Принт Фриендли, ПДФ и е-пошта

 

Л 'емајл је преферирано средство комуникације за већину нас. Е-пошта је одлична јер не морамо да будемо доступни у исто време када и наш саговорник да бисмо комуницирали. Ово нам омогућава да кренемо напред у актуелним питањима када наше колеге нису доступне или на другом крају света.

Међутим, већина нас се утопи у непрегледној листи имејлова. Према извештају објављеном 2016. године, просечан пословни корисник дневно прима и шаље више од 100 имејлова.

Осим тога, е-поруке су превише лако погрешно схваћене. Недавна Сендмаил студија је открила да је КСНУМКС% људи послало или примило е-пошту која је изазвала бес или ненамерну конфузију.

Због обима е-порука које шаљемо и примамо, и зато што се е-поруке често погрешно тумаче, важно је да их напишете на јасан и концизан начин.

Како правилно написати професионалну е-пошту

Писање кратких, тачних порука е-поште ће смањити време проведено на управљање е-поштом и учинити вас продуктивнијим. Чување е-поште кратким значи да ћете вероватно потрошити мање времена на е-пошту и више времена на друге задатке. Међутим, писање је јасно вештина. Као и све вештине, мораћете радити на његовом развоју.

У почетку, можда ће вам требати толико времена да напишете кратке поруке е-поште да пишете дуге е-поруке. Међутим, чак и ако је то случај, помоћи ћете својим колегама, клијентима или запосленима да буду продуктивнији, јер ћете додати мање простора њиховом пристиглој пошти, што ће им помоћи да брже одговоре.

Пишући јасно, ви ћете бити познати као неко ко зна шта жели и чини да се ствари дешавају. Оба су добра за вашу каријеру.

Дакле, шта је потребно за писање јасних, концизних и професионалних е-маилова?

Препознајте свој циљ

Јасна е-пошта увек има јасну сврху.

Сваки пут када седнете да напишете е-пошту, одвојите неколико секунди и запитајте се: „Зашто ово шаљем? Шта могу очекивати од примаоца?

Ако не можете одговорити на ова питања, не треба да шаљете е-пошту. Писање е-маилова без познавања онога што вам је потребно троши ваше вријеме и вријеме примања. Ако не знате тачно шта желите, биће вам тешко да се јасно и концизно изразите.

ПРОЧИТАЈТЕ  Шаблон писма: откључајте уштеду запослених

Користите правило „Једна по једна ствар“

Е-поруке се не шаљу на замјену састанака. Са радним састанцима, што више радите на тачкама дневног реда, то је састанак продуктивнији.

Са електронском поштом, тачно је супротно. Што мање укључите различите теме у своје е-поруке, више ће ствари бити разумљиве вашем суговорнику.

Зато је добра идеја практицирати правило "једна ствар у исто вријеме". Уверите се да је свака порука коју шаљете једна ствар. Ако желите да комуницирате на неком другом пројекту, напишите још један емаил.

Такође је прави тренутак да се запитате: „Да ли је овај имејл заиста потребан?“ Опет, само апсолутно неопходни имејлови показују поштовање према особи којој шаљете е-пошту.

Пракса емпатије

Емпатија је способност да видимо свет очима других. Када то урадите, разумете њихове мисли и осећања.

Када пишете е-пошту, размислите о својим речима са гледишта читаоца. Уз све што пишете, запитајте се:

  • Како да протумачим ову реченицу ако је добијем?
  • Да ли то укључује и двосмислене термине?

Ово је једноставно, али ефикасно прилагођавање начину на који бисте требали писати. Размишљање о људима који ће вас читати трансформисат ће начин на који вам одговарају.

Ево емпатичног начина да погледамо свет који ће вам помоћи да почнете. Већина људи:

  • Заузети сте. Они немају времена да погоде шта желите, и желе да прочитају вашу е-пошту и брзо одговоре.
  • Уживајте у комплименту. Ако можете рећи нешто позитивно о њима или њиховом раду, урадите то. Ваше ријечи неће бити узалуд.
  • Волио бих бити захвалан. Ако вам је прималац на било који начин помогао, не заборавите да му захвалите. Требали бисте то учинити чак и када им је посао да вам помогну.

