Post eller post: Vilket bör föredras?

Att skicka ett brev eller ett brev till en korrespondent är en mycket utbredd praxis. Även om det idag finns möjlighet att rekommendera en kurir är det tydligt att mejlet garanterar mer snabbhet i överföringen av meddelanden. Det finns dock tillfällen i yrkessammanhang där det är mer fördelaktigt att använda ett mejl än ett brev. Som sagt, korrekt användning av artiga uttryck bör inte försummas. Post eller post: Vad bör föredras och vilka artiga formler är lämpliga under vissa omständigheter?

När ska man skicka brev?

Det är lämpligt att skicka brev i vissa specifika sammanhang. Ibland är det lagen som kräver att du gör detta.

I arbetslivet är det brukligt att skicka ett uppsägningsbrev, att kalla till en uppsägningsintervju eller att bryta prövotiden genom att formalisera begäran eller beslutet i en skrivelse.

När det gäller relationerna mellan kunder och leverantörer kan vi nämna bland de omständigheter som kräver adressen till ett brev, det formella meddelandet för obetald faktura, ursäkterna efter leveransen av en defekt produkt eller det formella meddelandet om en defekt produkt, leverans av en beställning .

När ska du helst skicka ett professionellt e-postmeddelande?

Att skicka ett brev passar i praktiken de dagliga utbytena som sker i yrkessammanhang. Så är fallet när det gäller att skicka en offert till en prospekt, relansera en kund om en försenad faktura eller skicka dokument till en kollega.

Men det är en sak att veta när man ska använda professionell e-post och en annan är att använda artiga uttryck på ett bra sätt.

Vad är strukturen för ett uppföljande e-postmeddelande?

En kunds uppföljningsmail är i allmänhet uppbyggd i 7 delar. Vi kan citera bland dessa:

  • Den personliga artiga formeln
  • Kroken
  • Sammanhanget
  • Projektet
  • Uppmaningen till handling
  • Övergången
  • Den sista artiga frasen

När det gäller den artiga formeln i början av e-postmeddelandet, rekommenderas att anpassa den. Du kan till exempel säga: "Hej + Efternamn / Förnamn".

När det gäller den sista artiga formeln kan du anta den här: "I väntan på att du kommer tillbaka önskar jag dig ett trevligt slut på dagen och förblir naturligtvis tillgänglig". Denna artiga formel passar kunden som du har en något omfattande affärsrelation med eller kunden du känner i synnerhet.

När det gäller en klient som du inte har utvecklat en daglig relation med, bör den artiga formeln i början av mejlet vara av typen "Mr ..." eller "Fru ...". När det gäller den artiga formeln i slutet av e-postmeddelandet kan du använda formeln "I väntan på att du återvänder, vänligen acceptera försäkran om mina bästa känslor".

För att överföra offerter till en kund är strukturen nästan densamma. Men när du överför dokument till en kollega hindrar ingenting dig från att säga hej. I slutet av mejlet rekommenderas även artiga uttryck som "Vänliga hälsningar" eller "Vänliga hälsningar".