Den genomsnittliga franskanställde tillbringar ungefär en fjärdedel av veckan med att gå igenom hundratals e-postmeddelanden som de skickar och tar emot varje dag.
Men trots att vi sitter fast i vår postlåda en bra del av vår tid, vet många av oss, även de mest professionella fortfarande inte hur man använder e-post på lämpligt sätt.
I själva verket, med tanke på volymen av meddelanden som vi läser och skriver varje dag, är vi mer benägna att göra pinsamma misstag, vilket kan få allvarliga affärseffekter.
I den här artikeln har vi definierat de viktigaste "cybercourt" -reglerna att veta.
Inkludera en tydlig och direkt ämnesrad
Exempel på en bra ämnesrad är "Ändrat mötesdatum", "Snabbfråga om din presentation" eller "Förslag till förslaget".
Människor bestämmer sig ofta för att öppna ett e-postmeddelande baserat på ämnesraden, välj ett som låter läsarna veta att du tar itu med deras problem eller arbetsproblem.
Använd en professionell e-postadress
Om du arbetar på ett företag måste du använda din företags e-postadress. Men om du använder ett personligt e-postkonto, oavsett om du är egenföretagare eller gillar att använda det ibland för affärskorrespondens, bör du vara försiktig när du väljer den här adressen.
Du bör alltid ha en e-postadress som har ditt namn på så att mottagaren vet exakt vem som skickar mejlet. Använd aldrig en e-postadress som inte är lämplig för jobbet.
Tänk två gånger innan du klickar på "svara alla"
Ingen vill läsa 20 personers mejl som inte har med dem att göra. Att ignorera e-postmeddelanden kan vara svårt, eftersom många människor får aviseringar om nya meddelanden på sin smartphone eller distraherande popup-meddelanden på sin datorskärm. Avstå från att klicka på "svara alla" såvida du inte tycker att alla på listan ska få e-postmeddelandet.
Inkludera ett signaturblock
Ge din läsare information om dig själv. Vanligtvis inkludera ditt fullständiga namn, titel, företagsnamn och kontaktinformation, inklusive ett telefonnummer. Du kan också lägga till lite reklam för dig själv, men gå inte överbord med ordspråk eller illustrationer.
Använd samma teckensnitt, storlek och färg som resten av e-postmeddelandet.
Använd professionella hälsningar
Använd inte vardagliga, vardagliga uttryck som "Hej", "Hej!" eller "Hur mår du?".
Den avslappnade naturen hos våra skrifter borde inte påverka hälsningen i ett mail. "Hej!" Är en mycket informell hälsning och i allmänhet bör den inte användas i en arbetssituation. Använd "Hello" eller "Good evening" istället.
Använd utropstecken sparsamt
Om du väljer att använda ett utropstecken, använd bara ett för att uttrycka din entusiasm.
Folk rycker ibland och sätter ett antal utropstecken i slutet av sina meningar. Resultatet kan verka för känslomässigt eller omoget, utropstecken bör användas sparsamt i skrift.
Var försiktig med humor
Humor kan lätt gå vilse i översättning utan rätt ton och ansiktsuttryck. I en affärskonversation är det bäst att utelämna humor i e-postmeddelanden om du inte känner mottagaren väl. Dessutom, något du tycker är roligt kanske inte är för någon annan.
Vet att människor från olika kulturer talar och skriver annorlunda
Felkommunikation kan lätt uppstå på grund av kulturella skillnader, särskilt i den skriftliga formen när vi inte kan se varandras kroppsspråk. Anpassa ditt budskap efter mottagarens kulturella bakgrund eller kunskapsnivå.
Det är bra att komma ihåg att mycket kontextuella kulturer (japanska, arabiska eller kinesiska) vill lära känna dig innan de gör affärer med dig. Som ett resultat kan det vara vanligt att anställda i dessa länder är mer personliga i sin skrivning. Å andra sidan föredrar människor från lågkontextkulturer (tyska, amerikanska eller skandinaviska) att gå väldigt snabbt till saken.
Svara på dina mejl, även om mejlet inte var avsett för dig
Det är svårt att svara på alla mejl som skickas till dig, men du bör försöka. Detta inkluderar fall där e-postmeddelandet av misstag skickades till dig, särskilt om avsändaren förväntar sig ett svar. Ett svar är inte nödvändigt, men är bra e-postetikett, särskilt om den personen arbetar i samma företag eller bransch som du.
Här är ett exempel på ett svar: "Jag vet att du är väldigt upptagen, men jag tror inte att du ville skicka det här mejlet till mig. Och jag ville meddela dig så att du kan skicka det till rätt person. »
Granska varje meddelande
Dina misstag kommer inte att gå obemärkt förbi för mottagarna av din e-post. Och beroende på mottagaren kan du bli dömd för att göra det.
Lita inte på stavningskontroller. Läs och läs om din post flera gånger, gärna högt, innan du skickar den.
Lägg till e-postadressen sist
Undvik att av misstag skicka ett e-postmeddelande innan du har skrivit klart det och rättat meddelandet. Även när du svarar på ett meddelande är det en bra idé att ta bort mottagarens adress och sätta in den först när du är säker på att meddelandet är redo att skickas.
Verifiera att du har valt rätt mottagare
Du måste vara mycket försiktig när du skriver ett namn från din adressbok på raden "Till" i e-postmeddelandet. Det är lätt att välja fel namn, vilket kan vara pinsamt för dig och den som tar emot e-postmeddelandet av misstag.
Använd klassiska teckensnitt
För professionell korrespondens behåll alltid dina teckensnitt, färger och standardstorlekar.
Kardinalregeln: Din e-post ska vara lätt för andra att läsa.
I allmänhet är det bäst att använda 10 eller 12 punkters typsnitt och ett lättläst typsnitt, som Arial, Calibri eller Times New Roman. När det kommer till färg är svart det säkraste valet.
Håll ögonen på din ton
Precis som skämt går förlorade i översättning kan ditt meddelande snabbt tolkas. Kom ihåg att din intervjuare inte har stämningsanspråk och ansiktsuttryck som de skulle få i en en-till-en-diskussion.
För att undvika missförstånd rekommenderas att du läser ditt meddelande högt innan du klickar på Skicka. Om det verkar svårt för dig, verkar det svårt för läsaren.
För bästa resultat, undvik att använda totalt negativa ord ("misslyckande", "dåligt" eller "förbisett") och säg alltid "snälla" och "tack".
