Принт Фриендли, ПДФ и е-пошта

 

Данас је е-пошта најбољи начин комуницирања са лакоћом, брзином и ефикасношћу. За професионалне размене, то је најчешће кориштен начин.

Да напишем а професионална поштаморамо поштовати одређене критеријуме, савете и правила, које ћемо покушати да вам објаснимо током читавог чланка.

Пример плана писања за професионалну е-пошту 

Понекад пошта може бити компликована да управља у професионалном контексту. План који треба да следи за писање професионалне е-поште мора да стави на располагање примаоцу све потребне елементе који су кратки и прецизни.

Да бисте написали професионалну е-пошту, можете да усвојите следећи план:

  • Јасан и експлицитан предмет
  • Формула за жалбе
  • Почетак који мора поставити контекст комуникације
  • Формула за љубазност да се закључи
  • Потпис

Изаберите тему професионалног е-поште

Процењује се да стручњак може у просеку да прими 100 е-порука дневно. Стога морате одабрати тему е-поште да бисте их подстакли да је отворе. Да бисте то урадили, постоје правила која треба следити:

КСНУМКС-Напишите кратак објекат

Да би повећали брзину отварања ваше е-поште, стручњаци препоручују да идеално користите тему са највише 50 знакова.

Имате само ограничени простор за писање вашег објекта, тако да морате одабрати одређени објекат, а уз глаголе акције везане за садржај е-поште.

Генерално, дуги објекти се слабо читају на паметним телефонима, који професионалци све више користе за проверу њиховог е-поште.

КСНУМКС-Прилагодите тему вашег е-поште

Ако је могуће, морате навести име и презиме ваших контаката на нивоу објекта. То је елемент који може повећати стопу отварања.

Постављањем детаља вашег примаоца на ниво предмета е-поште, он ће се осећати вреднованим и препознатљивим, што ће га охрабрити да отвори и прочита вашу е-пошту.

Тело професионалног е-поште 

Да бисте напишете професионалну е-пошту, препоручљиво је јасно написати тело вашег е-поште без одласка од предмета и све засноване на одређеним стандардима стила и презентације.

Водите рачуна да напишете кратку е-пошту, са кратким и прецизним реченицама које ће вам пружити више удобности.

Ево неколико ствари које треба запамтити: 

КСНУМКС - користите класични фонт

Већина услуга е-поште омогућава кориснику да бира фонт и стил текста. Што се тиче пословне е-поште, одаберите класични фонт попут „Тимес Нев Роман“ или „Ариал“.

Није препоручљиво користити декоративни фонт.

Такође препоручујемо:

  • Усвојите читљиву величину фонта
  • Избегавајте курзиву, означавање или боје
  • Немојте писати цео текст великим словима

КСНУМКС-Писање добре формулације позива

За стручну е-пошту, пожељно је како је горе наведено да адресира адресу по имену, уз укључивање назива цивилити-а особе коју прати његово презиме.

ПРОЧИТАЈТЕ  Пример поште да се затражи одлазак без плаћања.

КСНУМКС-Представите себе у првом параграфу

Ако некоме први пут пишете (на пример нови клијент), веома је важно да се представите и укратко објасните сврху ваше поруке.

На ову малену презентацију можете посветити једну или две реченице.

КСНУМКС-Најважније информације у приоритету

После ваше презентације, идемо до најважније тачке.

Веома је занимљиво навести најважније информације на почетку вашег е-поште. Сачувајте своје време примаоца разјашњавајући своје намере.

Морате привући пажњу свог дописника и прећи директно на ствар.

КСНУМКС - Користите формални речник

Пошто пишете професионалну е-пошту, морате да направите добар утисак.

Саветујемо вам да пишете потпуне реченице у љубазном стилу.

Не препоручује се употреба:

  • Жаргона;
  • Бескорисне скраћенице;
  • Емотикони или емојији;
  • Вицеви;
  • Руде вордс;

КСНУМКС-Направите одговарајући закључак

Да довршимо е-пошту, морамо размислити о потпису који треба користити, тону усвајања и формулацији за љубазност коју треба изабрати.

