Print Friendly, PDF & Email

 

L 'Email është mjeti i preferuar i komunikimit për shumicën prej nesh. Email-i është i mrekullueshëm sepse nuk kemi nevojë të jemi të disponueshëm në të njëjtën kohë me bashkëbiseduesin tonë për të komunikuar. Kjo na lejon të ecim përpara në çështjet aktuale kur kolegët tanë nuk janë të disponueshëm ose në anën tjetër të botës.

Sidoqoftë, shumica prej nesh mbyten në një listë të pafund të postave elektronike. Sipas një raporti të botuar në vitin 2016, një përdorues mesatar i biznesit merr dhe dërgon më shumë se 100 email në ditë.

Përveç kësaj, mesazhet elektronike janë keqkuptuar shumë lehtë. Një studim i fundit i Sendmail zbuloi se 64% e njerëzve dërguan ose pranuan një email që shkaktoi zemërim ose konfuzion të paqëllimtë.

Për shkak të vëllimit të postës elektronike që dërgojmë dhe marrim, dhe për shkak se mesazhet shpesh keqinterpretohen, është e rëndësishme t'i shkruani në një mënyrë të qartë dhe koncize.

Si të shkruani saktë një e-mail profesional

Shkrimi i emaileve të shkurtra dhe të sakta do të zvogëlojë kohën e kaluar në menaxhimin e postës elektronike dhe do t'ju bëjë më produktive. Mbajtja e e-maileve tuaj të shkurtër do të thotë që me siguri do të kaloni më pak kohë në e-mail dhe më shumë kohë në detyra të tjera. Kjo tha, shkrimi qartë është një aftësi. Ashtu si të gjitha aftësitë, do t'ju duhet punojnë në zhvillimin e saj.

Fillimisht, ju mund të keni nevojë për aq kohë sa të shkruani mesazhe të shkurtra sa të shkruani email të gjatë. Sidoqoftë, edhe nëse është kështu, ju do të ndihmoni kolegët tuaj, klientët ose punonjësit të jenë më produktivë, sepse ju do të shtoni më pak hapësirë ​​në kutinë e tyre, gjë që do t'i ndihmojë ata të përgjigjen më shpejt.

Duke shkruar qartë, do të njiheni si dikush që e di se çfarë dëshiron dhe i bën gjërat të ndodhin. Të dyja janë të mira për perspektivën tuaj të karrierës.

Pra, çfarë duhet të bëjmë për të shkruar e-mail të qartë, konciz dhe profesional?

Identifikoni qëllimin tuaj

E-mail të qarta gjithmonë kanë një qëllim të qartë.

Sa herë që uleni për të shkruar një email, merrni pak sekonda për të pyetur veten: "Pse ta dërgoj këtë? Çfarë pres nga marrësi?

Nëse nuk mund t'u përgjigjeni këtyre pyetjeve, nuk duhet të dërgoni email. Shkrimi i e-maileve pa ditur se çfarë ju duhet është të humbni kohën tuaj dhe atë të marrësit tuaj. Nëse nuk e dini saktësisht se çfarë doni, do të jetë e vështirë për ju që të shprehni veten në mënyrë të qartë dhe koncize.

LEXO  Çfarë mirësjelljeje duhet të ndjekë struktura “Në pritje…”?

Përdorni rregullin "Një gjë në një kohë"

Email nuk janë bërë për të zëvendësuar takimet. Me takimet e punës, sa më shumë që punoni në pikat e rendit të ditës, aq më produktive është takimi.

Me email, e kundërta është e vërtetë. Sa më pak të përfshini tema të ndryshme në email-at tuaj, aq më shumë gjëra do të jenë të kuptueshme për bashkëbiseduesin tuaj.

Kjo është arsyeja pse është një ide e mirë për të praktikuar rregullin "një gjë në një kohë". Sigurohuni që çdo email që dërgoni është rreth një gjëje. Nëse keni nevojë të komunikoni në një projekt tjetër, shkruani një email tjetër.

