Е-пошта је преферирано средство комуникације за већину нас. Е-пошта је фантастична јер не морате бити доступни у исто време када и ваш саговорник да бисте комуницирали. Ово нам омогућава да кренемо напред у решавању текућих питања када су наше колеге недоступне или на другом крају света.

Међутим, већина нас се дави у бескрајној листи е-порука. Према извештају објављеном 2016. године, просечан пословни корисник прима и шаље више од 100 е-порука дневно.

Осим тога, е-поруке су превише лако погрешно схваћене. Недавна Сендмаил студија је открила да је КСНУМКС% људи послало или примило е-пошту која је изазвала бес или ненамерну конфузију.

Због обима е-порука које шаљемо и примамо, и зато што се е-поруке често погрешно тумаче, важно је да их напишете на јасан и концизан начин.

Како правилно написати професионалну е-пошту

Писање кратких и конкретних е-порука ће смањити време проведено на управљање имејлом и учинити вас продуктивнијим. Ако ваше е-поруке буду кратке, вероватно ћете потрошити мање времена на е-пошту, а више на друге задатке. Ипак, јасно писање је вештина. Као и све вештине, мораћете радити на његовом развоју.

У почетку ће вам можда требати исто толико времена да пишете кратке е-поруке као и дугачке е-поруке. Међутим, чак и ако је то случај, помоћи ћете својим колегама, клијентима или запосленима да буду продуктивнији, јер ћете додати мање нереда у њихово пријемно сандуче, што ће им помоћи да вам брже одговоре.

Ако пишете јасно, бићете познати као неко ко зна шта жели и обавља ствари. Оба су добра за ваше изгледе за каријеру.

Дакле, шта је потребно за писање јасних, концизних и професионалних е-маилова?

Препознајте свој циљ

Јасна е-пошта увек има јасну сврху.

Сваки пут када седнете да напишете имејл, одвојите неколико секунди да се запитате: „Зашто ово шаљем? Шта очекујем од примаоца?

Ако не можете одговорити на ова питања, не треба да шаљете е-пошту. Писање е-маилова без познавања онога што вам је потребно троши ваше вријеме и вријеме примања. Ако не знате тачно шта желите, биће вам тешко да се јасно и концизно изразите.

Користите правило „Једна по једна ствар“

Имејлови нису замена за састанке. Са пословним састанцима, што више тачака дневног реда радите, то је састанак продуктивнији.

Са електронском поштом, тачно је супротно. Што мање укључите различите теме у своје е-поруке, више ће ствари бити разумљиве вашем суговорнику.

Зато је добра идеја да практикујете правило „једна по једна ствар“. Уверите се да је свака е-порука коју пошаљете о једној ствари. Ако треба да комуницирате о другом пројекту, напишите другу е-пошту.

Такође је прави тренутак да се запитате: „Да ли је овај имејл заиста потребан?“ Опет, само апсолутно неопходни имејлови показују поштовање према особи којој шаљете е-пошту.

Пракса емпатије

Емпатија је способност сагледавања света очима других. Када то урадите, разумете њихове мисли и осећања.

Када пишете е-пошту, размислите о својим речима са гледишта читаоца. Уз све што пишете, запитајте се:

  • Како да протумачим ову реченицу ако је добијем?
  • Да ли то укључује и двосмислене термине?

Ово је једноставно, али ефикасно прилагођавање начину на који бисте требали писати. Размишљање о људима који ће вас читати трансформисат ће начин на који вам одговарају.

Ево емпатичног начина да погледамо свет који ће вам помоћи да почнете. Већина људи:

  • Су заузети. Они немају времена да погађају шта желите, а волели би да могу да прочитају вашу е-пошту и брзо одговоре на њу.
  • Уживајте у комплименту. Ако можете рећи нешто позитивно о њима или њиховом раду, урадите то. Ваше ријечи неће бити узалуд.
  • Воли да се захвали. Ако вам је прималац помогао на било који начин, не заборавите да му се захвалите. То треба да радите чак и када је њихов посао да вам помогну.

Скраћене презентације

Када некоме први пут пошаљете е-пошту, морате да кажете примаоцу ко сте. Обично то можете учинити у једној реченици. На пример: „Било је лепо упознати вас на [Догађају Кс]. »

Један од начина да скратите уводе је да их напишете као да се састајете лицем у лице. Не бисте желели да улазите у петоминутни монолог када се са неким лично упознате. Зато немојте то да радите у имејлу.