Мора се имати на уму да професионална комуникација остаје високо кодификован језик. Веома је важно познавати правила и изабрати праву формулу која ће се користити на крају е-поште.

Коришћена формула мора бити прилагођена квалитету примаоца и контексту размене.

На пример, ако разговарате са супервизором или клијентом, можете да употребите „срдачан поздрав“, што је најприкладнија фраза. Ако је реч о колеги, нашу е-пошту можемо завршити изразом „Добар крај дана!“ "

Што се тиче потписа, можете да подесите софтвер е-поште да аутоматски убаците персонализовани потпис на крају наших е-порука.

Да би био ефикасан, потпис мора бити кратак:

  • Не више од 4 реда;
  • Не више од 70 знакова у реду;
  • Укључите своје име и презиме, функцију, назив компаније, адресу веб локације, број телефона и факса и евентуално везу до вашег ЛинкедИн или Виадео профила;

Екемпле :

Роберт Холлидаи

Представник компаније И

хттп: /ввв.вотресите.цом

Телефон. : 06 00 00 00 00 / факс: 06 00 00 00 00

Мобилни: 06 00 00 00 00

Неки љубазни изрази:

  • Срдачно;
  • Срдачан поздрав ;
  • Срдачан поздрав;
  • С поштовањем;
  • Срдачни поздрави ;
  • Срдачан поздрав ;
  • Ваш,
  • Задовољство је поново вас видети;
  • Топли поздрави ...

За људе које посебно добро знамо можемо да користимо срдачне формуле попут „здраво“, „пријатељства“, „видимо се“ ...

Остали примери класичних формула:

  • Прихватите, господине / госпођо, израз мојих угледних осећања;
  • Прихватите, господине / госпођо, израз мог срдачног поздрава;
  • Примите, господине / госпођо, моје најлепше поздраве;
  • Примите, господине / госпођо, моја поштовања и одана осећања;
  • Прихватите, господине / госпођо, моје искрене поздраве;
  • Прихватите, господине / госпођо, израз мог највећег поштовања;
  • Захтевањем да прихватите моје најлепше поздраве;
  • Захваљујући вам на пажњи на мом захтеву;
  • Удостојте се прихватити, господине / госпођо, омаж мог дубоког поштовања;
  • Док чекате да вам читамо, прихватите, господине / госпођо, изразе мог дубоког поштовања;
  • Уз моју захвалност, молим вас да пронађете овде, господине / госпођо, израз мојих угледних осећања;
ПРОЧИТАЈТЕ  Учтива формула коју треба користити са професором или наставником

7-Укључите прилоге

Што се тиче прилога, не заборавите да обавијестите примаоца тако што ћете их помињати у телу вашег е-поште уз помоћ.

Веома је занимљиво поменути величину и број прилога који су послати примаоцу.

Фокус: обрнута пирамида

Што се тиче тзв. Обрнуте пирамиде методе, састоји се од покретања текста Вашег професионалног е-поште са главним информацијама ваше поруке, а затим настављањем са осталим информацијама у опадајућем редоследу важности.

Али зашто усвајати ову методу?

Обично прва реченица чита боље од остатка поруке. Мора бити привлачно. Усвајањем методе обрнуте пирамиде, лако можемо да привучемо пажњу читаоца и натерамо га да прочита имејл до краја.

Што се тиче писања, препоручљиво је да се користи четири пасуса у најбољем случају, да КСНУМКС КСНУМКС линије сваки, док се фокусира на одређену идеју по ставу.

Ако желите да усвојите ову методу, саветујемо вам да користите:

  • релативно кратке реченице;
  • повезивање речи ради повезивања реченица;
  • текући и професионални језик.

 

                                                    ПОДСЕТНИК 

 

Као што знате, професионална е-пошта нема никакве везе са оном која је послата пријатељу. Постоје правила која се морају поштовати у писму.

