Det bästa sättet att skriva ett professionellt brev väl 

Ett professionellt brev är ett skriftligt dokument som säkerställer ett formellt förhållande mellan olika samtalare. Den har en mycket vanlig intern struktur. I huvudsak skrivet på en sida, eller två i undantagsfall. Yrkesbrevet innehåller oftast ett enda ämne. Denna interna struktur har en fördel. Hans skrivplan kan vara densamma oavsett vad. Uppenbarligen kommer det att finnas förändringar med tanke på målet. Var det dock en enkel begäran om information, en ansökan eller till och med ett klagomål. Planen för att skriva professionell korrespondens förblir praktiskt taget oförändrad.

Tidigare, nuvarande, framtid: en trefasplan för ett framgångsrikt professionellt brev

Användningen av det förflutna, nuet och framtiden, i denna kronologiska hierarki, hänvisar till triptiken i skrivplanen för ett professionellt brev. Det är den enkla och effektiva planen att genomföra i alla situationer. Att ifrågasätta, förmedla information, förklara ett visst ämne eller till och med övertyga din läsare. Effektivitet, vilket är motiverat med avseende pålogisk ordning observeras i dess struktur.

 

Det förflutna: steg nummer 1 i planen

Vi skriver ett brev oftast på grundval av ett prejudikat, en initial eller tidigare situation. Det kan vara ett mottaget brev, ett möte, ett besök, en telefonintervju etc. Syftet med att skriva den första delen av detta brev är att kommunicera orsakerna till sändningen. Eller helt enkelt det sammanhang som beskriver situationen. Påminnelsen om fakta uttrycks i allmänhet i en och samma mening. Det är dock bekvämare att konstruera denna mening i undermeningar. Som illustration kan vi ha följande uttryck:

• Jag bekräftar mottagandet av ditt brev och informerade mig om ...
• I ditt brev daterat ………
• Du fick till vår kunskap ...
• Med tanke på ditt pressmeddelande publicerat av tidningen XXX (referens nr 12345) har vi just föreslagit ...
• Efter att ha utfört en verifiering av ditt konto fann vi ...

I situationer där anledningen till att skriva brevet inte är relaterad till ett tidigare faktum. Vid den tidpunkten har vi första stycket i brevet där författaren presenterar sig själv och sin etablering. Fortsätt sedan genom att ange din begäran eller genom att erbjuda dess olika tjänster. Som en del av en begäran om information eller ett serviceförslag kan vi till exempel ha följande uttryck:

• Som experter inom säkerhetssektorn kommer vi den här vägen ....
• Med våra kunders tillfredsställelse i hjärtat ville vi ...
• Vi är mycket glada att meddela att vi har planerat för våra kunder ...

I samband med en spontan ansökan (praktik eller jobb) kan vi också ha uttrycken nedan:

• Ditt företag fångade min uppmärksamhet och som student i ………… skulle jag vilja ansöka om praktik ………
• Nyligen examen i ...

Mottagaren till vilken brevet riktar sig måste från första stycket förstå ämnet för ditt brev.

Det nuvarande: steg nummer två i planen

Denna andra del av planen hänvisar till skälen som motiverar skrivandet av brevet vid tidpunkten T. Med avseende på den tidigare situationen som uttrycktes i den första delen. På denna nivå handlar det om att antingen argumentera, informera, förklara eller till och med ifrågasätta. Beroende på situationens komplexitet kan denna del skrivas antingen i ett fullständigt stycke eller presentera huvudidén i en enda mening. Som illustration kan vi ha följande uttryck:

• Med tanke på att fakturan ... inte rensas på dagen ...
• Medlemskap i vår organisation försäkrar dig också ...
• Trots det faktum att kontraktet föreskriver att arbetet ska börja den ..., observerar vi med förvåning och har haft problem med att förstå de förseningar som rapporterats av Mr. ……….

Framtiden: steg nummer 3 i planen

Denna tredje och sista del avslutar de två första genom att rapportera om efterdyningarna att komma.

Antingen uttrycker vi våra avsikter, som författare till brevet, och så kan vi använda uttryck av typen:

• Idag tar jag personligen hand om att skicka de föremål du begärde
• Vi är redo att ersätta ... naturligtvis med hänsyn till originalet.
• Kom närmare biljettkontoret ... ..

Antingen uttrycker vi en önskan, ber eller uppmuntrar mottagaren att agera eller reagera. Vi kan således ha följande formuleringar:

• Du uppmanas att komma närmare räknaren
• Jag ber dig därför att snabbt kontakta dina experter för att ...
• Din snabbhet att lösa denna situation väntar ivrigt.

Syftet med att skriva detta brev kan eventuellt åtföljas av ett argument:

• Du kommer att justera situationen så snabbt som möjligt (objektivt) enligt de allmänna och specifika bestämmelserna i avtalet. (Argument)
• Kan du ordna min leverans så snart som möjligt ? (Mål) Det är värdelöst att påminna dig om att leveransen måste göras på det schemalagda datumet med tanke på dina försäljningsvillkor. (Argument)

 

En artig formel, viktigt för att stänga ditt professionella brev !

För att avsluta ett professionellt brev korrekt är det viktigt att skriva en artig fras. Det är faktiskt en dubbel artig formel, som består av ett uttryck, men också av en "pre-avslutnings" formel.

Antingen har vi en artighetsformel som återspeglar en viss hjärtlighet:

• Få i förväg vårt tack för ...
• Vi ber om ursäkt för denna oväntade situation
• Jag kommer alltid att vara tillgänglig för att diskutera det vid ett möte
• Du kan när som helst kontakta oss för att ...
• Vi hoppas att detta erbjudande kommer att uppfylla dina förväntningar och vi står naturligtvis till ditt förfogande för ytterligare information.

Antingen har vi en artig formel:

• Vi ber dig acceptera, fru, herr, våra bästa hälsningar.
• Tro, Sir, på uttrycket för våra bästa känslor.
• Vänligen acceptera, fru, våra bästa hälsningar.

 

Fördelen med denna plan i att skriva ett professionellt brev är å ena sidan dess nykterhet när det gäller att skriva innehållet, och å andra sidan dess enkelhet att läsa gentemot mottagaren. Denna tidslinje rekommenderas dock inte för mer komplext och längre innehåll.