Utskriftsvänlig, PDF och e-post

I ditt yrkesliv måste du ofta skriva ett protestmejl. Detta kan riktas till en kollega, en partner eller en leverantör. Oavsett ditt motiv måste du ta hänsyn till vissa krav som dina samtalspartners ska ta på allvar. Därför är det absolut nödvändigt att behärska skrivandet av den här typen av meddelanden. Så här får du din protestmail rätt.

Fokusera på fakta

När du skriver protestmejlet är det viktigt att vara noggrann med fakta. Inslagen måste med andra ord ställas på ett sakligt sätt så att läsaren snabbt kan greppa sammanhanget.

Så undvik detaljer och onödiga meningar och ange istället väsentliga saker som fakta och datum. Det är verkligen med dessa element som mottagaren kommer att kunna förstå syftet med ditt e-postmeddelande. Du måste tillhandahålla tydlig, exakt och daterad information.

Ange sammanhanget och sedan ämnet för e-postmeddelandet

Gå direkt till punkten när du skriver ett protestmejl. Du behöver inte formuleringar som "Jag skriver det här mejlet till dig" eftersom det är uppenbara saker som inte behöver påpekas.

Efter att tydligt ha presenterat de fakta som gav upphov till ditt klagomål och utan att glömma datumet. Det kan vara ett möte, ett seminarium, ett mejlbyte, en rapportering, ett materialköp, ett fakturakvitto m.m.

LÄS  Rapporten: 4 viktiga poäng att veta att lyckas

Fortsätt och ange dina förväntningar så tydligt som möjligt.

Tanken är att mottagaren snabbt kan förstå syftet med ditt mejl och vad du vill ha av det.

Fokusera på nykterhet i ditt föredrag

Att skriva ett protestmejl kräver en sober och kortfattad stil. Eftersom detta är en speciell situation måste du fokusera på fakta och dina förväntningar. För att göra detta, använd korta meningar som sammanfattar kärnan i din utmaning och som är skrivna på ett vardagligt, artigt språk.

Se också till att använda en artig fras som är lämplig för tillfället. "Vänliga hälsningar" och "bästa hälsningar" är snarare att undvika i denna typ av utbyte.

Håll dig professionell

Se till att vara professionell när du skriver ett protestmejl, även om du är extremt olycklig. Du måste göra ditt bästa för att innehålla dig själv eftersom känslor inte riktigt hör hemma i professionellt skrivande.

Så undvik att använda ord som kan visa dina känslor på ett eller annat sätt. Det är viktigt att din e-post förblir saklig.

Bifoga bevis

Slutligen, för att lyckas med ett protestmejl är det viktigt att bifoga bevis till dina argument. Du måste verkligen visa mottagaren att du har rätt att bestrida. Så bifoga alla dokument som du kan använda som bevis och ange det i mejlet.