У свом професионалном животу, често ћете морати да пишете протестну е-пошту. Ово се може упутити колеги, партнеру или добављачу. Шта год да је ваш разлог, морате узети у обзир одређене захтеве да би вас саговорници схватили озбиљно. Стога је савладавање писања ове врсте порука императив. Ево како да своју е-пошту о спору учините успешном.
Fokusirajte se na činjenice
Kada pišete protestnu e-poštu, važno je da budete rigorozni u pogledu činjenica. Drugim rečima, elementi moraju biti postavljeni na činjenični način kako bi čitalac mogao brzo da shvati kontekst.
Dakle, izbegavajte detalje i nepotrebne rečenice i umesto toga navedite bitne stvari kao što su činjenice i datumi. Zaista će sa ovim elementima primalac moći da razume svrhu vaše e-pošte. Morate dati jasne, precizne i datirane informacije.
Navedite kontekst, a zatim temu e-poruke
Pređite pravo na stvar kada pišete protestnu e-poštu. Nisu vam potrebne formulacije poput „Pišem vam ovu e-poštu“ jer su to očigledne stvari na koje ne treba isticati.
Nakon što ste jasno izneli činjenice koje su dovele do vaše žalbe i ne zaboravljajući datum. To može biti sastanak, seminar, razmena e-pošte, izveštavanje, kupovina materijala, račun, itd.
Nastavite, navodeći svoja očekivanja što je moguće eksplicitnije.
Ideja je da primalac može brzo da razume svrhu vaše e-pošte i šta želite od nje.
Fokusirajte se na trezvenost u svom govoru
Pisanje protestne e-pošte zahteva trezan i koncizan stil. Pošto je ovo posebna situacija, morate se fokusirati na činjenice i svoja očekivanja. Da biste to uradili, koristite kratke rečenice koje sumiraju suštinu vašeg izazova i koje su napisane svakodnevnim, ljubaznim jezikom.
Takođe, obavezno koristite ljubaznu frazu koja je prikladna za tu priliku. „S poštovanjem“ i „srdačnim pozdravom“ treba izbegavati u ovoj vrsti razmene.
Ostanite profesionalni
Obavezno ostanite profesionalni kada pišete protestnu e-poštu, čak i ako ste izuzetno nezadovoljni. Morate dati sve od sebe da se obuzdate jer emocije ne spadaju u profesionalno pisanje.
Zato izbegavajte da koristite reči koje bi na ovaj ili onaj način mogle da ispoljavaju vaša osećanja. Važno je da vaša e-pošta ostane činjenična.
Priložite dokaze
Konačno, da biste uspeli u protestnoj e-poruci, neophodno je da priložite dokaze svojim argumentima. Morate zaista pokazati primaocu da ste u pravu što osporavate. Zato priložite bilo koji dokument koji možete koristiti kao dokaz i navedite ga u e-poruci.
