Identifiera standardmodellen anpassad till ditt mål

Det finns olika standardmallar för e-postrapporter som används i företag. Att välja rätt format baserat på syftet med din rapport är viktigt för att förmedla ditt budskap tydligt och effektivt.

För en regelbunden övervakningsrapport som vecko- eller månadsrapport, välj en tabellstruktur med nyckeltal (försäljning, produktion etc.).

För en budget- eller resursbegäran, skriv en fil strukturerad i delar med en introduktion, dina detaljerade behov, ett argument och en slutsats.

I en krissituation som kräver en brådskande reaktion, satsa på en direkt och kraftfull stil genom att lista problemen, konsekvenserna och åtgärderna i några få chockerande meningar.

Oavsett modell, ta hand om formateringen med mellanrubriker, punkter, tabeller för att underlätta läsningen. De konkreta exemplen nedan hjälper dig att välja det bästa formatet för varje situation för professionella och effektiva e-postrapporter.

Den ordinarie övervakningsrapporten i form av tabeller

Den regelbundna övervakningsrapporten, till exempel månadsvis eller veckovis, kräver en tydlig och syntetisk struktur som lyfter fram nyckeldata.

Formatet i tabeller gör det möjligt att presentera de viktiga indikatorerna (försäljning, produktion, konverteringsgrad etc.) på ett organiserat och läsbart sätt, på några sekunder.

Namnge dina tabeller exakt, till exempel "Utveckling av onlineförsäljning (månadsomsättning 2022)". Kom ihåg att nämna enheterna.

Du kan inkludera visuella element som grafik för att förstärka budskapet. Se till att uppgifterna är korrekta och att beräkningarna är korrekta.

Komplettera varje tabell eller graf med en kort kommentar som analyserar de viktigaste trenderna och slutsatserna, i 2-3 meningar.

Tabellformatet gör det enkelt för din mottagare att snabbt läsa det väsentliga. Den är idealisk för regelbundna övervakningsrapporter som kräver en sammanfattande presentation av nyckeldata.

Den effektfulla e-posten i händelse av en kris

I en nödsituation som kräver ett snabbt svar, välj en rapport i form av korta, kraftfulla meningar.

Meddela problemet från början: "Vår server är nere efter en attack, vi är offline". Beskriv sedan påverkan: förlorad omsättning, drabbade kunder osv.

Ange sedan de åtgärder som vidtagits för att begränsa skadan och de som ska genomföras omedelbart. Avsluta med en angelägen fråga eller begäran: "Kan vi räkna med ytterligare resurser för att återställa tjänsten inom 48 timmar?"

I en kris är nyckeln att snabbt informera om svårigheterna, konsekvenserna och svaren i några direkta meningar. Ditt budskap måste vara kortfattat och mobiliserande. Den kraftfulla stilen är mest effektiv för den här typen av e-postrapporter.

 

Exempel XNUMX: Detaljerad månatlig försäljningsrapport

Madam,

Nedan hittar du en detaljerad rapport om vår försäljning i mars:

  1. Försäljning i butik

Försäljningen i butik minskade med 5 % från förra månaden till 1 250 000 €. Här är utvecklingen per avdelning:

  • Hushållsapparater: omsättning på 550 000 €, stabil
  • Gör-det-själv-avdelning: omsättning på 350 000 €, minskning med 3 %
  • Trädgårdsavdelningen: omsättning på 300 000 €, minskning med 15 %
  • Köksavdelning: omsättning på 50 000 €, upp 10 %

Nedgången på trädgårdsavdelningen förklaras av det ogynnsamma vädret denna månad. Notera den uppmuntrande tillväxten inom köksavdelningen.

  1. Onlineförsäljning

Försäljningen på vår hemsida är stabil på 900 000 €. Mobiles andel steg till 35 % av onlineförsäljningen. Försäljningen av möbler och inredning ökar kraftigt tack vare vår nya vårkollektion.

  1. Marknadsföringsåtgärder

Vår e-postkampanj för Mormors dag genererade en extra omsättning på 20 000 € i köksavdelningen.

Vår verksamhet på sociala nätverk kring inredning har också lyft försäljningen inom detta segment.

  1. Slutsats

Trots en liten nedgång i butiker är vår försäljning fortsatt stabil, driven av e-handel och riktad marknadsföring. Vi måste fortsätta våra satsningar på inredning och möbler för att kompensera för den säsongsbetonade nedgången inom trädgårdsavdelningen.

Jag står till ditt förfogande för alla förtydliganden.

Med vänliga hälsningar,

Jean Dupont Säljare Östra sektorn

Andra exemplet: Ytterligare budgetbegäran för lansering av en ny produktlinje

 

Fru generaldirektör,

Jag har äran att begära en extra budget från dig som en del av lanseringen av vårt nya produktsortiment planerat till juni 2024.

Detta strategiska projekt syftar till att utöka vårt erbjudande till det livliga segmentet av ekologiska produkter, där efterfrågan växer med 20 % per år, genom att erbjuda 15 ytterligare referenser.

