 64% e njerëzve dërguan ose pranuan një email që shkaktoi zemërim ose konfuzion të paqëllimtë.

Për shkak të vëllimit të postës elektronike që dërgojmë dhe marrim, dhe për shkak se mesazhet shpesh keqinterpretohen, është e rëndësishme t'i shkruani në një mënyrë të qartë dhe koncize.

Si të shkruani saktë një e-mail profesional

Shkrimi i emaileve të shkurtër dhe të saktë do të zvogëlojë kohën e shpenzuar për menaxhimin e emaileve dhe do t'ju bëjë më produktivë. Duke i mbajtur emailet tuaja të shkurtra, ka të ngjarë të shpenzoni më pak kohë në email dhe më shumë kohë në detyra të tjera. Thënë kështu, të shkruarit qartë është një aftësi. Si të gjitha aftësitë, do t'ju duhet punojnë në zhvillimin e saj.

Në fillim, mund t'ju duhet aq kohë për të shkruar emaile të shkurtra sa për të shkruar emaile të gjata. Megjithatë, edhe nëse është kështu, ju do t'i ndihmoni kolegët, klientët ose punonjësit tuaj të jenë më produktivë, sepse do të shtoni më pak rrëmujë në kutinë e tyre hyrëse, gjë që do t'i ndihmojë ata t'ju përgjigjen më shpejt.

Duke shkruar qartë, do të njiheni si dikush që e di se çfarë duan dhe i bën gjërat. Të dyja janë të mira për perspektivat tuaja të karrierës.

Pra, çfarë duhet të bëjmë për të shkruar e-mail të qartë, konciz dhe profesional?

Identifikoni qëllimin tuaj

E-mail të qarta gjithmonë kanë një qëllim të qartë.

Sa herë që uleni për të shkruar një email, merrni disa sekonda për të pyetur veten: “Pse po e dërgoj këtë? Çfarë pres nga marrësi?

Nëse nuk mund t'u përgjigjeni këtyre pyetjeve, nuk duhet të dërgoni email. Shkrimi i e-maileve pa ditur se çfarë ju duhet është të humbni kohën tuaj dhe atë të marrësit tuaj. Nëse nuk e dini saktësisht se çfarë doni, do të jetë e vështirë për ju që të shprehni veten në mënyrë të qartë dhe koncize.

Përdorni rregullin "Një gjë në një kohë"

Email-et nuk janë zëvendësues për takimet. Me takimet e biznesit, sa më shumë pika të rendit të ditës të punoni, aq më produktiv është takimi.

Me email, e kundërta është e vërtetë. Sa më pak të përfshini tema të ndryshme në email-at tuaj, aq më shumë gjëra do të jenë të kuptueshme për bashkëbiseduesin tuaj.

Kjo është arsyeja pse është një ide e mirë të praktikoni rregullin "një gjë në një kohë". Sigurohuni që çdo email që dërgoni ka të bëjë me një gjë. Nëse keni nevojë të komunikoni për një projekt tjetër, shkruani një email tjetër.

Është gjithashtu një kohë e mirë për të pyetur veten, "A është kjo e-mail vërtet e nevojshme?" Përsëri, vetëm e-mailat absolutisht të domosdoshme dëshmojnë për respektin e personit të cilit ju dërgoni e-mail.

Praktika e ndjeshmërisë

Empatia është aftësia për të parë botën përmes syve të të tjerëve. Kur e bëni këtë, kuptoni mendimet dhe ndjenjat e tyre.

Kur shkruani email, mendoni për fjalët tuaja nga këndvështrimi i lexuesit. Me çdo gjë që shkruani, pyet veten:

  • Si mund ta interpretoj këtë fjali nëse e mora?
  • A përfshin fjalë të paqarta për të specifikuar?

Ky është një rregullim i thjeshtë, por efektiv në mënyrën se si duhet të shkruani. Të menduarit për njerëzit që do t'ju lexojnë do të transformojë mënyrën se si ata ju përgjigjen.

Këtu është një mënyrë empatike për të parë botën që t'ju ndihmojë të filloni. Shumica e njerëzve:

  • janë të zënë. Ata nuk kanë kohë të hamendësojnë atë që dëshironi dhe do të dëshironin të jenë në gjendje të lexojnë emailin tuaj dhe t'i përgjigjen shpejt.
  • Gëzoni një kompliment. Nëse mund të thuash diçka pozitive rreth tyre ose punës së tyre, bëje atë. Fjalët e tua nuk do të humbasin.
  • Më pëlqen të falënderoj. Nëse marrësi ju ka ndihmuar në ndonjë mënyrë, mos harroni t'i falënderoni. Ju duhet ta bëni këtë edhe kur është detyra e tyre t'ju ndihmojnë.

Shkurtoni prezantimet

Kur i dërgoni email dikujt për herë të parë, duhet t'i tregoni marrësit se kush jeni. Zakonisht mund ta bëni me një fjali. Për shembull: “Ishte mirë që të takova në [Event X]. »

Një mënyrë për të shkurtuar hyrjet është t'i shkruani ato sikur të takoheshit ballë për ballë. Nuk do të dëshironit të hyni në një monolog pesë-minutësh kur takoni dikë personalisht. Pra, mos e bëni atë në email.

Ju nuk e dini nëse një hyrje është e nevojshme. Ndoshta keni kontaktuar tashmë marrësin, por nuk e dini nëse do t'ju kujtojë. Ju mund të lini kredencialet tuaja në nënshkrimin tuaj elektronik.

