Е-пошта је дуго била суштинско средство за пословну комуникацију, али анкета коју је спровео Сендмаил. Откривено је изазвало напетост, конфузију или друге негативне последице за 64% професионалаца.

Дакле, како можете избећи ово са својим е-маиловима? И како можете писати е-поруке које дају жељене резултате? У овом чланку прегледамо стратегије које можете користити да бисте осигурали да је ваша употреба е-поште јасна, ефикасна и успјешна.

Просјечан уредски радник прима е-пошту КСНУМКС дневно. Са овом количином поште, појединачне поруке се лако могу заборавити. Следите ова једноставна правила тако да е-поруке буду примећене и коришћене.

  1. Немојте превише комуницирати путем е-поште.
  2. Добро искористите објекте.
  3. Направите јасне и кратке поруке.
  4. Будите љубазни.
  5. Проверите свој тон.
  6. Ререад.

Немојте превише комуницирати путем е-поште

Један од највећих извора стреса на послу је велика количина е-порука које људи примају. Дакле, пре него што почнете да пишете е-пошту, запитајте се: „Да ли је ово заиста неопходно?“

У овом контексту, требало би да користите телефон или тренутне поруке да бисте се позабавили питањима која ће вероватно бити предмет дискусија. Користите алат за планирање комуникација и идентификујте најбоље канале за различите врсте порука.

Кад год је то могуће, дајте лоше вијести особно. Помаже вам да комуницирате са емпатијом, саосећањем и разумевањем и да се искупите ако је ваша порука погрешно преузета.

Добро искористите објекте

Новински наслов чини две ствари: привлачи вашу пажњу и резимира чланак тако да можете одлучити да ли ћете га прочитати или не. Ваша тема е-поште треба да уради исто.

Објект вероватније је да ће празан простор бити занемарен или одбијен као „нежељена пошта“. Зато увек користите неколико добро одабраних речи да бисте примаоцу рекли о чему се ради.

Можда бисте желели да укључите датум у наслов ако је ваша порука део редовне серије е-поште, као што је недељни извештај о пројекту. За поруку која захтева одговор, можете да укључите и позив на акцију, као што је „Молим до 7. новембра“.

Добро написана тема, попут оне испод, пружа најважније информације, а да прималац чак и не мора да отвори е-пошту. Ово служи као подсетник који примаоце подсећа на ваш састанак кад год проверавају своје пријемно сандуче.

 

Лош пример Добар пример
 
Предмет: састанак Предмет: Састанак о процесу ПАССЕРЕЛЛЕ - 09 сати, 25. фебруара 2018

 

Држите поруке јасне и кратке

Е-поруке, као и традиционална пословна писма, морају бити јасне и сажете. Држите своје реченице кратке и прецизне. Тијело е-поште мора бити директно и информативно, те садржавати све релевантне информације.

За разлику од традиционалних писама, слање више е-порука не кошта више од слања једне. Дакле, ако требате да комуницирате са неким о више различитих тема, размислите о писању засебне е-поште за сваку. Ово појашњава поруку и омогућава вашем дописнику да одговори на једну по једну тему.

 

Лош пример Добар пример
Предмет: Ревизија за извештај о продаји

 

Здраво Мицхелин,

 

Хвала вам што сте послали овај извештај прошле недеље. Прочитао сам га јуче и осећам да Поглавље 2 захтева конкретније информације о нашим цифрама продаје. Такође мислим да би тон могао бити формалнији.

 

Поред тога, желео сам да вас обавестим да сам за петак заказао састанак са службом за односе са јавношћу о новој рекламној кампањи. Она је у 11:00 и биће у малој конференцијској сали.

 

Обавестите ме да ли сте доступни.

 

Хвала,

 

Камил

 Предмет: Ревизија за извештај о продаји

 

Здраво Мицхелин,

 

Хвала вам што сте послали овај извештај прошле недеље. Прочитао сам га јуче и осећам да Поглавље 2 захтева конкретније информације о нашим цифрама продаје.

