Cilado qoftë epoka, efikasiteti ka qenë gjithmonë një cilësi e kërkuar në botën profesionale. Dhe kjo cilësi gjithashtu nuk është në margjina kur bëhet fjalë për fushën e shkrimit në punë (i quajtur ndryshe edhe shkrim utilitar). Në të vërtetë, është grupi i përbërë nga: raporti i aktivitetit, letra, shënime, raport ...

Për ilustrim, në shumë raste më është kërkuar të rishikoj punën e kolegëve të mi në kontekstin profesional. U gjeta përballë, për shumicën e tyre, me shkrime që nuk i përshtateshin aspak nivelit të tyre të studimeve, apo edhe fushës sonë profesionale. Merrni parasysh, për shembull, këtë fjali:

«Në funksion të vendit në rritje të telefonit celular në jetën tonë, industria e telefonit është e sigurt që do të zhvillohet për shumë vite që do të vijnë..»

E njëjta fjali mund të ishte shkruar në një mënyrë më të thjeshtë, dhe mbi të gjitha më efektive. Prandaj mund të kishim:

«Vendi në rritje i telefonit celular në jetën tonë siguron zhvillimin e industrisë së telefonit për një kohë të gjatë që do të vijë.»

Së pari, vini re fshirjen e shprehjes "në funksion të". Megjithëse përdorimi i kësaj shprehje nuk është një drejtshkrim i gabuar, përsëri nuk është i dobishëm për të kuptuar fjalinë. Në të vërtetë, kjo shprehje është shumë në këtë fjali; kjo fjali në të cilën do të përdorte fjalë më të zakonshme do të kishte lejuar çdo lexues të kuptojë më mirë kontekstin e mesazhit të përcjellë.

Pastaj, duke marrë parasysh numrin e fjalëve në atë fjali, do të vëreni një ndryshim prej 07 fjalësh. Në të vërtetë, 20 fjalë për fjalinë e rishkruar kundrejt 27 fjalëve për fjalinë fillestare. Në përgjithësi, një fjali duhet të përmbajë mesatarisht 20 fjalë. Një numër ideal fjalësh që i referohet përdorimit të fjalive të shkurtra në të njëjtin paragraf për një ekuilibër më të mirë. Muchshtë shumë më e kuptueshme të alternosh gjatësinë e fjalive në një paragraf në mënyrë që të kesh një shkrim më ritmik. Sidoqoftë, fjalitë më të gjata se 35 fjalë nuk lehtësojnë leximin ose të kuptuarit, duke vërtetuar kështu ekzistencën e një kufiri gjatësi. Ky rregull vlen për të gjithë, qoftë një person i thjeshtë apo një studiues, pasi shkelja e tij pengon aftësinë e kujtesës së shkurtër të trurit të njeriut.

Përveç kësaj, vini re gjithashtu zëvendësimin e "për shumë vite" me "të gjatë". Kjo zgjedhje kryesisht i referohet studimeve të Rudolf Flesch mbi lexueshmërinë, ku ai thekson rëndësinë e përdorimit të fjalëve të shkurtra për një efikasitet më të madh në lexim.

Më në fund, mund të shihni ndryshimin e fazës nga një zë pasiv në një zë aktiv. Fjalia është kështu më e kuptueshme. Në të vërtetë, struktura e propozuar në këtë fjali tregon në një mënyrë më precize dhe të qartë lidhjen midis rolit në rritje të telefonit dhe zhvillimit të tregut të telefonit. Një lidhje shkak-pasojë që lejon lexuesin të kuptojë subjektin.

Në fund të fundit, shkrimi i një teksti thjesht lejon marrësin ta lexojë atë deri në fund, për ta kuptuar atë pa bërë pyetje; këtu qëndron efektiviteti i shkrimit tuaj.