Kjo shmang keqkuptimet. Riprezantimi me dikë që tashmë ju njeh duket si i pasjellshëm. Nëse ajo nuk është e sigurt nëse ju njeh, thjesht mund ta lini të kontrollojë nënshkrimin tuaj.

Kufizo veten në pesë fjali

Në çdo email që shkruan, duhet të përdorni fjali të mjaftueshme për të thënë atë që ju nevojitet, jo më shumë. Një praktikë e dobishme është të kufizoni veten në pesë fjali.

Më pak se pesë fjali janë shpesh brutale dhe të vrazhda, më shumë se pesë fjali të mbeturinave.

Do të ketë raste kur do të jetë e pamundur të mbash një email që përmban pesë fjali. Por në shumicën e rasteve, pesë fjali janë të mjaftueshme.

Miratoni disiplinën e pesë fjali dhe do të gjeni veten duke shkruar email më shpejt. Ju gjithashtu do të merrni më shumë përgjigje.

Përdorni fjalë të shkurtra

Në vitin 1946, Xhorxh Oruell i këshilloi shkrimtarët që të mos përdorin kurrë një fjalë të gjatë ku do të thotë një e shkurtër.

Kjo këshillë është edhe më e rëndësishme sot, veçanërisht kur shkruani email.

Fjalët e shkurtra tregojnë respekt për lexuesin tuaj. Duke përdorur fjalë të shkurtra, ju e bëri mesazhin tuaj të lehtë për t'u kuptuar.

E njëjta gjë vlen edhe për dënimet e shkurtra dhe paragrafët. Shmangni shkrimin e blloqeve të mëdha të tekstit nëse dëshironi që mesazhi juaj të jetë i qartë dhe i lehtë për t'u kuptuar.

Përdorni zërin aktiv

Zëri aktiv është më i lehtë për t'u lexuar. Ai gjithashtu inkurajon veprimin dhe përgjegjësinë. Në të vërtetë, në zërin aktiv, fjalitë përqendrohen te personi që vepron. Në zërin pasiv, fjalitë përqendrohen te objekti mbi të cilin veprohet. Në zërin pasiv, mund të duket sikur gjërat po ndodhin vetë. Në mënyrë aktive, gjërat ndodhin vetëm kur njerëzit veprojnë.

Qëndroni në një strukturë standarde

Cila është çelësi për mbajtjen e postës elektronike të shkurtër? Përdorni një strukturë standarde. Ky është një model që mund të ndiqni për çdo email që shkruani.

Përveç mbajtjes së postës elektronike të shkurtër, duke ndjekur një strukturë standarde gjithashtu ju ndihmon të shkruani shpejt.

Me kalimin e kohës, ju do të zhvilloni një strukturë që do të punojë për ju. Këtu është një strukturë e thjeshtë për të filluar:

  • Përshëndetje
  • Një kompliment
  • Arsyeja për postën elektronike
  • Një thirrje për veprim
  • Një mesazh mbyllës (Mbyllja)
  • Nënshkrim

Le të shohim secilin nga këto në thellësi.

  • Ky është rreshti i parë i emailit. "Përshëndetje, [Emri]" është një përshëndetje tipike.

 

  • Kur i dërgoni email dikujt për herë të parë, një kompliment është një fillim i mrekullueshëm. Një kompliment i shkruar mirë mund të shërbejë edhe si hyrje. Për shembull:

 

“Më pëlqeu prezantimi juaj në [temë] në [date]. »

“Më gjeti blogun tuaj në [temë] vërtet të dobishëm. »

“Ishte kënaqësi që ju takova në [event]. »

 

  • Arsyeja për postën elektronike. Në këtë seksion, ju thoni, "Do të dërgoj email për të pyetur për..." ose "Po pyesja veten nëse mund të më ndihmonit me..." Ndonjëherë do t'ju duhen dy fjali për të shpjeguar arsyet e shkrimit.

 

  • Një thirrje për veprim. Pasi të keni shpjeguar arsyen e emailit tuaj, mos e pranoni që marrësi do të dijë se çfarë të bëjë. Jepni udhëzime specifike. Për shembull:

"A mund të më dërgoni ato dosje deri të enjten?" »

"A mund ta shkruani këtë në dy javët e ardhshme?" "

"Ju lutemi shkruani Yann për të dhe më njoftoni kur ta keni bërë. »

Duke strukturuar kërkesën tuaj në formën e një pyetje, marrësi ftohet të përgjigjet. Përndryshe, mund të përdorni gjithashtu: "më tregoni kur e keni bërë këtë" ose "më tregoni nëse kjo është në rregull për ju." "

 

  • fermeture. Para se të dërgoni emailin tuaj, sigurohuni që të përfshini një mesazh mbyllës. Kjo i shërben qëllimit të dyfishtë për të përsëritur thirrjen tuaj për veprim dhe për ta bërë marrësin të ndihet mirë.

 

Shembuj të vijave të mira të mbylljes:

“Faleminderit për të gjithë ndihmën tuaj në këtë drejtim. "

“Mezi pres të dëgjoj se çfarë mendoni. »

“Më tregoni nëse keni ndonjë pyetje. "

  • Për të përfunduar të menduarit për shtimin e nënshkrimit tuaj të paraprirë nga një mesazh i përshëndetjeve.

Mund të jetë "Juaji me të vërtetë", "Sinqerisht", "Keni një ditë të mirë" ose "Faleminderit".