Принт Фриендли, ПДФ и е-пошта

Просјечан француски запосленик проведе око четвртине седмице прегледавања стотина е-порука које свакодневно шаље и прима.

Међутим, и поред тога што смо добар део свог времена заглавили у поштанском сандучићу, многи од нас, чак и најпрофесионалнији, још увек не знају како да користе е-пошта на одговарајући начин.

У ствари, с обзиром на обим порука које читамо и пишемо сваки дан, већа је вјероватноћа да ћемо направити срамотне грешке, које могу имати озбиљне пословне посљедице.

У овом чланку смо дефинисали најважнија правила "сајбер-суда" која треба знати.

Укључите јасну и директну линију објекта

Примери добрих тема укључују "Састанак измењен датумом", "Брзо питање о презентацији" или "Предлози за предлог".

Људи се често одлучују да отворе а емајл У зависности од теме, изаберите ону која читаоцима даје до знања да се бавите њиховим бригама или пословним проблемима.

Користите професионалну адресу е-поште

Ако радите за компанију, морате користити е-маил адресу своје компаније. Али ако користите лични налог е-поште, без обзира да ли сте слободни или га желите повремено користити за пословну кореспонденцију, требали бисте бити пажљиви при одабиру ове адресе.

Увек треба да имате адресу е-поште која носи ваше име тако да прималац тачно зна ко шаље е-пошту. Никада немојте користити адресу е-поште која није погодна за рад.

Добро размислите пре него што кликнете на „одговори свима“

Нико не жели да чита имејлове од 20 људи који са њима немају никакве везе. Игнорирање е-поште може бити тешко, јер многи људи добијају обавештења о новим порукама на паметним телефонима или ометајућим искачућим порукама на екранима рачунара. Уздржите се од клика на „одговори свима“, осим ако мислите да би сви чланови листе требали добити е-пошту.

ПРОЧИТАЈТЕ  Образац писма за захтев за добијање ваше уплатнице

Укључите блок потписа

Обезбедите читаоцу информације о вама. Као опште правило, наведите своје пуно име, назив, име компаније и контакт информације, укључујући и број телефона. Можете додати и мало рекламе за себе, али не идите предалеко са изрекама или илустрацијама.

Користите исти фонт, величину и боју као и остатак поруке е-поште.

Користите професионалне поздраве

Немојте користити опуштени и познати израз као што је "Здраво", "Здраво!" Или "Како сте?"

Опуштена природа наших списа не би требало да утиче на поздрав у е-поруци. "Здраво!" То је веома неформалан поздрав и генерално, не треба га користити у радној ситуацији. Уместо тога користите "Хелло" или "Гоод евенинг".

Користите ускличнике у модерацији

Ако одлучите да користите ускличник, користите само један да бисте изразили свој ентузијазам.

Људи се понекад љуте и стављају бројне знакове узвика на крају својих реченица. Резултат може изгледати сувише емотиван или незрео, ускличници би требали бити кориштени штедљиво у писаном облику.

Будите опрезни са хумором

Хумор се лако може изгубити у преводу без исправног тона или израза лица. У професионалној размјени, боље је оставити хумор из е-поште, осим ако добро познајете приматеља. Осим тога, нешто што мислите да је смешно можда није за неког другог.

Знајте да људи из различитих култура говоре и пишу другачије

Лоша комуникација се лако може десити због културних разлика, посебно у писаној форми када не можемо да видимо говор тела једног другог. Прилагодите своју поруку културној позадини примаоца или вашем степену знања.

ПРОЧИТАЈТЕ  Најбољи начин да добро напишете професионално писмо 

Добро је имати на уму да високо контекстуалне културе (јапански, арапски или кинески) желе да вас упознају пре него што послују са вама. Као резултат тога, може бити уобичајено да запослени у тим земљама буду више лични у свом писању. С друге стране, људи из култура ниског контекста (њемачки, амерички или скандинавски) радије иду врло брзо.

Одговорите на е-поруке, чак и ако е-пошта није била за вас

Тешко је одговорити на све поруке које су вам послате, али треба да покушате. Ово укључује случајеве у којима вам је е-маил случајно послат, посебно ако пошиљалац чека одговор. Одговор није потребан, али је добра ознака за е-пошту, посебно ако особа ради у истој компанији или индустрији.

Ево примера одговора: „Знам да сте веома заузети, али мислим да нисте желели да ми пошаљете овај е-маил. И желео сам да вас обавестим како бисте могли да га пошаљете правој особи. "

Прегледајте сваку поруку

Ваше грешке неће проћи незапажено за примаоце ваше е-поште. И, у зависности од примаоца, може вам се судити због тога.

Немојте се ослањати на проверу правописа. Читајте и поново читајте пошту више пута, пожељно наглас, пре него што је пошаљете.

Додајте последњу адресу е-поште

Избегавајте случајно слање е-поште пре него што завршите са писањем и исправљањем поруке. Чак и када одговарате на поруку, добро је избрисати адресу примаоца и уметнути је само када сте сигурни да је порука спремна за слање.

ПРОЧИТАЈТЕ  Сваки прималац има одговарајућу љубазну формулу!

Проверите да ли сте изабрали исправног примаоца

Морате бити веома опрезни када укуцате име из адресара на линији "То" у е-пошти. Лако је изабрати погрешно име, што може бити неугодно за вас и особу која грешком прими пошту.

Користите класичне фонтове

За професионалну кореспонденцију, увек чувајте своје фонтове, боје и стандардне величине.

Кардинално правило: Ваше е-поруке би требало да буду једноставне за читање других људи.

Уопштено, најбоље је користити КСНУМКС или КСНУМКС знакове тачака и лако читљиви фонт, као што су Ариал, Цалибри или Тимес Нев Роман. Када је у питању боја, црна је најсигурнији избор.

Пратите свој тон

Баш као што су шале изгубљене у преводу, ваша порука се брзо може погрешно протумачити. Запамтите да ваш интервјуер нема гласовне знакове и изразе лица које би добили у дискусији један на један.

Да бисте избегли било какав неспоразум, препоручујемо да наглас прочитате поруку пре него што кликнете на дугме Пошаљи. Ако вам се чини тешко, чиниће се тешким за читаоца.

За најбоље резултате, избегавајте коришћење потпуно негативних речи ("неуспех", "лош" или "занемарени") и увек кажите "молим" и "хвала".