Varför är det viktigt att starta ett e-postmeddelande väl?
I affärer ställs ditt skrivande ständigt inför en stor utmaning: att fånga läsarens uppmärksamhet. Dina mottagare, överväldigade chefer, måste sortera igenom en mängd daglig information. Resultat ? De ger bara några värdefulla sekunder till varje nytt meddelande.
En svag, tråkig, dåligt levererad inledning... och likgiltighet garanteras! Ännu värre, en känsla av trötthet som kommer att äventyra den fulla förståelsen av budskapet. Det räcker med att säga, ett bittert redaktionellt misslyckande.
Omvänt, en framgångsrik, effektfull introduktion gör att du omedelbart kan väcka intresset hos din hierarki eller dina kollegor. En noggrann introduktion visar din professionalism och din behärskning av affärskommunikationskoder.
Fällan att absolut undvika
Alltför många affärsskribenter gör det ödesdigra misstaget: att gå in på detaljer från de första orden. Eftersom de tror att de gör rätt, hoppar de omedelbart till sakens kärna. Ett skamligt misstag!
Detta "bla"-sätt sliter snabbt ut läsaren innan han ens kommit till sakens kärna. Från de första orden tar han upp, avskräckt av denna förvirrande och oinspirerande ingress.
Ännu värre är att denna typ av introduktion helt saknar hänsyn till mottagarens frågor. Den belyser inte de konkreta fördelarna som kan dras av innehållet i meddelandet.
De 3 magiska ingredienserna i ett fängslande intro
För att lyckas med dina introduktioner rekommenderar proffsen en 3-stegsmetod, ostoppbar för att generera läsarens uppmärksamhet och goodwill:
En kraftfull "krok" för att träffa spelaren
Oavsett om det är en chockerande formulering, en provocerande fråga eller till och med slående siffror... Börja med ett starkt element som tilltalar och väcker nyfikenheten hos din samtalspartner.
Tydligt och direkt sammanhang
Efter det första klicket, följ upp med en enkel och direkt mening för att lägga grunden till ämnet till hands. Läsaren bör omedelbart förstå vad som kommer att handla om, utan att behöva tänka.
Fördelarna för mottagaren
Sista väsentliga ögonblicket: förklara varför detta innehåll intresserar honom, vad han har att vinna direkt på det. Dina "nytta"-argument är avgörande för att få folk att engagera sig i läsning.
Hur ordnar man dessa 3 komponenter?
Den typiska rekommenderade sekvensen är följande:
- En chockmening eller catchy fråga som inledning
- Fortsätt med 2-3 rader av kontextualisering av temat
- Avsluta med 2-3 rader som beskriver fördelarna för läsaren
Naturligtvis kan du justera proportionerna beroende på meddelandets karaktär. Kroken kan stödjas mer eller mindre, kontextualiseringsdelen mer eller mindre tillhandahålls.
Men håll dig till denna allmänna struktur "krok -> sammanhang -> fördelar". Det utgör en utmärkt röd tråd för att introducera innehållet i ditt meddelande med genomslagskraft.
Talande exempel på effektfulla introduktioner
För att bättre visualisera metoden finns det inget som slår några konkreta illustrationer. Här är några typiska modeller för framgångsrika introduktioner:
Exempel på mejl mellan kollegor:
"Ett litet förtydligande kan spara 25 % på din nästa kommunikationsbudget... Under de senaste veckorna har vår avdelning identifierat en ny, särskilt lönsam sponsringsstrategi. Genom att implementera det från nästa räkenskapsår skulle du minska dina utgifter avsevärt samtidigt som du får synlighet.”
Exempel på att presentera en rapport till ledningen:
"De senaste resultaten bekräftar att lanseringen har blivit en riktig kommersiell framgång. På bara 2 månader har vår marknadsandel inom kontorsautomationssektorn ökat med 7 poäng! I detalj analyserar denna rapport nyckelfaktorerna för denna prestation, men också de områden som ska planeras för att vidmakthålla denna mycket lovande dynamik.”
Genom att tillämpa dessa effektiva recept, dina professionella skrifter kommer att få genomslag från de första orden. Ta tag i din läsare, väck deras intresse... så följer resten av sig själv!
