Принт Фриендли, ПДФ и е-пошта

Е-пошта је дуго била основни алат за пословну комуникацију, али истраживање које је спровела Сендмаил. Открио је да је изазвао напетост, конфузију или друге негативне посљедице за КСНУМКС% професионалаца.

Дакле, како можете избећи ово са својим е-маиловима? И како можете писати е-поруке које дају жељене резултате? У овом чланку прегледамо стратегије које можете користити да бисте осигурали да је ваша употреба е-поште јасна, ефикасна и успјешна.

Просјечан уредски радник прима е-пошту КСНУМКС дневно. Са овом количином поште, појединачне поруке се лако могу заборавити. Следите ова једноставна правила тако да е-поруке буду примећене и коришћене.

  1. Немојте превише комуницирати путем е-поште.
  2. Добро искористите објекте.
  3. Направите јасне и кратке поруке.
  4. Будите љубазни.
  5. Проверите свој тон.
  6. Ререад.

Немојте превише комуницирати путем е-поште

Један од највећих извора стреса на послу је огроман број е-порука које људи добијају. Дакле, пре него што започнете писање е-поште, запитајте се: „Да ли је ово заиста неопходно?“

У том контексту, морате користити телефон или инстант мессенгер да бисте обрадили проблеме који могу бити предмет повратне информације. Користите алат за планирање комуникација и идентификујте најприкладније канале за различите врсте порука.

Кад год је то могуће, дајте лоше вијести особно. Помаже вам да комуницирате са емпатијом, саосећањем и разумевањем и да се искупите ако је ваша порука погрешно преузета.

Добро искористите објекте

Наслов новина има две функције: он бележи вашу пажњу и резимира чланак тако да можете да одлучите да ли да га прочитате или не. Предмет ваше е-маил поруке треба да уради исту ствар.

Објект већа је вероватноћа да ће празно бити занемарено или одбијено као „нежељена пошта“. Зато увек користите неколико добро одабраних речи да бисте примаоцу указали на садржајЕ-маил.

Можда ћете желети да укључите датум у насловну тему ако је ваш пост једна од редовних серија е-поште, као што је недељни извештај о пројекту. За поруку која захтева одговор, можете да укључите и позив на акцију, као што је „Молим вас пре 7. новембра“.

ПРОЧИТАЈТЕ  Како успети у изгледу?

Добро написана тема, као што је ова испод, даје најважније информације без да прималац чак мора да отвори е-маил. Ово служи као позивница која подсјећа кориснике на састанак сваки пут када посјећују пристиглу пошту.

 

Лош пример Добар пример
 
Предмет: састанак Предмет: Састанак о процесу ПАССЕРЕЛЛЕ - 09 сати, 25. фебруара 2018

 

Држите поруке јасне и кратке

Е-поруке, као и традиционална пословна писма, морају бити јасне и сажете. Држите своје реченице кратке и прецизне. Тијело е-поште мора бити директно и информативно, те садржавати све релевантне информације.

За разлику од традиционалних писама, слање више е-порука не кошта више од слања. Дакле, ако требате комуницирати с неким на више различитих тема, размислите о писању засебне е-поште за сваку од њих. Ово појашњава поруку и допушта дописнику да одговори на једну тему.

 

Лош пример Добар пример
Предмет: Ревизија за извештај о продаји

 

Здраво Мицхелин,

 

Хвала вам што сте послали овај извештај прошле недеље. Прочитао сам јуче и осећам да поглавље КСНУМКС захтева прецизније информације о нашим продајним цифрама. Такође мислим да би тон могао бити формалнији.

 

Осим тога, желио сам вас обавијестити да сам овог петка заказао састанак са одјелом за односе с јавношћу о новој рекламној кампањи. Она је у КСНУМКСхКСНУМКС и биће у малој сали за састанке.

 

Молим вас, јавите ми ако сте на располагању.

 

Хвала,

 

Камил

Предмет: Ревизија за извештај о продаји

 

Здраво Мицхелин,

 

Хвала вам што сте послали овај извештај прошле недеље. Прочитао сам јуче и осећам да поглавље КСНУМКС захтева прецизније информације о нашим продајним цифрама.

