Om du inte har en tydlig rutin när du hanterar dina e-postmeddelanden kan de snabbt bli en källa till betydande tidsförlust. Å andra sidan om du gör vad som är nödvändigt på organisationsnivå för att inte låta dig invaderas av dussintals olästa e-postmeddelanden. Då kan du befria dig från alla möjligheter att sakna ett viktigt e-postmeddelande. I den här artikeln listas ett antal beprövade metoder. Genom att anta dem kommer du säkert att kunna hantera din brevlåda mycket mer lugn.
Klassificera automatiskt eller manuellt alla e-postmeddelanden i en dedicerad mapp eller undermappar.
Detta är den typ av metod som gör att du snabbt kan sortera dina e-postmeddelanden i viktigt ordning. Du kan välja att klassificera dina e-postmeddelanden efter tema, efter ämne, efter tidsfrister. Det viktiga är att dra nytta av allt funktionerna i din brevlåda för att hantera dina e-postmeddelanden på ett fullt fungerande sätt. När du väl har skapat en katalog med mapp och undermapp enligt det organisationsläge som passar dig. Varje meddelande kommer att ha sin plats i din brevlåda som varje pappersfil på ditt skrivbord. Så när ögonblicket har gått för att bearbeta dina e-postmeddelanden kan du koncentrera dig 100% på resten av ditt arbete.
Planera en specifik tid för behandlingen av dina e-postmeddelanden
Naturligtvis måste du förbli lyhörd och kunna behandla meddelanden som väntar på ett omedelbart svar från dig. För resten planerar du det eller de mest relevanta ögonblicket för att hantera dina e-postmeddelanden på ett konsekvent sätt. Börja med att förbereda alla nödvändiga element för bearbetningen av ditt arbete. Pappersfiler, häftapparater, skrivare, allt måste vara praktiskt för att underlätta maximal koncentration. Oavsett när du väljer. Nu när din postlåda är organiserad som ett postsorteringscenter har du möjlighet att behandla dina e-postmeddelanden lugnt med effektivitet och snabbhet.
Rengör din brevlåda genom att ta bort alla onödiga nyhetsbrev
Är din brevlåda konstant parasiterad av ointressanta nyhetsbrev eller annonser? Var noga med att ta bort din brevlåda från alla dessa nyhetsbrev som ser mer ut som skräppost än något annat. Du måste systematiskt avsluta prenumerationen på alla dessa e-postlistor som inte ger dig något konkret och som snabbt kan bli mer invasiva. Du kan använda verktyg som Cleanfox Où Rulla ut mig gör det nödvändiga med några klick. Utan att ta dig en morgon kommer denna typ av lösning att hjälpa dig enormt att få slut på all denna digitala förorening. Tusentals e-postmeddelanden kan behandlas relativt snabbt.
Ställ in ett automatiskt svar
Du kommer snart att åka på semester under lång tid. En detalj som inte ska förbises, aktiverade det automatiska svaret på din brevlåda. Detta är något viktigt så att alla personer som du korresponderar professionellt via e-post är väl informerade om din frånvaro. Många missförstånd är möjliga när en kund eller leverantör tappar tålamod eftersom dessa meddelanden förblir obesvarade. Detta kan lätt undvikas med ett kort meddelande som skickas automatiskt under din semester. Du behöver bara ange datum för din återkomst från semestern och varför inte en kollegas e-postadress vid behov.
Temperera antalet e-postmeddelanden du skickar i kopia
Systematiskt med hjälp av e-postmeddelanden som skickas i kolbondkopiering (CC) och osynlig kolkopia (CCI) kan snabbt genereras oändliga utbyten. Personer som bara skulle få ditt meddelande för information behöver nu förtydligande. Andra undrar varför de fick detta meddelande och uppfattar med rätta det som ett slöseri med tid. När du väljer att sätta någon i slingan, se till att ditt val verkligen är relevant. Meddelanden som skickas till någon på något sätt bör undvikas.
Kom ihåg att ett e-postmeddelande kan ha lagligt värde
Förvara så mycket som möjligt alla dina e-postmeddelanden, de har beviskraften, särskilt till industritribunalen. Ett elektroniskt meddelande om det är certifierat med samma juridiska värde som ett brev som du skulle ha skrivit för hand. Men se upp, till och med ett enkelt meddelande skickas utan att tänka för en kollega eller för en klient kan få allvarliga konsekvenser. Om en kund bevisar, har e-post supporten att du inte har respekterat dina åtaganden när det gäller leverans eller annat. Du måste bära konsekvenserna för ditt företag och för dig själv. I kommersiella tvister som i industriella domstolar sägs beviset vara "fritt". Det vill säga att det är domaren som kommer att avgöra och att det är bättre att noggrant klassificera hans e-postmeddelanden än att ha lagt dem i papperskorgen.
