Е-пошта је једно од главних средстава комуникације на радном месту. Међутим, неки имају тенденцију да забораве правила. То је зато што се е-пошта сматра мање формалним од писма. Важно је знати да он ипак остаје радни документ, чак и ако има лакши или дружељубив стил. Како успети у професионалном имејлу? Откријте праксе које треба усвојити за писање у правилима уметности.

Тема е-поште мора бити кратка

Прво што ће прималац прочитати очигледно је тема ваше е-поште. Ово је заправо једина линија која се појављује у пријемном сандучету. То је разлог зашто мора бити кратак, прецизан и уредан. Исто тако, мора имати везу са циљем ваше е-поште (обавестити, информисати, позвати ...). Другим речима, прималац мора брзо да разуме шта је то, само читајући тему.

Предмет е-поште може бити формулисан у номиналној реченици, реченици без речи која веже, реченици од 5 до 7 речи, реченици без чланка. Ево неколико примера: „захтев за информацијама“, „пријава за радно место ...“, „отказивање обуке за ЦСЕ од 25. јануара“, „позив за 10 година компаније Кс“, „извештај са састанка од … ”Итд.

Такође имајте на уму да одсуство теме може е-пошту учинити нежељеном.

Формула за почетак

Такође се назива формула позива, а означава прве речи е-поште. Другим речима, речи су те које обезбеђују контакт са саговорником.

Ова формула жалбе посебно зависи од следећих фактора:

  • Ваша веза са примаоцем: да ли познајете примаоца? Ако да, у ком тренутку?
  • Контекст комуникације: формални или неформални?

Стога је очигледно да се претпостављеном нећете обратити на исти начин као колеги. Исто тако, то је другачија формула коју ћете користити када се обраћате незнанцу.

Након жалбене формуле долази прва реченица е-поште која мора бити повезана са темом професионалног писања.

Тело е-поште

Размислите о употреби технике обрнуте пирамиде за писање тела ваше е-поште. Ово се састоји од започињања главних података е-поште која је најчешће тема е-поште. Након тога, остале информације ћете морати призивати све мање, односно од најважнијих до најмање битних.

Разлог зашто бисте се определили за ову методу је тај што је први део реченице најбоље прочитан и највише се памти. У реченици од 40 речи обично се сетите само 30% првог дела.

Ваша е-пошта треба бити написана у кратким реченицама и на професионалном, свакодневном језику. У том смислу избегавајте техничке изразе и побрините се да постоје реченице које повезују реченице.

Коначно, не заборавите на пристојну фразу да бисте завршили е-пошту. Затим на крају употријебите кратку услужност, прилагођавајући га контексту размјене, али и вашем односу са примаоцем.