Просечан француски запослени проведе око четвртине недеље пролазећи кроз стотине мејлова које свакодневно шаље и прима.

Међутим, и поред тога што смо добар део свог времена заглавили у поштанском сандучићу, многи од нас, чак и најпрофесионалнији, још увек не знају како да користе е-пошта на одговарајући начин.

У ствари, с обзиром на обим порука које читамо и пишемо сваки дан, већа је вјероватноћа да ћемо направити срамотне грешке, које могу имати озбиљне пословне посљедице.

У овом чланку смо дефинисали најважнија правила "сајбер-суда" која треба знати.

Укључите јасну и директну тему

Примери добре теме укључују „Промењен датум састанка“, „Кратко питање о вашој презентацији“ или „Предлози за предлог“.

Људи често одлучују да отворе е-пошту на основу наслова, бирају ону која читаоцима даје до знања да решавате њихове бриге или проблеме на послу.

Користите професионалну адресу е-поште

Ако радите за компанију, морате користити е-маил адресу своје компаније. Али ако користите лични налог е-поште, било да сте самозапослени или желите да га повремено користите за пословну кореспонденцију, требало би да будете опрезни када бирате ову адресу.

ПРОЧИТАЈТЕ  Професионални поздрави: уметност пословне комуникације

Увек треба да имате адресу е-поште на којој је ваше име како би прималац тачно знао ко шаље е-пошту. Никада не користите адресу е-поште која није прикладна за посао.

Добро размислите пре него што кликнете на „одговори свима“

Нико не жели да чита мејлове 20 људи који немају никакве везе са њима. Игнорисање е-порука може бити тешко, јер многи људи добијају обавештења о новим порукама на свом паметном телефону или ометајућим искачућим порукама на екрану свог рачунара. Уздржите се од клика на „одговори свима“ осим ако мислите да би сви на листи требало да приме е-пошту.

Укључите блок потписа

Дајте читаоцу информације о себи. Обично наведите своје пуно име, титулу, назив компаније и контакт информације, укључујући број телефона. Такође можете додати мало рекламе за себе, али немојте претеривати са изрекама или илустрацијама.

Користите исти фонт, величину и боју као остатак е-поште.

Користите професионалне поздраве

Немојте користити необавезне, колоквијалне изразе као што су "Здраво", "Здраво!" или "Како си?".

Опуштена природа наших списа не би требало да утиче на поздрав у е-поруци. "Здраво!" То је веома неформалан поздрав и генерално, не треба га користити у радној ситуацији. Уместо тога користите "Хелло" или "Гоод евенинг".

Умерено користите узвичне знаке

Ако одлучите да користите узвичник, користите само један да бисте изразили свој ентузијазам.

ПРОЧИТАЈТЕ  Пример писма за захтев за исплату премије

Људи се понекад заносе и на крају реченица ставе бројне узвичне знаке. Резултат може изгледати превише емотиван или незрео, узвичне знакове треба штедљиво користити у писању.

Будите опрезни са хумором

Хумор се лако може изгубити у преводу без правилног тона и израза лица. У професионалном разговору, хумор је најбоље изоставити из е-порука осим ако добро познајете примаоца. Такође, нешто што мислите да је смешно можда није неком другом.

Знајте да људи из различитих култура говоре и пишу другачије

До погрешне комуникације лако може доћи због културолошких разлика, посебно у писаној форми када не можемо да видимо говор тела једни другима. Прилагодите своју поруку културној позадини или нивоу знања примаоца.

Добро је имати на уму да високо контекстуалне културе (јапански, арапски или кинески) желе да вас упознају пре него што послују са вама. Као резултат тога, може бити уобичајено да запослени у тим земљама буду више лични у свом писању. С друге стране, људи из култура ниског контекста (њемачки, амерички или скандинавски) радије иду врло брзо.

Одговарајте на своје имејлове, чак и ако е-порука није намењена вама

Тешко је одговорити на све поруке е-поште које су вам послате, али покушајте. Ово укључује случајеве када вам је е-порука случајно послата, посебно ако пошиљалац очекује одговор. Одговор није неопходан, али је добар е-маил етикет, посебно ако та особа ради у истој компанији или индустрији као и ви.

ПРОЧИТАЈТЕ  Пошаљите е-поруку свом надређеном: коју врсту љубазне формуле да користите?

Ево примера одговора: „Знам да сте веома заузети, али мислим да нисте желели да ми пошаљете ову е-пошту. И желео сам да те обавестим да можеш да га пошаљеш правој особи. »

Прегледајте сваку поруку

Ваше грешке неће остати непримећени од стране прималаца ваше е-поште. И, у зависности од примаоца, можда ћете бити осуђени због тога.

Не ослањајте се на проверу правописа. Прочитајте и поново прочитајте своју пошту неколико пута, најбоље наглас, пре него што је пошаљете.

Додајте адресу е-поште последњу

Избегавајте случајно слање е-поште пре него што завршите са састављањем и исправљањем поруке. Чак и када одговарате на поруку, добра је идеја да уклоните адресу примаоца и убаците је само када сте сигурни да је порука спремна за слање.

Проверите да ли сте изабрали исправног примаоца

Морате бити веома пажљиви када куцате име из свог адресара у ред „За“ е-поште. Лако је изабрати погрешно име, што може бити неугодно за вас и особу која грешком прими е-пошту.

Користите класичне фонтове

За професионалну кореспонденцију, увек чувајте своје фонтове, боје и стандардне величине.

Кардинално правило: Ваше е-поруке би требало да буду једноставне за читање других људи.

Уопштено говорећи, најбоље је користити тип са 10 или 12 тачака и лако читљиво писмо, као што су Ариал, Цалибри или Тимес Нев Роман. Када је у питању боја, црна је најсигурнији избор.

Пратите свој тон

Баш као што су шале изгубљене у преводу, ваша порука се брзо може погрешно протумачити. Запамтите да ваш интервјуер нема гласовне знакове и изразе лица које би добили у дискусији један на један.

Да бисте избегли било какав неспоразум, препоручујемо да наглас прочитате поруку пре него што кликнете на дугме Пошаљи. Ако вам се чини тешко, чиниће се тешким за читаоца.

За најбоље резултате избегавајте употребу потпуно негативних речи („неуспех“, „лоше“ или „прегледано“) и увек реците „молим“ и „хвала“.