Данас је е-пошта најбољи начин комуницирања са лакоћом, брзином и ефикасношћу. За професионалне размене, то је најчешће кориштен начин.
Да напишем а професионална поштаморамо поштовати одређене критеријуме, савете и правила, које ћемо покушати да вам објаснимо током читавог чланка.
Пример плана писања за професионалну е-пошту
Понекад пошта може бити компликована да управља у професионалном контексту. План који треба да следи за писање професионалне е-поште мора да стави на располагање примаоцу све потребне елементе који су кратки и прецизни.
Да бисте написали професионалну е-пошту, можете да усвојите следећи план:
- Јасан и експлицитан предмет
- Формула за жалбе
- Почетак који мора поставити контекст комуникације
- Формула за љубазност да се закључи
- Потпис
Изаберите тему професионалног е-поште
Процењује се да стручњак може у просеку да прими 100 е-порука дневно. Стога морате одабрати тему е-поште да бисте их подстакли да је отворе. Да бисте то урадили, постоје правила која треба следити:
КСНУМКС-Напишите кратак објекат
Да би повећали брзину отварања ваше е-поште, стручњаци препоручују да идеално користите тему са највише 50 знакова.
Имате само ограничени простор за писање вашег објекта, тако да морате одабрати одређени објекат, а уз глаголе акције везане за садржај е-поште.
Генерално, дуги објекти се слабо читају на паметним телефонима, који професионалци све више користе за проверу њиховог е-поште.
КСНУМКС-Прилагодите тему вашег е-поште
Ако је могуће, морате навести име и презиме ваших контаката на нивоу објекта. То је елемент који може повећати стопу отварања.
Постављањем детаља вашег примаоца на ниво предмета е-поште, он ће се осећати вреднованим и препознатљивим, што ће га охрабрити да отвори и прочита вашу е-пошту.
Тело професионалног е-поште
Да бисте напишете професионалну е-пошту, препоручљиво је јасно написати тело вашег е-поште без одласка од предмета и све засноване на одређеним стандардима стила и презентације.
Водите рачуна да напишете кратку е-пошту, са кратким и прецизним реченицама које ће вам пружити више удобности.
Ево неколико ствари које треба запамтити:
КСНУМКС - користите класични фонт
Већина услуга е-поште омогућава кориснику да бира фонт и стил текста. Што се тиче пословне е-поште, одаберите класични фонт попут „Тимес Нев Роман“ или „Ариал“.
Није препоручљиво користити декоративни фонт.
Такође препоручујемо:
- Усвојите читљиву величину фонта
- Избегавајте курзиву, означавање или боје
- Немојте писати цео текст великим словима
КСНУМКС-Писање добре формулације позива
За стручну е-пошту, пожељно је како је горе наведено да адресира адресу по имену, уз укључивање назива цивилити-а особе коју прати његово презиме.
КСНУМКС-Представите себе у првом параграфу
Ако некоме први пут пишете (на пример нови клијент), веома је важно да се представите и укратко објасните сврху ваше поруке.
На ову малену презентацију можете посветити једну или две реченице.
КСНУМКС-Најважније информације у приоритету
После ваше презентације, идемо до најважније тачке.
Веома је занимљиво навести најважније информације на почетку вашег е-поште. Сачувајте своје време примаоца разјашњавајући своје намере.
Морате привући пажњу свог дописника и прећи директно на ствар.
КСНУМКС - Користите формални речник
Пошто пишете професионалну е-пошту, морате да направите добар утисак.
Саветујемо вам да пишете потпуне реченице у љубазном стилу.
Не препоручује се употреба:
- Жаргона;
- Бескорисне скраћенице;
- Емотикони или емојији;
- Вицеви;
- Руде вордс;
КСНУМКС-Направите одговарајући закључак
Да довршимо е-пошту, морамо размислити о потпису који треба користити, тону усвајања и формулацији за љубазност коју треба изабрати.
Морамо имати на уму да професионална комуникација остаје а високо кодификован језик. Веома је важно познавати правила и изабрати праву формулу која ће се користити на крају е-поште.
Коришћена формула мора бити прилагођена квалитету примаоца и контексту размене.
На пример, ако разговарате са супервизором или клијентом, можете да употребите „срдачан поздрав“, што је најприкладнија фраза. Ако је реч о колеги, нашу е-пошту можемо завршити изразом „Добар крај дана!“ "
Што се тиче потписа, можете да подесите софтвер е-поште да аутоматски убаците персонализовани потпис на крају наших е-порука.
Да би био ефикасан, потпис мора бити кратак:
- Не више од 4 реда;
- Не више од 70 знакова у реду;
- Укључите своје име и презиме, функцију, назив компаније, адресу веб локације, број телефона и факса и евентуално везу до вашег ЛинкедИн или Виадео профила;
Екемпле :
Роберт Холлидаи
Представник компаније И
хттп: /ввв.вотресите.цом
Телефон. : 06 00 00 00 00 / факс: 06 00 00 00 00
Мобилни: 06 00 00 00 00
Неки љубазни изрази:
- Срдачно;
- Срдачан поздрав ;
- Срдачан поздрав;
- С поштовањем;
- Срдачни поздрави ;
- Срдачан поздрав ;
- Ваш,
- Задовољство је поново вас видети;
- Топли поздрави ...
За људе које посебно добро знамо можемо да користимо срдачне формуле попут „здраво“, „пријатељства“, „видимо се“ ...