 

Такође мислим да би тон могао бити формалнији.

 

Да ли бисте могли да измените ове коментаре на уму?

 

Хвала вам за ваш труд!

 

Камил

 

(Цамилле затим шаље још један емаил о ПР састанку.)

 

Овде је важно пронаћи равнотежу. Не желите некога да бомбардујете е-поштом и има смисла комбиновати више повезаних тачака у једну пошту. Када се то догоди, будите једноставни са нумерисаним пасусима или тачкама и размислите о „разбијању“ информација на мале, добро организоване јединице ради лакшег варења.

Такође имајте на уму да је у добром примеру горе, Цамилле навела шта је хтела да уради Мицхелин (у овом случају, модификује извештај). Ако људима помогнете да знају шта желите, постоји већа шанса да ће вам га дати.

Будите љубазни

Људи често мисле да е-поруке могу бити мање формалне од традиционалних писама. Али поруке које шаљете одраз су вашег професионализма, вредности и пажње до детаља су важне, тако да је потребан одређени ниво формалности.

Осим ако нисте у добрим односима с неким, избјегавајте неформални језик, сленг, жаргон и неприкладне скраћенице. Емотикони могу бити од помоћи у разјашњавању ваше намере, али најбоље је користити их само са људима које добро познајете.

Затворите поруку са "С поштовањем", "Добар дан / вечер вама" или "Добро за вас", у зависности од ситуације.

Приматељи могу одлучити да штампају е-поруке и дијеле их с другима, тако да увијек будите љубазни.

Проверите тон

Када сусрећемо људе лицем у лице, користимо њихов говор тела, вокалне тонове и изразе лица како бисмо проценили како се осећају. Е-маил нас лишава ове информације, што значи да не можемо знати када су људи погрешно разумјели наше поруке.

Ваш избор речи, дужина реченице, интерпункција и капитализација могу се лако погрешно протумачити без визуелних и слушних знакова. У првом примјеру испод, Лоуисе би могла помислити да је Ианн фрустриран или љут, али у стварности се осјећа добро.

 

Лош пример Добар пример
Луиз,

 

Потребан ми је твој извештај пре КСНУМКС-а данас или ћу пропустити рок.

 

Ианн

Хи Лоуисе,

 

Хвала вам на вашем труду на овом извештају. Можете ли ми дати вашу верзију пре КСНУМКС сати, тако да не пропустим рок?

 

Мерци д'аванце,

 

Ианн

 

Размислите о „осећају“ е-поште на емоционалном нивоу. Ако се ваше намере или осећања могу погрешно разумети, пронађите мање двосмислен начин да изговорите своје речи.

коректура

И на крају, пре него што кликнете на „Пошаљи“, одвојите тренутак и проверите да ли у е-пошти има правописних, граматичких и интерпункцијских грешака. Ваши имејлови су део ваше професионалне слике као и одећа коју носите. Стога се мрзи због слања поруке која садржи серијске грешке.

Током коректуре, обратите пажњу на дужину е-поште. Људи чешће читају кратке, концизне е-поруке од дугих, неповезаних е-порука, тако да будите сигурни да су ваше е-поруке што краће, без искључивања неопходних информација.

Кључне тачке

Већина од нас проводи добар део свог дана читајте и састављајте поруке е-поште. Али поруке које шаљемо могу бити збуњујуће за друге.

Да бисте написали ефективне е-поруке, питајте се прво да ли заиста треба да користите овај канал. Понекад је боље узети телефон.

Нека ваше е-поруке буду концизне и прецизне. Пошаљите их само људима који заиста требају да их виде и јасно назначите шта желите да прималац уради следеће.

Имајте на уму да су ваши имејлови одраз ваше професионалности, вредности и пажње према детаљима. Покушајте да замислите како би други могли да протумаче тон ваше поруке. Будите љубазни и увек двапут проверите шта сте написали пре него што кликнете на „пошаљи“.