Принт Фриендли, ПДФ и е-пошта

Када су неки запослени одсутни из разних разлога, а да нису обавестили свог претпостављеног или менаџера, они не знају како да изнесу своје. Другима је такође тешко да затраже кратко одсуство када имају неколико лична питања да се плати.

Утицај вашег одсуства у великој мери зависи од природе вашег рада и политике која се примењује на вашем радном месту. Ваше одсуство, посебно ако није најављено унапред, може бити веома скупо за вашу организацију. Стога, прије доношења одлуке о одсуству, размислите о томе. Ако се то деси или се десило, коришћењем е-поште да се испричате или објасните свом надређеном, одличан је начин да ефикасно и брзо комуницирате.

Пре писања оправдања е-поште

Овај чланак има за циљ да покаже како запослени из једног или више легитимних разлога може оправдати своју потребу да буде одсутан или разлог зашто није могао да буде присутан на свом радном месту. Као запослени, важно је да сте сигурни у могуће последице одсуства без одсуства. Не постоји гаранција да ће ваш емаил са извињењем добити повољан одговор. Исто тако, не постоји гаранција да ће када напишете е-маил са захтевом за одмор са посла, бити позитивно примљен.

Међутим, када морате да будете одсутни из хитних разлога и не можете да дођете до свог шефа, неопходно је да што пре напишете е-пошту са тачним разлозима за то. Исто тако, кад унапријед знате да требате ријешити важна лична или породична питања, мудро је направите емаил који садржи извињење због непријатности и неколико појашњења ако је могуће. То радите у нади да ћете минимализирати утицај свог личног живота на свој посао.

ПРОЧИТАЈТЕ  Колико је важан план писања у вашем професионалном писању?

На крају, уверите се да сте упознати са политиком и протоколом ваше компаније о томе како бити одсутан из групе. Компанија може учинити одређене уступке у случају нужде и обезбедити начин управљања њима. Вероватно ће постојати правила о броју дана између дана када треба да се пријавите и дана када ћете бити одсутни.

Смернице за писање е-поште

Користите формални стил

Овај имејл је званичан. Требало би да буде написано у формалном стилу. Од теме до закључка, све би требало да буде професионално. Ваш претпостављени, заједно са свима осталима, очекује да у свом имејлу изразите озбиљност ситуације. Већа је вероватноћа да ће се ваш случај чути када напишете такву е-пошту у формалном стилу.

Пошаљите е-пошту рано

Већ смо нагласили важност поштовања политике компаније. Такође имајте на уму да ако је потребно да напишете емаил који садржи професионални изговор, важно је да то учините што је пре могуће. Ово је посебно императив када нисте успели и нисте дошли на посао без дозволе. Обавештавање вашег шефа рано након неоправданог одсуства може да избегне упозорење. Обавештавајући вас унапред о случају више силе у којој се налазите, помоћи ћете компанији да изабере одговарајућу замену или да се договори.

Будите детаљни са детаљима

Бити кратак. Не морате да улазите у детаље онога што се догодило због чега нисте били тамо или сте ускоро отишли. Само наведите важне чињенице. Ако затражите дозволу унапред, наведите дан(е) када намеравате да будете одсутни. Будите прецизни са датумима, немојте давати процену.

ПРОЧИТАЈТЕ  Напомена узимајући у сусрет, савети да буду ефикасни

Понудите помоћ

Када напишете е-поруку са изговором за одсуство, обавезно покажите да вам је стало до продуктивности компаније. Није у реду само рећи да ћете бити одсутни, понудити да урадите нешто што ће умањити последице вашег одсуства. На пример, то можете учинити када се вратите или разговарате са колегом да вас замени. Неке компаније могу имати политике као што су одбици од плате за дане. Зато покушајте да у потпуности разумете политику компаније и како можете да радите са њом.

Пример е-поште 1: Како написати е-поруку за извињење (након што пропустите радни дан)

Предмет: Доказ о одсуству од 19

 Поздрав г. Гуиллоу,

 Прихватите ову е-пошту као званично обавештење да нисам могао да присуствујем послу 19. новембра 2018. због прехладе. Лиам и Артур су заузели моје место у мом одсуству. Остварили су све моје задатке за тај дан.

 Извињавам се што нисам у могућности да комуницирам са вама пре одласка са посла. Жао ми је ако је било непријатности за компанију.

 Приложио сам своје лекарско уверење овој е-поруци.

 Обавестите ме ако су вам потребне додатне информације.

 Хвала вам на разумевању.

Цордиалемент,

 Етхан Гаудин

Пример е-поште 2: Како написати е-поруку са извињењем због будућег одсуства са посла

Тема: Управљање даном мог одсуства КСНУМКС / КСНУМКС / КСНУМКС

Драга госпођо Пасцал,

 Прихватите ову е-пошту као званично обавештење да ћу бити одсутан са посла 17. децембра 2018. Тог дана ћу се појавити у судници као професионални сведок. Обавестио сам вас о свом позиву на суд прошле недеље и о императивној потреби да будем присутан.

 Договорио сам се са Габином Тибоом из ИТ одељења, који је тренутно на одсуству да ме замени. За време судских пауза зваћу да видим да ли му треба помоћ.

 Хвала.

 Цордиалемент,

 Емма Валлее