Идентификујте стандардни модел прилагођен вашем циљу
Постоје различити стандардни шаблони извештаја е-поште који се користе у пословању. Одабир правог формата на основу сврхе вашег извештаја је од суштинског значаја за преношење ваше поруке јасно и ефикасно.
За редован извештај о праћењу, као што је недељни или месечни извештај, одлучите се за структуру табеле са кључним подацима (продаја, производња, итд.).
За захтев за буџет или ресурсе, напишите фајл структуриран у делове са уводом, вашим детаљним потребама, аргументом и закључком.
У кризној ситуацији која захтева хитну реакцију, кладите се на директан и моћан стил наводећи проблеме, последице и поступке у неколико шокантних реченица.
Без обзира на модел, водите рачуна о форматирању са међунасловима, ознакама, табелама да бисте олакшали читање. Конкретни примери у наставку ће вам помоћи да одаберете најбољи формат за сваку ситуацију за професионалне и ефикасне извештаје путем е-поште.
Редовни мониторинг извештај у облику табела
Редовни извештај о праћењу, на пример месечни или недељни, захтева јасну и синтетичку структуру која истиче кључне податке.
Формат у табелама омогућава да се важни индикатори (продаја, производња, стопа конверзије, итд.) представе на организован и читљив начин, за неколико секунди.
Прецизно насловите своје табеле, на пример „Еволуција онлајн продаје (месечни промет 2022.)“. Не заборавите да поменете јединице.
Можете да уградите визуелне елементе попут графике да бисте појачали поруку. Уверите се да су подаци тачни и да су прорачуни тачни.
Сваку табелу или графикон попратите кратким коментаром који анализира главне трендове и закључке, у 2-3 реченице.
Формат табеле олакшава вашем примаоцу да брзо прочита основне ствари. Идеалан је за редовне извештаје о праћењу који захтевају сажети приказ кључних података.
Ефикасна е-пошта у случају кризе
У хитној ситуацији која захтева брзу реакцију, одлучите се за извештај у облику кратких, продорних реченица.
Најавите проблем од самог почетка: „Наш сервер не ради због напада, ми смо ван мреже“. Затим детаљно опишите утицај: изгубљени промет, погођени купци итд.
Затим наведите радње које су предузете да се штета ограничи и оне које треба одмах спровести. Завршите хитним питањем или захтевом: „Можемо ли рачунати на додатне ресурсе за враћање услуге у року од 48 сати?“
У кризи је кључно брзо информисати о потешкоћама, последицама и одговорима у неколико директних реченица. Ваша порука мора бити кратка и мобилизирајућа. Продорни стил је најефикаснији за ову врсту извештаја путем е-поште за хитне случајеве.
Пример XNUMX: Детаљан месечни извештај о продаји
У наставку погледајте детаљан извештај о нашој мартовској продаји:
- Продаја у продавници
Продаја у продавницама пала је за 5% у односу на прошли месец на 1 евра. Ево еволуције по одељењима:
- Апарати за домаћинство: промет 550 €, стабилан
- Одељење „уради сам“: промет од 350 евра, пад од 000%
- Баштенски део: промет од 300 евра, пад од 000%
- Кухињски одељење: промет од 50 евра, пораст од 000%
Пад баштенског одељења објашњава се неповољним временом овог месеца. Обратите пажњу на охрабрујући раст у кухињском одељењу.
- Онлине продаја
Продаја на нашој веб страници је стабилна на 900 евра. Удео мобилних уређаја порастао је на 000% онлајн продаје. Продаја намештаја и декорације је нагло порасла захваљујући нашој новој пролећној колекцији.
- Маркетиншке акције
Наша емаил кампања за Дан бака је остварила додатни промет од 20 евра у кухињском одељењу.
Наше пословање на друштвеним мрежама око дизајна ентеријера такође је подстакло продају у овом сегменту.
- Zakljucak
Упркос благом паду у продавницама, наша продаја остаје солидна, вођена е-трговином и циљаним маркетиншким операцијама. Морамо да наставимо са нашим напорима на декорацији и намештају како бисмо надокнадили сезонски пад у одељењу баште.
За сва појашњења стојим вам на располагању.
искрено,
Јеан Дупонт Селлер Источни сектор
Други пример: Захтев за додатним буџетом за лансирање нове линије производа
Имам част да од вас затражим додатни буџет као део лансирања нашег новог асортимана производа који је заказан за јун 2024.
Овај стратешки пројекат има за циљ да прошири нашу понуду на активни сегмент органских производа, где потражња расте за 20% годишње, нудећи 15 додатних референци.