För att garantera framgången för denna lansering är det viktigt att mobilisera ytterligare resurser. Här är mina numeriska förslag:

  1. Tillfällig förstärkning av laget:
  • Rekrytering av 2 heltidsutvecklare över 6 månader för att slutföra paketeringen och den tekniska dokumentationen (kostnad: €12000 XNUMX)
  • Support av en digital marknadsföringsbyrå i 3 månader för webbkampanjen (8000€)
  1. Marknadsföringskampanj :
  • Mediebudget för att sponsra våra publikationer på sociala nätverk (5000€)
  • Skapa och skicka e-postmeddelanden: grafisk design, fraktkostnader för 3 kampanjer (7000€)
  1. Konsumenttest:
  • Organisation av konsumentpaneler för att samla in feedback om produkter (4000€)

Det är totalt 36 000 € för att distribuera de mänskliga och marknadsföringsresurser som krävs för att denna strategiska lansering ska lyckas.

Jag står till ditt förfogande för att diskutera det under vårt nästa möte.

Väntar på din återkomst,

Hälsningar,

John Dupont

Projektledare

 

Tredje exemplet: Försäljningsavdelningens månatliga aktivitetsrapport

 

Kära fru Durand,

Nedan hittar du aktivitetsrapporten för vår försäljningsavdelning för mars månad:

  • Prospekteringsbesök: Våra säljare kontaktade 25 prospekt som identifierats i vår kundfil. 12 möten har fastställts.
  • Skickade erbjudanden: Vi har skickat 10 kommersiella erbjudanden på flaggskeppsprodukter från vår katalog, varav 3 redan har konverterats.
  • Mässor: Vår monter på Expopharm-mässan lockade cirka 200 kontakter. Vi har omvandlat 15 av dem till framtida utnämningar.
  • Utbildning: Vår nya medarbetare Lena följde en veckas fältträning med Marc för att bekanta sig med våra produkter och säljpresentationer.
  • Mål: Vårt kommersiella mål om 20 nya kontrakt under månaden har uppnåtts. Den genererade omsättningen uppgår till 30 000 €.

Vi fortsätter våra ansträngningar att utveckla vår kundlista, tveka inte att skicka mig dina rekommendationer.

Med vänliga hälsningar,

Jean Dupont försäljningschef

 

Exempel fyra: Detaljerad veckoaktivitetsrapport – Stormarknadsbageri

 

Chers kollegor,

Nedan hittar du den detaljerade aktivitetsrapporten för vårt bageri för veckan 1-7 mars:

produktion:

  • Vi producerade i genomsnitt 350 traditionella baguetter per dag, totalt 2100 under veckan.
  • Den totala volymen ökar med 5 % tack vare vår nya ugn, som gör att vi kan möta den växande efterfrågan.
  • Diversifieringen av vårt utbud av specialbröd (landsbygd, fullkorn, spannmål) bär frukt. Vi bakade 750 i veckan.

Försäljning:

  • Den totala omsättningen är 2500€, stabilt jämfört med förra veckan.
  • Wienska bakverk är fortfarande vår bästsäljare (680 €), följt av lunchformler (550 €) och traditionellt bröd (430 €).
  • Försäljningen på söndagsmorgonen var särskilt stark (omsättning på 1200 XNUMX €) tack vare det speciella bruncherbjudandet.

Tillförsel :

  • Mottagning av 50 kg mjöl och 25 kg smör. Lagren är tillräckliga.
  • Funderar på att beställa ägg och jäst till nästa vecka.

personal:

  • Julie har semester nästa vecka, jag ska lägga om scheman.
  • Tack till Bastien som tillhandahåller övertid för försäljning.

problem:

  • Havari i myntmekanismen på tisdagsmorgonen, reparerad under dagen av elektrikern.

Med vänliga hälsningar,

Jean Dupont Manager

 

Femte exemplet: Brådskande problem – Fel i bokföringsprogramvaran

 

Hej alla,

I morse har vårt bokföringsprogram buggar som förhindrar inmatning av fakturor och övervakning av huvudboken.

Vår IT-tjänsteleverantör, som jag kontaktade, bekräftar att det är fråga om en ny uppdatering. De jobbar på att fixa.

Under tiden är det omöjligt för oss att registrera transaktioner och kontantövervakningen störs. Vi riskerar att hamna på efterkälken väldigt snabbt.

Så här åtgärdar du problemet tillfälligt:

  • Skriv ner dina fakturor/utgifter på en akut excelfil som jag ska hämta
  • För kundförfrågningar, ring mig för att verifiera konton live
  • Jag gör mitt bästa för att hålla dig informerad om framstegen.

Vår tjänsteleverantör är fullt mobiliserad och hoppas kunna lösa detta problem inom max 48 timmar. Jag vet att det här felet är dåligt, tack för din förståelse. Vänligen meddela mig om eventuella brådskande problem.

Hälsningar,

Jean Dupont revisor