Скраћене презентације

Када некоме први пут пошаљете е-пошту, примаоцу морате рећи ко сте. То обично можете учинити у једној реченици. На пример: „Било ми је задовољство упознати вас на [Догађају Кс]. "

ПРОЧИТАЈТЕ  Када је лицем у лице боље од е-поште

Један од начина да скратите презентације је да их напишете као да се састајете лицем у лице. Не бисте желели да уђете у петоминутни монолог када сретнете некога лично. Дакле, немојте то радити у е-маилу.

Не знате да ли је увод потребан. Можда сте већ контактирали примаоца, али не знате да ли ће вас се сетити. Можете оставити своје акредитиве у вашем електронском потпису.

Тиме се избјегавају неспоразуми. Поново се представљаш некоме ко већ зна да си непристојан. Ако не зна да ли те познаје, можеш јој само допустити да провери твој потпис.

Ограничите се на пет реченица

У свакој поруци коју пишете, морате користити довољно реченица да кажете шта вам је потребно, ништа више. Корисна пракса је да се ограничите на пет реченица.

Мање од пет реченица су често бруталне и непристојне, више од пет реченица троши време.

Биће времена када ће бити немогуће задржати е-маил који садржи пет реченица. Али у већини случајева довољно је пет реченица.

Усвојите дисциплину од пет реченица и наћи ћете се да брже пишете е-пошту. Такође ћете добити више одговора.

Користите кратке речи

У КСНУМКС-у, Џорџ Орвел је саветовао писцима да никада не користе дугачку реч у којој ће кратак текст да уради.

Овај савет је још релевантнији данас, нарочито када пишете е-поруке.

Кратке речи показују поштовање према вашем читаоцу. Користећи кратке речи, своју поруку сте лако разумели.

Исто важи и за кратке реченице и параграфе. Избегавајте писање великих блокова текста ако желите да ваша порука буде јасна и лако разумљива.

Користите активни глас

Активнији глас је лакше читати. Такође подстиче акцију и одговорност. Заиста, у активном гласу, реченице се фокусирају на особу која дјелује. У пасивном гласу, реченице се фокусирају на објект на којем се понаша. У пасивном гласу, може се чинити да се ствари догађају саме. На активан начин, ствари се догађају само када се људи понашају.

Држите се стандардне структуре

Који је кључ за одржавање кратких порука? Користите стандардну структуру. Ово је предложак који можете пратити за сваку е-пошту коју пишете.

ПРОЧИТАЈТЕ  Преглед ефективног писања е-поште

Поред тога што вам е-пошта кратко остаје, следи стандардна структура и помаже вам да брзо пишете.

Временом ћете развити структуру која ће радити за вас. Ево једноставне структуре за почетак:

  • Поздрав
  • Комплимент
  • Разлог е-поште
  • Позив на акцију
  • Завршна порука (Затварање)
  • Потпис

Погледајмо све ово у дубини.

  • Ово је први ред е-поште. „Здраво, [Име]“ је типичан поздрав.

 

  • Када први пут пошаљете поруку е-пошти, комплимент је одличан почетак. Добро написан комплимент може послужити и као увод. На пример:

 

„Уживао сам у вашој презентацији на [топиц] [дате]. "

„Сматрам да је ваш блог на [топиц] заиста користан. "

„Било ми је задовољство упознати вас на [догађају]. "

 

  • Разлог е-поште. У овом одељку кажете: „Послаћу вам е-поруку са питањем о ...“ или „Питао сам се да ли бисте могли да помогнете са ...“ Понекад ће вам требати две реченице да објасните разлоге за писање.

 

  • Позив на акцију. Када објасните разлог е-поште, немојте претпостављати да ће прималац знати шта треба да уради. Наведите конкретна упутства. На пример:

„Можете ли да ми пошаљете ове датотеке до четвртка?“ "

„Можете ли ово написати у наредне две недеље?“ "

"Молим вас, пишите Ианн-у о томе и обавестите ме кад то учините." "

Структуирањем вашег захтева у облику питања, прималац се позива да одговори. Такође можете да користите: „обавестите ме када сте то урадили“ или „јавите ми да ли је ово у реду за вас“. "

 

  • завршни. Пре слања е-поште обавезно укључите завршну поруку. Ово има двоструку сврху поновити ваш позив на акцију и учинити да се прималац осјећа добро.

 

Примери добрих закључних линија:

„Хвала на вашој помоћи око овога. "

„Једва чекам да чујем шта мислите. "

„Обавестите ме ако имате питања. "

  • Завршити размишљање о додавању вашег потписа којем претходи порука добродошлице.

То може бити „Искрено“, „С поштовањем“, „Угодан дан“ или „Хвала“.