Не знате да ли је увод потребан. Можда сте већ контактирали примаоца, али не знате да ли ће вас се сетити. Можете оставити своје акредитиве у вашем електронском потпису.

Тиме се избегавају неспоразуми. Поново се представљате некоме ко вас већ познаје делује као непристојно. Ако није сигурна да ли вас познаје, можете јој једноставно дозволити да провери ваш потпис.

Ограничите се на пет реченица

У свакој поруци коју пишете, морате користити довољно реченица да кажете шта вам је потребно, ништа више. Корисна пракса је да се ограничите на пет реченица.

Мање од пет реченица су често бруталне и непристојне, више од пет реченица троши време.

Биће времена када ће бити немогуће задржати е-маил који садржи пет реченица. Али у већини случајева довољно је пет реченица.

Усвојите дисциплину од пет реченица и наћи ћете се да брже пишете е-пошту. Такође ћете добити више одговора.

Користите кратке речи

Џорџ Орвел је 1946. године саветовао писце да никада не користе дугу реч тамо где ће кратка бити довољна.

Овај савет је данас још релевантнији, посебно када пишете мејлове.

Кратке речи показују поштовање према вашем читаоцу. Користећи кратке речи, своју поруку сте лако разумели.

Исто важи и за кратке реченице и параграфе. Избегавајте писање великих блокова текста ако желите да ваша порука буде јасна и лако разумљива.

Користите активни глас

Активни глас је лакши за читање. Такође подстиче акцију и одговорност. Заиста, у активном гласу, реченице се фокусирају на особу која делује. У пасиву се реченице фокусирају на објекат на који се делује. У пасивном гласу може звучати као да се ствари дешавају саме од себе. Активно, ствари се дешавају само када људи делују.

Држите се стандардне структуре

Који је кључ за одржавање кратких порука? Користите стандардну структуру. Ово је предложак који можете пратити за сваку е-пошту коју пишете.

Поред тога што вам е-пошта кратко остаје, следи стандардна структура и помаже вам да брзо пишете.

Временом ћете развити структуру која ће радити за вас. Ево једноставне структуре за почетак:

  • Поздрав
  • Комплимент
  • Разлог е-поште
  • Позив на акцију
  • Завршна порука (Затварање)
  • Потпис

Погледајмо све ово у дубини.

  • Ово је први ред е-поште. „Здраво, [име]“ је типичан поздрав.

 

  • Када некоме шаљете е-пошту први пут, комплимент је одличан почетак. Добро написан комплимент може послужити и као увод. На пример :

 

„Уживао сам у вашој презентацији на [тему] на [датум]. »

„Ваш блог на [тема] ми је заиста помогао. »

„Било ми је задовољство упознати вас на [догађају]. »

 

  • Разлог е-поште. У овом одељку кажете: „Пошаљићу е-пошту да питам за...“ или „Питао сам се да ли бисте могли да ми помогнете са...“ Понекад ће вам требати две реченице да објасните разлоге за писање.

 

  • Позив на акцију. Када објасните разлог е-поште, немојте претпостављати да ће прималац знати шта треба да уради. Наведите конкретна упутства. На пример:

„Можете ли ми послати те фајлове до четвртка?“ »

„Можете ли ово написати у наредне две недеље?“ "

„Молим вас, напишите Ианну о томе, и јавите ми када то урадите. »

Структуирањем вашег захтева у облику питања, прималац се позива да одговори. Такође можете да користите: „обавестите ме када сте то урадили“ или „јавите ми да ли је ово у реду за вас“. "

 

  • завршни. Пре него што пошаљете своју е-пошту, обавезно укључите завршну поруку. Ово служи двострукој сврси да поновите ваш позив на акцију и учините да се прималац осећа добро.

 

Примери добрих закључних линија:

„Хвала на вашој помоћи око овога. "

„Једва чекам да чујем шта мислите. »

„Обавестите ме ако имате питања. "

  • Завршити размишљање о додавању вашег потписа којем претходи порука добродошлице.

То може бити „Искрено“, „С поштовањем“, „Угодан дан“ или „Хвала“.