Mesazhet në mungesë janë shkrim i rëndësishëm i punës. Por për shumë arsye, ato mund të anashkalohen. Kjo shpjegohet me kontekstin e shkrimit të tyre dhe ndonjëherë duke mos marrë parasysh ndikimin që mund të kenë.
Në të vërtetë, mesazhi i mungesës është një mesazh automatik. Dërguar si përgjigje ndaj çdo mesazhi të marrë brenda një intervali kohor ose brenda një periudhe të përcaktuar. Ndonjëherë mesazhi përgatitet në kontekstin e pushimit. Kjo periudhë, kur ndoshta e keni mendjen tuaj diku tjetër, mund të mos jetë koha më e mirë për të shkruar mesazhin tuaj.
Cila është pika e konfigurimit të një mesazhi automatik të mungesës?
Mungesa nga mesazhi i punës është e rëndësishme në shumë mënyra. Përdoret për të njoftuar të gjithë punonjësit tuaj për mungesën tuaj. Shërben gjithashtu për të siguruar informacion që i lejon ata të vazhdojnë aktivitetet e tyre ndërsa presin që të ktheheni. Ky informacion është kryesisht data e shërimit tuaj, detajet e kontaktit të urgjencës për t'ju kontaktuar ose detajet e kontaktit të një kolegu për të kontaktuar në rast urgjence. Në funksion të gjithë kësaj, mesazhi i mungesës është një akt thelbësor i komunikimit për çdo profesionist.
Cilat janë gabimet që duhen shmangur?
Duke pasur parasysh rëndësinë e mesazhit të mungesës, do të jetë e nevojshme të merren parasysh disa parametra në mënyrë që të mos tronditni ose mosrespektoni bashkëbiseduesin tuaj. Më mirë të jesh shumë i respektueshëm sesa mosrespekt. Kështu që nuk mund të përdorni shprehje si OUPS, pff, etj. Ju do të duhet të merrni parasysh profilin e të gjithë aktorëve. Kështu që, shmangni shkrimet sikur thjesht po flisni me kolegët tuaj kur eprorët ose klientët tuaj, furnitorët apo edhe autoritetet publike mund t'ju dërgojnë mesazhe.
Për të shmangur këtë shqetësim, është e mundur që me Outlook të keni një mesazh mungesë për postat e brendshme të kompanisë dhe një mesazh tjetër për postat e jashtme. Në çdo rast, do të duhet të merrni parasysh të gjitha profilet në mënyrë që të prodhoni një mesazh të strukturuar mirë të mungesës.
Për më tepër, informacioni duhet të jetë i dobishëm dhe i saktë. Shmangni mesazhet e paqarta të tilla si "Unë do të mungoj nga nesër" duke ditur që kushdo që merr këtë informacion nuk do të jetë në gjendje të dijë datën e kësaj "nesër".
Në fund, shmangni përdorimin e një toni të njohur dhe rastësor. Në të vërtetë, euforia e një pushimi në sy mund të bëjë që ju të përdorni një ton tepër të njohur. Mos harroni të qëndroni profesionist deri në fund. Gojarisht me kolegët, kjo mund të ndodhë, por sidomos jo në kontekstin e punimeve.
Çfarë lloji të mesazhit të mungesës për të zgjedhur?
Për të shmangur të gjitha këto gracka, zgjidhni një stil konvencional. Kjo përfshin emrat dhe mbiemrat tuaj, informacionin se kur mund të përpunoni mesazhin e marrë dhe personin (personat) për të kontaktuar në rast emergjence.
