Примили сте е-пошту за позив на састанак и желите потврдити своје присуство. У овом чланку, кажемо вам зашто је важно одговорити на позив да потврдите своје присуство и како то учинити у прописаном облику.
Обавестите своје учешће на састанку
Када примите позив на састанак, особа која вам је то послала може затражити писмену потврду вашег присуства на том састанку. Ако у одређеним случајевима потврдите да ваше присуство није затражено, препоручује се у сваком случају.
Заиста, састанак може бити сложен за организацију, посебно када не знате тачно колико ће људи присуствовати. Потврђивањем свог присуства, не само да ћете олакшати припремни рад организатора, већ ћете се побринути да састанак буде ефикасан, не предуг и прилагођен броју учесника. Никада није лепо изгубити 10 минута на почетку састанка додајући столице или идући у поновно штампање датотека!
Такође не заборавите да не чекате предуго пре него што одговорите, чак и ако је тачно да нећете увек моћи одмах да потврдите своју доступност. Што се раније потврда догоди, то више олакшава организацију састанка (састанак се не може организовати у последњем тренутку!).
Шта би требало да садржи е-маил са потврдом о присуству на састанку?
У имејл са потврдом састанка важно је да укључите следеће елементе:
- Хвала особи за његов позив
- Јасно објавите своје присуство
- Покажите своје учешће питајући да ли постоје ствари које треба припремити прије састанка
Ево шаблона е-поште која следи како бисте објавили своје учешће на састанку.
Предмет: Потврда мог учешћа на састанку од [датум]
Господине / Госпођо,
Захваљујем вам на вашем позиву на састанку о [сврси састанка] и радо потврдите моје присуство у [датуму] у [вријеме].
Молим вас, обавести ме да ли има било каквих предмета за припрему овог састанка. Остајем на располагању за све додатне информације о овој теми.
искрено,
[Потпис]