Është gjithashtu një kohë e mirë për të pyetur veten, "A është kjo e-mail vërtet e nevojshme?" Përsëri, vetëm e-mailat absolutisht të domosdoshme dëshmojnë për respektin e personit të cilit ju dërgoni e-mail.

Praktika e ndjeshmërisë

Empatia është aftësia për të parë botën nëpërmjet syve të të tjerëve. Kur ta bëni këtë, ju i kuptoni mendimet dhe ndjenjat e tyre.

Kur shkruani email, mendoni për fjalët tuaja nga këndvështrimi i lexuesit. Me çdo gjë që shkruani, pyet veten:

  • Si mund ta interpretoj këtë fjali nëse e mora?
  • A përfshin fjalë të paqarta për të specifikuar?

Ky është një rregullim i thjeshtë, por efektiv në mënyrën se si duhet të shkruani. Të menduarit për njerëzit që do t'ju lexojnë do të transformojë mënyrën se si ata ju përgjigjen.

Këtu është një mënyrë empatike për të parë botën që t'ju ndihmojë të filloni. Shumica e njerëzve:

  • Janë të zënë. Ata nuk kanë kohë të mendojnë se çfarë duan, dhe ata dëshirojnë të lexojnë email-in tuaj dhe të reagojnë shpejt.
  • Gëzoni një kompliment. Nëse mund të thuash diçka pozitive rreth tyre ose punës së tyre, bëje atë. Fjalët e tua nuk do të humbasin.
  • Dua të falënderohem. Nëse marrësi ju ka ndihmuar në asnjë mënyrë, mos harroni të falenderoni atë. Ju duhet ta bëni këtë edhe kur është puna e tyre për t'ju ndihmuar.

Shkurtoni prezantimet

Kur i dërgoni një email dikujt për herë të parë, duhet t'i tregoni marrësit se kush jeni. Zakonisht mund ta bëni këtë me një fjali. Për shembull: “Ishte kënaqësi të takohesha në [Ngjarjen X]. "

LEXO  Shpallni largimin tuaj në lejen e lindjes për punëdhënësin tuaj 

Një mënyrë për të shkurtuar prezantimet është të shkruani ato sikur të takoheni ballë për ballë. Ju nuk do të doni të shkoni në një monolog pesë minuta kur takoni dikë personalisht. Pra, mos e bëni në email.

Ju nuk e dini nëse një hyrje është e nevojshme. Ndoshta keni kontaktuar tashmë marrësin, por nuk e dini nëse do t'ju kujtojë. Ju mund të lini kredencialet tuaja në nënshkrimin tuaj elektronik.

Kjo shmang keqkuptimet. Ju paraqitni përsëri dikë që tashmë e di që ju jeni i pasjellshëm. Nëse ajo nuk e di nëse ju njeh, mund ta lini le të kontrollojë nënshkrimin tuaj.

Kufizo veten në pesë fjali

Në çdo email që shkruan, duhet të përdorni fjali të mjaftueshme për të thënë atë që ju nevojitet, jo më shumë. Një praktikë e dobishme është të kufizoni veten në pesë fjali.

Më pak se pesë fjali janë shpesh brutale dhe të vrazhda, më shumë se pesë fjali të mbeturinave.

Do të ketë raste kur do të jetë e pamundur të mbash një email që përmban pesë fjali. Por në shumicën e rasteve, pesë fjali janë të mjaftueshme.

Miratoni disiplinën e pesë fjali dhe do të gjeni veten duke shkruar email më shpejt. Ju gjithashtu do të merrni më shumë përgjigje.

Përdorni fjalë të shkurtra

Në 1946, Xhorxh Orwell i këshilloi shkrimtarët që të mos përdorin kurrë një fjalë të gjatë ku do të bëjnë një të shkurtër.

Kjo këshillë është edhe më e rëndësishme sot, sidomos kur shkruan email.

Fjalët e shkurtra tregojnë respekt për lexuesin tuaj. Duke përdorur fjalë të shkurtra, ju e bëri mesazhin tuaj të lehtë për t'u kuptuar.