Остали примери класичних формула:
- Прихватите, господине / госпођо, израз мојих угледних осећања;
- Прихватите, господине / госпођо, израз мог срдачног поздрава;
- Примите, господине / госпођо, моје најлепше поздраве;
- Примите, господине / госпођо, моја поштовања и одана осећања;
- Прихватите, господине / госпођо, моје искрене поздраве;
- Прихватите, господине / госпођо, израз мог највећег поштовања;
- Захтевањем да прихватите моје најлепше поздраве;
- Захваљујући вам на пажњи на мом захтеву;
- Удостојте се прихватити, господине / госпођо, омаж мог дубоког поштовања;
- Док чекате да вам читамо, прихватите, господине / госпођо, изразе мог дубоког поштовања;
- Уз моју захвалност, молим вас да пронађете овде, господине / госпођо, израз мојих угледних осећања;
7-Укључите прилоге
Што се тиче прилога, не заборавите да обавијестите примаоца тако што ћете их помињати у телу вашег е-поште уз помоћ.
Веома је занимљиво поменути величину и број прилога који су послати примаоцу.
Фокус: обрнута пирамида
Што се тиче тзв. Обрнуте пирамиде методе, састоји се од покретања текста Вашег професионалног е-поште са главним информацијама ваше поруке, а затим настављањем са осталим информацијама у опадајућем редоследу важности.
Али зашто усвајати ову методу?
Обично прва реченица чита боље од остатка поруке. Мора бити привлачно. Усвајањем методе обрнуте пирамиде, лако можемо да привучемо пажњу читаоца и натерамо га да прочита имејл до краја.
Што се тиче писања, препоручљиво је да се користи четири пасуса у најбољем случају, да КСНУМКС КСНУМКС линије сваки, док се фокусира на одређену идеју по ставу.
Ако желите да усвојите ову методу, саветујемо вам да користите:
- релативно кратке реченице;
- повезивање речи ради повезивања реченица;
- текући и професионални језик.
ПОДСЕТНИК
Као што сте разумели, професионална е-пошта нема никакве везе са оном која је послата пријатељу. Постоје правила која се морају поштовати до краја.
КСНУМКС-Пажљиво третирајте тему
Као што смо јасно навели, морате исправно написати поље за тему (или тему) ваше професионалне е-поште. Требало би да буде концизан и експлицитан. Ваш прималац мора одмах да разуме садржај ваше е-поште. Стога може одлучити да ли да га отвори одмах или да га прочита касније.
КСНУМКС-Да будем љубазан
Као што сте добро разумели, потребно је користити формуле поздрава и учтивости у контексту.
Формуле треба бити кратке и врло добро изабране.
КСНУМКС-Правилна правописна грешка
Пре свега, морате поново прочитати своју е-пошту и побрините се да нисте заборавили никакве потребне информације, и зашто га не би неко други прочитао. Веома је занимљиво имати мишљење друге особе.
Да бисте исправили правописне и граматичке грешке, саветујемо вам да копирате и налепите свој е-маил на процесор ријечи и обавите аутоматску провјеру. Чак и ако овај софтвер не исправи све грешке, то вам може помоћи. Алтернативно, можете такође уложити у професионални софтвер за корекцију.
КСНУМКС-Пријавите свој е-маил
Веома је важно додати потпис вашој професионалној е-пошти. Морате следити горе наведена правила да бисте написали професионални потпис.
Наводећи различите информације које се односе на вашу функцију, ваша компанија ... ваш прималац ће брзо схватити с ким има посла.
КСНУМКС-Прилагодите свој е-маил
Ако је опште, пошта је мање вероватна да буде прочитана. Морате учинити примаоцу осећај да је пошта упућена само њему. Дакле, морате прилагодити објекат и изабрати формулу за усвајање за покретање е-поште.
Ако се ради о групној е-пошти, важно је да направите различите листе према карактеристикама прималаца, њиховим преференцама, њиховим интересовањима и њиховој локацији. Сегментација прималаца вам омогућава да повећате стопу отварања својих е-адреса.
КСНУМКС-Дајте да отворите пошту
Када пишете професионалну е-пошту, увек морате да примаоц желите да га отворите. Генерално, објекат је први елемент који гура дописника да отвори вашу е-пошту и прочита је. Дакле, ви морате дати већи значај вашем објекту, излечите га и учинити је што атрактивнијим.
У истом смислу, прве две реченице ваше е-поште требају учинити примаоцу да жели наставити читање. Препоручујемо да цитирамо најважније информације на почетку ваше е-поште и да покренемо радозналост дописника.
КСНУМКС-Избегавајте обмањујуће предмете
Никада не треба да користите завађајући објекат да бисте повећали брзину отварања својих е-порука.
Требало би знати да ваша е-пошта преноси вашу слику (или вашу компанију). Дакле, веома је важно избјећи провокативне и погрешне објекте. Објекат мора одговарати садржају вашег е-поште.
КСНУМКС - Поставите себе на место читаоца
Емпатија је веома важан елемент који треба узети у обзир. Морате се поставити на место примаоца како бисте правилно написали тему своје е-поште и учинили је привлачном. Морате да се ставите на место свог дописника и наведете низ питања која он може себи да постави. Из одговора можете прилагодити наслов своје е-поште.
КСНУМКС-Користите професионалну е-адресу
Личне адресе као што су љупка девојка@... или џентлмен@... апсолутно треба избегавати. У контексту професионалних односа, никада се саговорнику не обраћамо користећи ову врсту е-маил адресе.
Препоручљиво је да користите професионалну е-маил адресу или бар личну адресу са својим именом и презименом.
Професионална е-пошта захтева веома добру комуникацију, прецизан речник, концизан текст, јасан захтев и непрописно правопис. Усвајањем правила, савета и савета које смо управо цитирали, можете да напишете атрактивну е-пошту која ће одмах заинтересовати вашег примаоца и изазвати његов интерес.
