Снажан увод, јасан развој и занимљив закључак

Структура је кључ успешног и ефектног извештаја путем е-поште. Пре писања, одвојите време да планирате свој садржај око оквира од 3 дела: увод, развој, закључак.

Започните кратким, продорним уводом, у идеалном случају фразом која описује главну сврху вашег извештаја. На пример: „Наше лансирање новог производа прошлог месеца показује различите резултате које хитно треба истражити“.

Наставите са развојем структурираним у 2 или 3 дела, са поднасловом по одељку. Сваки део развија специфичан аспект вашег извештаја: опис проблема на које сте наишли, корективна решења, наредни кораци, итд.

Напишите кратке и прозрачне пасусе, прелазећи на суштину. Наведите квантификоване доказе, конкретне примере. Директан стил без непотребних детаља учиниће ваш извештај е-поштом лакшим за читање.

Кладите се на занимљив закључак који сумира кључне тачке и отвара перспективу предлажући будуће акције или подстичући одговор од примаоца.

Ова структура од 3 корака – увод, тело, закључак – је најефикаснији формат за професионалне и ефектне извештаје путем е-поште. Пратећи ове најбоље праксе, ваше писање ће очарати вашег читаоца од почетка до краја.

Користите описне наслове да структурирате свој извештај

Титлови су од суштинског значаја за визуелно разбијање различитих делова вашег извештаја е-поште. Они омогућавају читаоцу да лако дође до кључних тачака.

Напишите кратке наслове (мање од 60 знакова), прецизне и евокативне, као што су „Квартални резултати продаје“ или „Препоруке за побољшање наших процеса“.

Промените дужину међунаслова да бисте подстакли читање. По потреби можете користити афирмативне или упитне формулације.

Оставите празан ред пре и после сваког заглавља да бисте их истакли у вашој е-пошти. Користите подебљано или курзивно обликовање да бисте их визуелно разликовали од основног текста.

Уверите се да ваши наслови тачно одражавају садржај обухваћен у сваком одељку. Ваш читалац би требало да буде у могућности да добије представу о теми само читањем међунаслова.

Структурирањем извештаја е-поште са уредним насловима, ваша порука ће постати јаснија и делотворнија. Ваш читалац ће моћи да пређе директно на тачке које га занимају без губљења времена.

Завршите занимљивим резимеом

Ваш закључак има за циљ да заврши кључне тачке и инспирише читаоца да предузме акцију након вашег извештаја.

Укратко резимирајте у 2-3 реченице важне тачке и закључке који су развијени у телу е-поште. Истакните информације које желите да ваш читалац прво запамти.

Можете користити одређене кључне речи или изразе из међунаслова да бисте подсетили на структуру. На пример: „Као што је поменуто у одељку о кварталним резултатима, наш нови асортиман производа наилази на потешкоће које се морају брзо решити“.

Завршите отварањем онога што следи: захтев за валидацију, позив за састанак, праћење за одговор... Ваш закључак треба да подстакне читаоца да реагује.

Асертивни стил и инклузивне фразе попут „Сада морамо...“ дају осећај посвећености. Ваш закључак је стратешки у давању перспективе вашем извештају.

Водећи рачуна о свом уводу и закључку, и структурирајући свој развој моћним међунасловима, гарантујете професионалан и ефикасан извештај путем е-поште, који ће знати како да привуче пажњу ваших читалаца од почетка до краја.

Ево измишљеног примера извештаја путем е-поште заснованог на уређивачким саветима о којима се говори у чланку:

Предмет: Извештај – Анализа продаје у четвртом кварталу

Здраво [име примаоца],

Помешани резултати наше продаје у последњем кварталу су забрињавајући и захтевају брзе корективне мере са наше стране.

Наша онлајн продаја пала је за 20% у поређењу са претходним кварталом и испод је наших циљева за шпицу сезоне. Слично томе, продаја у продавницама је порасла само 5%, док смо циљали на двоцифрени раст.

Узроци лошег учинка

Неколико фактора објашњава ове разочаравајуће резултате:

  • Саобраћај је смањен за 30% на сајту на мрежи
  • Лоше планирање залиха у продавници
  • Неефикасна божићна маркетиншка кампања

Препоруке

Да бисте се брзо вратили, предлажем следеће радње:

  • Редизајн сајта и СЕО оптимизација
  • Планирање унапред залиха за 2023
  • Циљане кампање за повећање продаје

Остајем вам на располагању да представим детаљан акциони план на нашем састанку следеће недеље. Морамо брзо да реагујемо да бисмо се вратили здравом расту продаје 2023. године.

искрено,

[Ваш веб потпис]

[/ бок]