Пишите за читање

Колега вам је управо послао имејл о састанку који имате за сат времена. Е-маил би требало да садржи кључне информације које треба да представите, као део важног пројекта.

Али постоји проблем: е-пошта је тако лоше написана да не можете да пронађете податке који су вам потребни. Има правописних грешака и непотпуних реченица. Параграфи су толико дуги и збуњујући да вам треба три пута више него што је потребно да пронађете информације које желите. Као резултат тога, нисте довољно припремљени за састанак и не иде тако добро како сте се надали.

Да ли сте се икада суочили са оваквом ситуацијом? У свету преоптерећеном информацијама, неопходно је комуницирати јасно, концизно и ефикасно. Људи немају времена да читају е-поруке дуге књиге, а немају ни стрпљења да тумаче мејлове који су лоше конструисани и где су корисне информације разбацане свуда.

Плус твој вештине писања су добри, бољи утисак ћете оставити на људе око себе, укључујући свог шефа, колеге и клијенте. Никад не знате докле ће вас одвести ови лепи утисци.

У овом чланку ћемо видети како можете да побољшате своје вештине писања и избегнете уобичајене грешке.

Публика и формат

Први корак ка јасном писању је одабир одговарајућег формата. Да ли треба да пошаљете неформални емаил? Написати детаљан извештај? Или написати званично писмо?

Формат ће, заједно са вашом публиком, дефинисати ваш „глас писања“, односно колико формалан или опуштен тон треба да буде. На пример, ако пишете е-поруку потенцијалном клијенту, да ли треба да има исти тон као порука е-поште пријатељу?

Дефинитивно не.

Почните тако што ћете идентификовати ко ће прочитати вашу поруку. Да ли је то за више руководиоце, цео тим или малу групу која ради на одређеном фајлу? У свему што пишете, ваши читаоци или примаоци морају да дефинишу ваш тон као и аспекте садржаја.

ПРОЧИТАЈТЕ  Пошаљите е-поруку свом надређеном: коју врсту љубазне формуле да користите?

Композиција и стил

Када сазнате шта пишете и за кога пишете, морате почети да пишете.

Празан, бели екран рачунара је често застрашујући. Лако је заглавити јер не знате како да почнете. Испробајте ове савете за састављање и форматирање документа:

 

  • Почните са својом публиком: Запамтите да ваши читаоци можда не знају ништа о ономе што им говорите. Шта прво треба да знају?
  • Направите план: Ово је посебно корисно ако пишете дужи документ, као што је извештај, презентација или говор. Контуре вам помажу да идентификујете које кораке треба да следите којим редоследом и да раздвојите задатак на информације којима се може управљати.
  • Покушајте са мало емпатије: На пример, ако пишете продајну е-поруку за потенцијалне купце, зашто би им било стало до вашег производа или продајног предлога? Која је корист за њих? Запамтите потребе ваше публике у сваком тренутку.
  • Користите реторички троугао: Ако покушавате да убедите некога да нешто уради, обавезно објасните зашто би људи требало да вас слушају, изнесите своју поенту на начин који ће ангажовати вашу публику и представите информације на рационалан и кохерентан начин.
  • Идентификујте своју главну тему: Ако имате потешкоћа да дефинишете главну тему своје поруке, претварајте се да имате 15 секунди да објасните свој став. Шта кажете ? Ово је вероватно ваша главна тема.
  • Користите обичан језик: Осим ако не пишете научни рад, обично је најбоље користити једноставан, директан језик. Не користите дугачке речи само да бисте импресионирали људе.

структура

Ваш документ треба да буде што је могуће лакши за употребу. Користите наслове, титлове, ознаке и бројеве колико год је то могуће да бисте раздвојили текст.

На крају крајева, шта би могло бити лакше за читање: страница пуна дугих пасуса или страница разбијена на кратке пасусе са насловима одељака и тачкама за набрајање? Документ који је лако скенирати ће се читати чешће од документа са дугим, густим пасусима.

ПРОЧИТАЈТЕ  Шаблон писма: затражите исплату неискоришћеног плаћеног одсуства

Наслови треба да привуку пажњу читаоца. Коришћење питања је често добра идеја, посебно у тексту огласа, јер питања помажу да читалац буде заинтересован и радознао.

У е-маиловима и приједлозима, користите кратке, стварне наслове и поднаслове, као што су они у овом чланку.

Додавање графике је такође паметан начин да одвојите текст. Ова визуелна помагала не само да омогућавају читаоцу да задржи своју пажњу на садржају, већ и да пренесе важне информације много брже од текста.

Граматичке грешке

Вероватно знате да ће грешке у вашој е-пошти учинити да ваш рад изгледа непрофесионално. Неопходно је да избегнете грубе грешке тако што ћете набавити проверу правописа и ревидирати свој правопис што је више могуће.

Ево неколико примера најчешће коришћених речи:

 

  • Шаљем / шаљем / шаљем

 

Глагол "послати" као глагол прве групе, увек ће писати у првом лицу једнине "шаљем" са "е". "Пошиљка" без "е" је име ("пошиљка") и може бити множина: "пошиљке".

 

  • Придружујем вам се / придружујем вам се

 

Човек ће увек писати "Ја вам се придружујем" са "с". "Заједно" са "т" је коњугација трећег лица у једнини "он се придружује".

 

  • Крајњи рок / рок

 

Чак и ако је "браник" причвршћен на женско име, немојте се препустити искушењу и увек пишите "браник" без "е".

 

  • Препорука / препорука

 

Ако на енглеском пишемо "препоруку" са "е", на француском увек пишемо "препоруку" са "а".

 

  • Је ли тамо / је тамо / је тамо

 

У упитне формуле додајемо еуфонично „т“ да бисмо олакшали изговор и спречили два узастопна самогласника. Стога ћемо написати „има ли“.

 

  • У смислу / у смислу

 

Никада се не пише "у смислу" без "с". Уистину, увијек постоји неколико "термина" у употреби овог израза.

ПРОЧИТАЈТЕ  Како култивисати снагу уверења?

 

  • Оф / амонг

 

Пазите да вас не заведе реч "осим" која се завршава са "с". Никада не пише "међу" са "с". То је приједлог и непромјењив је.

 

  • Као што је договорено / договорено

 

Чак и причвршћено на женско име, "како је договорено" је увијек непромјењиво и никада не узима "е".

 

  • Одржавање / сервис

Немојте бркати име и глагол. Име "интервју" без "т" описује размену или "интервју за посао". Коњугирани глагол у трећем лицу једнине "одржава" се користи када је у питању радња одржавања нечега.

Неки од ваших читалаца неће бити савршени у правопису и граматици. Они можда неће приметити ако направите ове грешке. Али немојте то користити као изговор: обично ће бити људи, посебно виши руководиоци, који ће то примијетити!

Из тог разлога, све што напишете треба да буде прихватљивог квалитета за све читаоце.

верификација

Непријатељ добре лектуре је брзина. Многи људи журе кроз своје имејлове, али тако пропуштате грешке. Пратите ова упутства да бисте потврдили шта сте написали:

  • Проверите заглавља и подножја: Људи их често игноришу да би се фокусирали само на текст. Само зато што су заглавља велика и подебљана не значи да су без грешака!
  • Прочитајте е-пошту наглас: Ово вас тера да идете спорије, што значи да постоји већа вероватноћа да ћете открити грешке.
  • Прстом пратите текст док читате: То је још једна ствар која вам помаже да успорите.
  • Почните на крају текста: Поново прочитајте реченицу од краја до почетка, помаже вам да се фокусирате на грешке, а не на садржај.