Företags e-post

I dagens affärsmiljö där e-post har blivit det föredragna kommunikationsverktyget. Det är viktigt att behärska de färdigheter som krävs för att förmedla dina budskap. Det finns många sätt att kommunicera sitt missnöje till en kollega som du är i konflikt med på något sätt. Vi kan tänka oss en diskussion ansikte mot ansikte, ett telefonsamtal eller någon form av medling. E-post är dock fortfarande ett av de mest använda medlen i arbetslivet.

Email är ett mycket kraftfullt verktyg som används ofta av många anledningar.

När du skickar ett mejl sker en automatisk inspelning av kommunikationen. Därför kan dina olika utbyten organiseras i mappen lagras säkert. De kan alltså användas i framtiden av referenser eller juridiska skäl. Att använda e-post som ett officiellt kommunikationsmedel sparar också företag pengar. Det är viktigt att notera dessa punkter för att förstå hur viktigt det är för dig att behärska denna typ av sätt att kommunicera.

I ditt dagliga arbete kan det hända att en kollega behöver en påminnelse om några regler för gott uppförande att ha. Det är värt att komma ihåg att att meddela en medarbetare via e-post är ett formellt och effektivt sätt att få fram din åsikt ordentligt. Om en sådan kollega beslutar sig för att inte ändra sin attityd efter upprepade varningar, kan de e-postmeddelanden du skickat presenteras för att motivera ytterligare åtgärder från din sida. Kom ihåg att de har förvarats på ett säkert sätt och kan hämtas och användas för att visa vederbörandes missförhållanden.

LÄS  Exempel på brev för att kräva betalning av en premie

Innan du meddelar en kollega via e-post

Som nämnts tidigare är användningen av e-post för kommunikation formell. Detta innebär att det väger mer än en verbal varning och har fler konsekvenser. Tänk därför på muntliga varningar innan du meddelar någon du arbetar med via e-post. Vissa kommer att anpassa sitt beteende när du gör det. Följaktligen är det inte nödvändigt att, utan att först ha försökt lösa problemet, ge det onödig omfattning. Att meddela en kollega via e-post kanske inte alltid är det perfekta sättet att övertala dem att ändra sig. Behandla varje fall och var och en efter situationen. Innan du uttrycker din ilska via e-post måste du veta hur du ska gå tillväga. Du måste samla dina tankar och komma på vad du vill skriva och vilken effekt du behöver för att få önskat resultat.

Identifiera problemet

Det allra första du ska göra innan du skickar ditt e-postmeddelande är att identifiera ämnet för din irritation. Det är inte så enkelt som det verkar. På ett kontor där konkurrens och rivalitet råder måste du vara säker på att dina anklagelser har en seriös grund. Det handlar inte om att plåga en medlem i ditt team med skvaller. Men om du är offer eller vittne till en tjänstefel och fakta är säkra, vidta åtgärder. Glöm dock inte i dina spår att respektera reglerna för vanlig artighet.

Vem är den person du har problem med?

Att skapa konflikter mellan dig och en chef i onödan, till exempel, kommer inte att göra dig eller ditt team bra. Detta kommer definitivt att påverka din produktivitet och kan försätta dig i en klibbig situation. Istället för ett e-postmeddelande kan en diskussion ansikte mot ansikte vara till hjälp som ett första steg för att lösa problemet du oroar dig för. Men om dina flera ansikte mot ansikte diskussioner och verbala varningar misslyckas, tveka inte att skicka officiella e-postmeddelanden som säkert kommer att gynna dig senare.

LÄS  Omfattningen av effektiv e-postskrivning

Titta efter din email

Din e-post ska vara professionellt skriven. När du tar initiativ till att kritisera en viss individs beteende eller arbete via e-post, kom ihåg att detta är ett officiellt dokument. Det betyder att det är ett dokument som kan vända sig mot dig. Respektera alla regler som förväntas för att skriva ett brev i detta sammanhang.