Да би се гарантовао успех овог покретања, неопходно је мобилисати додатне ресурсе. Ево мојих бројчаних предлога:
- Привремено појачање тима:
- Запошљавање 2 програмера са пуним радним временом током 6 месеци за финализацију паковања и техничке документације (цена: 12000 €)
- Подршка агенције за дигитални маркетинг 3 месеца за веб кампању (8000€)
- Маркетинг кампања :
- Буџет за медије за спонзорисање наших публикација на друштвеним мрежама (5000€)
- Креирање и слање мејлова: графички дизајн, трошкови доставе за 3 кампање (7000€)
- Потрошачки тестови:
- Организација потрошачких панела за прикупљање повратних информација о производима (4000€)
То је укупно 36 евра за распоређивање људских и маркетиншких ресурса неопходних за успех овог стратешког покретања.
Стојим вам на располагању да о томе разговарамо током нашег следећег састанка.
Чекајући ваш повратак,
Цордиалемент,
Јохн Дупонт
Вођа пројекта
Трећи пример: Месечни извештај о активностима одељења продаје
У наставку погледајте извештај о активностима нашег одељења продаје за месец март:
- Посете истраживачима: Наши представници продаје контактирали су 25 потенцијалних клијената идентификованих у нашем досијеу клијената. Заказано је 12 термина.
- Послате понуде: Послали смо 10 комерцијалних понуда за кључне производе из нашег каталога, од којих су 3 већ конвертоване.
- Сајмови: Наш штанд на сајму Екпопхарм привукао је око 200 контаката. Њих 15 смо претворили у будуће састанке.
- Обука: Наша нова сарадница Лена је пратила недељу дана теренске обуке са Марцом како би се упознала са нашим производима и продајним презентацијама.
- Циљеви: Наш комерцијални циљ од 20 нових уговора током месеца је постигнут. Остварени промет износи 30 евра.
Настављамо са нашим напорима да развијемо нашу листу клијената, не оклевајте да ми пошаљете своје препоруке.
искрено,
Јеан Дупонт менаџер продаје
Пример четири: Детаљан недељни извештај о активностима – Пекара у супермаркету
У наставку погледајте детаљан извештај о активностима наше пекаре за недељу од 1. до 7. марта:
Производња:
- Произвели смо у просеку 350 традиционалних багета дневно, укупно 2100 током недеље.
- Укупна запремина је повећана за 5% захваљујући нашој новој пећници, што нам омогућава да задовољимо растућу потражњу.
- Диверзификација нашег асортимана специјалних хлебова (сеоски, интегрални, житарице) даје плодове. Ове недеље смо испекли 750.
продаја:
- Укупан промет је 2500€, стабилан у односу на прошлу недељу.
- Бечка пецива остају наш најпродаванији (680 евра), следе формуле за ручак (550 евра) и традиционални хлеб (430 евра).
- Продаја у недељу ујутро била је посебно јака (промет од 1200 евра) захваљујући специјалној понуди за бранч.
Снабдевање :
- Пријем 50 кг брашна и 25 кг путера. Залихе су адекватне.
- Размишљам о наручивању јаја и квасца за следећу недељу.
Особље:
- Џули ће бити на одмору следеће недеље, ја ћу реорганизовати распореде.
- Хвала Бастиену који даје прековремене на продају.
Проблеми:
- Квар механизма за новчиће у уторак ујутро, поправљен током дана од стране електричара.
искрено,
Јеан Дупонт менаџер
Пети пример: Хитан проблем – Квар рачуноводственог софтвера
Јутрос наш рачуноводствени софтвер има грешке које спречавају унос рачуна и праћење главне књиге.
Наш добављач ИТ услуга, кога сам контактирао, потврђује да је недавно ажурирање у питању. Они раде на поправци.
У међувремену, немогуће нам је да евидентирамо трансакције и поремећен је надзор готовине. Ризикујемо да врло брзо заостанемо.
Да бисте привремено решили проблем:
- Запишите своје фактуре/трошкове у екцел датотеку за хитне случајеве коју ћу преузети
- За питања клијената, позовите ме да верификујем налоге уживо
- Дајем све од себе да вас обавештавам о напретку.
Наш добављач услуга је у потпуности мобилисан и нада се да ће решити овај проблем у року од највише 48 сати. Знам да је овај квар лош, хвала вам на разумевању. Обавестите ме о свим хитним проблемима.
Цордиалемент,
Јеан Дупонт Рачуновођа
