Ако немате јасну рутину за руковање порукама, они брзо могу постати извор знатног губитка времена. С друге стране, ако радите оно што је неопходно на организационом нивоу како се не бисте препустили више десетина непрочитаних порука е-поште. Тада се можете ослободити ума од сваке могућности да пропустите важну пошту. У овом чланку су наведени бројни доказани поступци. Прихватајући их, сигурно ћете моћи поштено да управљате својим поштанским сандучићем.
Аутоматски или ручно класификујте било који е-маил у наменску фасциклу или подмапе.
Ово је врста методе која ће вам омогућити да брзо сортирате е-пошту према важности. Можете да класификујете своје поруке е-поште према теми, теми, роковима. Важно је искористити све карактеристикама поштанског сандучета за потпуно управљање оперативним поштама. Једном када креирате директоријум са директоријумом и подмапом у складу са режимом организације који вам одговара. Свака порука ће имати своје место у поштанском сандучету, као и свака папирна датотека на вашем столу. Дакле, чим истекне тренутак за обраду ваших е-порука, можете се концентрисати 100% на остатак свог посла.
Планирајте одређено време за обраду е-порука
Наравно, морате остати одговорни и бити у могућности обрадити поруке које чекају од вас тренутни одговор. За крај, планирајте најрелевантнији тренутак (е) како бисте доследно обрађивали своје поруке е-поште. Започните с припремом свих елемената потребних за обраду вашег рада. Датотеке за папир, спајалице, штампачи, све мора бити при руци како би се олакшала максимална концентрација. Без обзира на то када се одлучите. Сада када је ваш поштански сандучић организован као центар за сортирање поштанских пошта, имате могућност да мирно обрадите своју е-пошту са ефикасношћу и брзином.
Очистите свој поштански сандучић брисањем свих непотребних билтена
Да ли се ваш поштански сандучић стално паразитира незанимљивим билтенима или огласима? Водите рацуна о свим овим билтенима који изгледају више као нежељена пошта него ишта друго. Морате систематски одјавити претплату са свих ових листа које вам не доносе ништа конкретно и што може брзо постати инвазивно. Можете користити алате попут Цлеанфок где ОдвојитеМе урадите потребно у неколико кликова. Без да вам одузму јутро, ова врста решења ће вам огромно помоћи да зауставите све ово дигитално загађење. Хиљаде порука е-поште могу се релативно брзо обрадити.
Подесите аутоматски одговор
Ускоро идете на одмор дуго времена. Детаљи које не треба занемарити, активирали су аутоматски одговор поштанског сандучета. То је нешто важно, тако да су сви људи са којима професионално дописујете е-поштом добро информисани о вашем одсуству. Многи неспоразуми могући су када купац или добављач изгубе стрпљење, јер ове поруке остају без одговора. Ово се лако може избећи кратком поруком која ће се аутоматски послати током вашег одмора. Треба само да наведете датум свог повратка са одмора, а зашто не и е-маил колегу ако је потребно.
Пригушите број е-порука које шаљете у копији
Систематским коришћењем порука е-поште послатих у копији (ЦЦ) и невидљиве карбонске копије (ЦЦИ) може се брзо створити бескрајна размена. Људи који су требали само да добију вашу поруку ради информација, сада захтевају појашњења. Други се питају зашто су добили ову поруку и с правом је доживљавају као губљење времена. Када се одлучујете да некога ставите у петљу, водите рачуна да ваш избор буде заиста релевантан. Поруке послане било коме на било који начин треба избегавати.
Имајте на уму да адреса е-поште може имати правну вредност
Колико год је могуће чувајте све своје поруке е-поште, они имају снагу доказивања, посебно индустријског суда. Електронска порука ако је оверена истом правном вредношћу као и писмо које би написали руком. Али пазите, чак и једноставна порука послан без размишљања за колегу или клијента може имати озбиљне последице. Ако купац докаже, е-пошта има подршку, да нисте поштовали своје обавезе у погледу испоруке или друго. Последице ћете морати да сносите за свој посао и за себе. У привредним споровима као иу индустријским судовима, доказ се каже да је "бесплатан". То значи да ће одлучити судија и да је боље да пажљиво класификујете његове имејлове него да их ставите у смеће.
