I den här artikeln visar vi dig hur du svarar formellt, via e-post, till en kollega som ber dig om information i professionellt sammanhang. Du hittar också en e-postmall att följa för alla dina svar.

Svara på en begäran om information

När en kollega frågar dig, antingen via e-post eller muntligt, om en fråga som är relaterad till ditt jobb, är det normalt att försöka hjälpa honom och ge honom ett genomtänkt och framgångsrikt svar. Ofta kommer du vara tvungen att återvända till honom via e-post, antingen för att du måste ta dig tid att kontrollera informationen med din hierarki, eller eftersom svaret kräver lite forskning från dig. Hur som helst, du måste svara honom genom en hjärtlig e-post, artig och framför allt som kommer att föra honom något i relation till hans begäran.

Några tips för att svara på en kollega som ber dig om information

Du kanske inte har svaret. Snarare än att berätta något för honom, peka honom på en person som vet bättre att informera honom. Det viktigaste att göra är att svara på honom som du inte vet, peka på. Det måste alltid ges möjlighet att studsa tillbaka, eftersom målet är att hjälpa honom.

Om du har svaret, ta då tid för att kontrollera det, för att slutföra det så att din e-post är tillräcklig för honom och att han inte behöver leta efter ytterligare information någon annanstans.

Slutsatsen av ditt email måste visa honom att du förblir till hans förfogande om han har några andra frågor, direkt efter ditt mail eller senare.

LÄS  Vilken typ av artighet att skicka tack i ett professionellt e-postmeddelande?

E-postmall för att svara på en begäran om information från en kollega

Här är en e-postmall för att svara på din kollega som ber om information:

Ämne: Informationsbegäran.

[Kollegans namn]

Jag kommer tillbaka till dig efter din förfrågan angående [föremål för begäran].

Du hittar bifogad en mapp som innehåller huvudfrågorna i det här ämnet, som enligt min mening kan hjälpa dig. Jag har också satt [kollegas namn] i en kopia av det här e-postmeddelandet, för att det hjälper dig ännu bättre, han arbetade mycket på det här projektet.

Jag står kvar till ditt förfogande om du har andra frågor,

bien cordialement

[Signatur] "