КСНУМКС-Пажљиво третирајте тему

Како смо јасно разјаснили, морате исправно написати предметно поље (или предмет) ваше професионалне е-поште. Мора бити концизан и експлицитан. Ваш прималац мора одмах разумјети садржај вашег е-поште. Он ће моћи одлучити да ли ће га отворити на лицу мјеста или прочитати касније.

КСНУМКС-Да будем љубазан

Као што то разумете, морате у контексту користити поздравне и политичке формуле.

Формуле треба бити кратке и врло добро изабране.

КСНУМКС-Правилна правописна грешка

Пре свега, морате поново прочитати своју е-пошту и побрините се да нисте заборавили никакве потребне информације, и зашто га не би неко други прочитао. Веома је занимљиво имати мишљење друге особе.

Да бисте исправили правописне и граматичке грешке, саветујемо вам да копирате и налепите свој е-маил на процесор ријечи и обавите аутоматску провјеру. Чак и ако овај софтвер не исправи све грешке, то вам може помоћи. Алтернативно, можете такође уложити у професионални софтвер за корекцију.

ПРОЧИТАЈТЕ  Шаблон е-поште за извињење колеги

КСНУМКС-Пријавите свој е-маил

Веома је важно додати потпис вашој професионалној е-пошти. Морате следити горе наведена правила да бисте написали професионални потпис.

Наводећи различите информације које се односе на вашу функцију, ваша компанија ... ваш прималац ће брзо схватити с ким има посла.

КСНУМКС-Прилагодите свој е-маил

Ако је опште, пошта је мање вероватна да буде прочитана. Морате учинити примаоцу осећај да је пошта упућена само њему. Дакле, морате прилагодити објекат и изабрати формулу за усвајање за покретање е-поште.

Ако се ради о групној е-пошти, важно је да направите различите листе према карактеристикама прималаца, њиховим преференцама, њиховим интересовањима и њиховој локацији. Сегментација прималаца вам омогућава да повећате стопу отварања својих е-адреса.

КСНУМКС-Дајте да отворите пошту

Када пишете професионалну е-пошту, увек морате да примаоц желите да га отворите. Генерално, објекат је први елемент који гура дописника да отвори вашу е-пошту и прочита је. Дакле, ви морате дати већи значај вашем објекту, излечите га и учинити је што атрактивнијим.

У истом смислу, прве две реченице ваше е-поште требају учинити примаоцу да жели наставити читање. Препоручујемо да цитирамо најважније информације на почетку ваше е-поште и да покренемо радозналост дописника.

КСНУМКС-Избегавајте обмањујуће предмете

Никада не треба да користите завађајући објекат да бисте повећали брзину отварања својих е-порука.

Требало би знати да ваша е-пошта преноси вашу слику (или вашу компанију). Дакле, веома је важно избјећи провокативне и погрешне објекте. Објекат мора одговарати садржају вашег е-поште.

КСНУМКС - Поставите себе на место читаоца

Емпатија је веома важан елемент који треба узети у обзир. Морате се поставити на место примаоца како бисте правилно написали тему своје е-поште и учинили је привлачном. Морате да се ставите на место свог дописника и наведете низ питања која он може себи да постави. Из одговора можете прилагодити наслов своје е-поште.

КСНУМКС-Користите професионалну е-адресу

Личне адресе као што су љупка девојка @... или џентлмен @... су апсолутно забрањене. У контексту професионалних односа, никада се саговорнику не обраћамо овом врстом обраћања. Е-маил.

Препоручљиво је да користите професионалну е-маил адресу или бар личну адресу са својим именом и презименом.

Професионална е-пошта захтева веома добру комуникацију, прецизан речник, концизан текст, јасан захтев и непрописно правопис. Усвајањем правила, савета и савета које смо управо цитирали, можете да напишете атрактивну е-пошту која ће одмах заинтересовати вашег примаоца и изазвати његов интерес.