Професионално писмо је писани документ који осигурава формални однос између различитих саговорника. Има сасвим уобичајену унутрашњу структуру. Суштински написано на једној страници, или изузетно две. Стручно писмо најчешће садржи једну тему. Ова унутрашња структура има предност. Његов план писања може остати исти без обзира на све. Очигледно ће бити промена с обзиром на циљ. Међутим, био то обичан захтев за информацијама, пријава или чак жалба. План писања професионалне преписке остаће практично непромењен.

Прошлост, садашњост, будућност: трофазни план за успешно професионално писмо

Употреба прошлости, садашњости и будућности у овој хронолошкој хијерархији односи се на триптих плана писања професионалног писма. То је једноставан и ефикасан план за спровођење у свим ситуацијама. Да преиспитате, пренесете информације, објасните дату тему или чак наговорите читаоца. Ефикасност, која је оправдана с обзиром налогичан редослед посматрано у његовој структури.

 

Прошлост: корак број 1 плана

Писмо пишемо најчешће на основу преседана, почетне или претходне ситуације. То може бити примљено писмо, састанак, посета, телефонски интервју итд. Сврха писања првог дела овог писма је да се пренесу разлози за слање. Или једноставно контекст који описује ситуацију. Подсећање на чињенице углавном се изражава у истој реченици. Међутим, прикладније је конструисати ову реченицу у подреченицама. Као илустрацију можемо имати следеће изразе:

  • Потврђујем пријем вашег писма, обавештавајући ме о ...
  • У вашем писму од ………
  • Дознали сте нам ...
  • С обзиром на ваше саопштење за штампу које су објавиле новине КСКСКС (референца бр. 12345), управо смо предложили ...
  • Након верификације вашег налога, пронашли смо ...

У ситуацијама када разлог писања писма није повезан са прошлом чињеницом. У том тренутку имамо први пасус писма где се аутор представља о себи и својој установи. Затим наставите тако што ћете навести свој захтев или понудити разне услуге. На пример, као део захтева за информацијама или предлога услуге можемо имати следеће изразе:

  • Као стручњаци у сектору безбедности, долазимо овим путем….
  • Имајући у срцу задовољство наших купаца, желели смо ...
  • Драго нам је што можемо објавити да смо планирали за наше купце ...

У контексту спонтане пријаве (стажирање или посао), такође можемо имати следеће изразе:

  • Ваша компанија је привукла моју пажњу и као студент у …………, желео бих да се пријавим за праксу ………
  • Недавно дипломирао у ...

Прималац коме је писмо упућено мора, из првог пасуса, разумети предмет вашег писма.

Садашњост: корак број два плана

Овај други део плана односи се на разлоге који оправдавају писање писма у време Т. С обзиром на претходну ситуацију изражену у првом делу. На овом нивоу је питање или препирања, информисања, објашњавања или чак преиспитивања. У зависности од сложености ситуације, овај део може бити написан у пуном пасусу или представити главну идеју у једној реченици. Као илустрацију можемо имати следеће изразе:

  • Имајући у виду да на датум… фактуре бр.… Није обрисан, ми…
  • Чланство у нашој организацији такође вас уверава ...
  • Упркос чињеници да је уговором предвиђен почетак рада на датум…, ми са запрепашћењем посматрамо и имали смо проблема са разумевањем кашњења која је пријавио господин ……….

Будућност: корак број 3 плана

Овај трећи и последњи део затвара прва два извештавањем о последица то цоме.

Или ми изражавамо своје намере као аутор писма, па тако можемо користити изразе типа:

  • Данас ћу се лично побринути за слање предмета које сте тражили
  • Спремни смо да заменимо ... узимајући у обзир наравно оригинал.
  • Молим вас, приђите ближе благајни ...

Или изразимо жељу, тражећи или охрабрујући примаоца да делује или реагује. Тако можемо имати следеће формулације:

  • Позвани сте да се приближите шалтеру
  • Стога вас молим да брзо позовете своје стручњаке како бисте ...
  • Нестрпљиво се очекује ваша брза решавања ове ситуације.

Сврха писања овог писма може бити попраћена аргументом:

  • Ситуацију ћете прилагодити што је брже могуће (објективно) у складу са општим и посебним одредбама уговора. (Расправа)
  • Можете ли уговорити моју испоруку што је пре могуће ? (Циљ) Бескорисно је подсећати вас да достава мора бити извршена на предвиђени датум, с обзиром на ваше услове продаје. (Расправа)

 

Љубазна формула, неопходна за затварање вашег професионалног писма !

Да бисте правилно завршили професионално писмо, неопходно је написати пристојну фразу. То је у ствари двострука пристојна формула, која се састоји од израза, али и од формуле „пре закључка“.

Или имамо форму уљудности која одражава одређену срдачност:

  • Примите унапред нашу захвалност за ...
  • Извињавамо се због ове неочекиване ситуације
  • Увек ћу бити на располагању да о томе разговарам на састанку
  • Можете нас контактирати у било које време да ...
  • Надамо се да ће ова понуда испунити ваша очекивања и наравно стојимо вам на располагању за додатне информације.

Или имамо пристојну формулу:

  • Госпођо, молимо вас да примите наше најљепше поздраве.
  • Молим вас, верујте, господине, у израз наших најбољих осећања.
  • Прихватите, мадам, наше најлепше поздраве.

 

Предност овог плана у писању професионалног писма је с једне стране његова трезвеност у писању садржаја, а с друге стране једноставност читања у односу на примаоца. Међутим, овај временски след се не препоручује за сложенији и дужи садржај.