E njëjta gjë vlen edhe për dënimet e shkurtra dhe paragrafët. Shmangni shkrimin e blloqeve të mëdha të tekstit nëse dëshironi që mesazhi juaj të jetë i qartë dhe i lehtë për t'u kuptuar.

Përdorni zërin aktiv

Zëri aktiv është më i lehtë për t'u lexuar. Gjithashtu inkurajon veprimin dhe përgjegjësinë. Në të vërtetë, në zërin aktiv, fjalitë përqendrohen te personi që vepron. Në zërin pasiv, fjalitë përqendrohen në objektin në të cilin vepron. Në zërin pasiv, mund të duket se gjërat po ndodhin vetëm. Në një mënyrë aktive, gjërat ndodhin vetëm kur njerëzit veprojnë.

Rrini në një strukturë standarde

Cila është çelësi për mbajtjen e postës elektronike të shkurtër? Përdorni një strukturë standarde. Ky është një model që mund të ndiqni për çdo email që shkruani.

LEXO  Si të përmirësoni nivelin e shkrimit tuaj në punë?

Përveç mbajtjes së postës elektronike të shkurtër, duke ndjekur një strukturë standarde gjithashtu ju ndihmon të shkruani shpejt.

Me kalimin e kohës, ju do të zhvilloni një strukturë që do të punojë për ju. Këtu është një strukturë e thjeshtë për të filluar:

  • Përshëndetje
  • Një kompliment
  • Arsyeja për postën elektronike
  • Një thirrje për veprim
  • Një mesazh mbyllës (Mbyllja)
  • Nënshkrim

Le të shohim secilin nga këto në thellësi.

  • Kjo është linja e parë e postës elektronike. "Përshëndetje, [Emri]" është një përshëndetje tipike.

 

  • Kur dërgoni dikë me email për herë të parë, një kompliment është një fillim i mrekullueshëm. Një kompliment i shkruar gjithashtu mund të shërbejë si një hyrje. Për shembull:

 

“Më pëlqeu prezantimi juaj në [temë] në [datë]. "

“Unë e gjeta blogun tënd në [temë] me të vërtetë të dobishëm. "

“Ishte një kënaqësi që u takova në [ngjarje]. "

 

  • Arsyeja për postën elektronike. Në atë pjesë, ju thoni: "Unë do të dërgoj me email për të pyetur rreth…" ose "Po pyesja nëse mund të ndihmonit me…" Ndonjëherë do t'ju duhen dy fjali për të shpjeguar arsyet tuaja për të shkruar.

 

  • Një thirrje për veprim. Pasi të keni shpjeguar arsyen e emailit tuaj, mos e pranoni që marrësi do të dijë se çfarë të bëjë. Jepni udhëzime specifike. Për shembull:

"A mund të më dërgoni këto skedarë deri të enjten?" "

"A mund ta shkruani këtë në dy javët e ardhshme?" "

"Ju lutemi shkruajini Yann për këtë dhe më tregoni kur e keni bërë. "

Duke strukturuar kërkesën tuaj në formën e një pyetje, marrësi ftohet të përgjigjet. Përndryshe, mund të përdorni gjithashtu: "më tregoni kur e keni bërë këtë" ose "më tregoni nëse kjo është në rregull për ju." "

 

  • fermeture. Para se të dërgosh emailin tënd, sigurohu që të përfshish një mesazh mbyllës. Kjo ka qëllimin e dyfishtë të përsëritur thirrjen tuaj për veprim dhe duke e bërë marrësin të ndihet mirë.

 

Shembuj të vijave të mira të mbylljes:

“Faleminderit për të gjithë ndihmën tuaj në këtë drejtim. "

“Mezi pres të dëgjoj se çfarë mendoni. "

“Më tregoni nëse keni ndonjë pyetje. "

  • Për të përfunduar të menduarit për shtimin e nënshkrimit tuaj të paraprirë nga një mesazh i përshëndetjeve.

Mund të jetë "Juaji me të vërtetë", "Sinqerisht", "Keni një ditë të mirë" ose "Faleminderit".