 

Такође мислим да би тон могао бити формалнији.

 

Да ли бисте могли да измените ове коментаре на уму?

 

Хвала вам за ваш труд!

 

Камил

 

(Цамилле затим шаље још један емаил о ПР састанку.)

 

Овде је важно успоставити равнотежу. Не желите да бомбардујете некога е-поштом и има смисла комбиновати неколико повезаних тачака у један пост. Када се то догоди, нека буде једноставно са нумерисаним параграфима или тачкама и размислите о „резању“ информација на мале, добро организоване јединице како бисте их лакше сварили.

Такође имајте на уму да је у добром примеру изнад, Камила навела шта жели да Мицхелин уради (у овом случају, промени извештај). Ако помогнете људима да знају шта желите, већа је вероватноћа да ће вам то дати.

Будите љубазни

Људи често мисле да е-поруке могу бити мање формалне од традиционалних писама. Али поруке које шаљете одраз су вашег професионализма, вредности и пажње до детаља су важне, тако да је потребан одређени ниво формалности.

Осим ако нисте у добрим односима са неким, избегавајте неформални језик, сленг, жаргон и неприкладне скраћенице. Емотикони могу бити од помоћи у разјашњавању ваше намере, али је најбоље да их користите само са људима које добро познајете.

Затворите поруку са "С поштовањем", "Добар дан / вечер вама" или "Добро за вас", у зависности од ситуације.

Примаоци могу да изаберу да штампају имејлове и деле их са другима, тако да увек будите љубазни.

Проверите тон

Када сусрећемо људе лицем у лице, користимо њихов говор тела, вокалне тонове и изразе лица како бисмо проценили како се осећају. Е-маил нас лишава ове информације, што значи да не можемо знати када су људи погрешно разумјели наше поруке.

Ваш избор речи, дужина реченице, интерпункција и велика слова могу се лако погрешно протумачити без визуелних и слушних знакова. У првом примеру испод, Луиз би могла помислити да је Јан фрустриран или љут, али у стварности се осећа добро.

 

Лош пример Добар пример
Луиз,

 

Треба ми ваш извештај до 17 часова данас или ћу пропустити рок.

 

Ианн

 Хи Лоуисе,

 

Хвала вам на вашем труду на овом извештају. Можете ли ми дати вашу верзију пре КСНУМКС сати, тако да не пропустим рок?

 

Хвала унапред,

 

Ианн

 

Размислите о „осећају“ е-поште на емоционалном нивоу. Ако се ваше намере или осећања могу погрешно разумети, пронађите мање двосмислен начин да изговорите своје речи.

коректура

На крају, пре него што кликнете на „Пошаљи“, одвојите мало времена да проверите да ли у својој е-пошти има било каквих правописних, граматичких и интерпункцијских грешака. Ваши мејлови су део вашег професионалног имиџа као и одећа коју носите. Због тога је забрањено слати поруку која садржи грешке у низу.

Током коректуре, обратите пажњу на дужину е-поште. Људи чешће читају кратке, концизне е-поруке од дугих, неповезаних е-порука, тако да будите сигурни да су ваше е-поруке што краће, без искључивања неопходних информација.

Кључне тачке

Већина од нас проводи добар део свог дана читајте и састављајте поруке е-поште. Али поруке које шаљемо могу бити збуњујуће за друге.

Да бисте написали ефективне е-поруке, питајте се прво да ли заиста треба да користите овај канал. Понекад је боље узети телефон.

Нека ваше е-поруке буду концизне и прецизне. Пошаљите их само људима који заиста требају да их виде и јасно назначите шта желите да прималац уради следеће.

Запамтите да су ваше е-поруке одраз вашег професионализма, ваших вредности и ваше пажње на детаље. Покушајте да замислите како би други могли да протумаче тон ваше поруке. Будите љубазни и увек проверите шта сте написали пре него што притиснете „пошаљи“.