Det finns många tillfällen när ditt företag måste skicka ett klagomål, oavsett om det gäller obetalda fakturor, ett krav på ersättning eller ersättning för en produkt som inte överensstämmer från en leverantör, etc. . I den här artikeln ger vi dig de två vanligaste e-postmallarna för klagomål.

E-postmall för att kräva betalning av en faktura

Klagomål på obetalda fakturor är den vanligaste typen av klagomål inom företag. Denna typ av e-post måste vara mycket specifik och kontextualiserad nog så att samtalspartnern förstår omedelbart vad det är - detta kommer att undvika fram och tillbaka, särskilt med samtalare som försöker skjuta tillbaka betalningsdatumet!

Om e-postmeddelandet är den första påminnelsen som skickas, är det ett formellt meddelande. Det är därför en del av en rättslig ram och måste vara välskött om fallet ska gå vidare eftersom det kan fungera som bevis.

Här är en e-postmall för att göra anspråk på en obetald faktura:

Ämne: Formellt meddelande om förfallen faktura

Sir / fru,

Förutom fel eller underlåtenhet från vår sida har vi inte fått betalning av din faktura daterad [datum], i beloppet [beloppet] och löpt ut den [förfallodatum].

Vi ber dig att betala denna faktura så snart som möjligt, samt sen betalning. Vänligen bifoga fakturan i fråga plus sena avgifter som beräknas enligt artikel L.441-6 2008 lag 776-4 August 2008.

Samtidigt som vi väntar på din regularisering, står vi kvar till ditt förfogande för eventuella frågor angående denna faktura.

Acceptera, herr / fru, uttrycket av våra uppriktiga hälsningar,

[Signatur] "

E-postmall för att kräva ersättning eller återbetalning

Det är vanligt att ett företag måste ansöka om ersättning eller ersättning, antingen från sin leverantör eller från en extern partner. Orsakerna är flera: en försening i transporten inom ramen för en affärsresa, en produkt som inte uppfyller kraven eller en anlände i dåligt skick, en katastrof eller någon annan skada kan motivera att du skriver ett sådant e-postmeddelande.

LÄS  Är det bättre att skicka mejl eller snarare brev?

Oavsett källan till problemet kommer strukturen av fordringsmailen alltid att vara densamma. Börja med att avslöja problemet och skadans art innan du lämnar in ditt krav. Var god att citera en lagbestämmelse för att stödja din förfrågan.

Vi föreslår en modell av ett klagomål till en leverantör när det gäller en produkt som inte överensstämmer med dess dimensioner.

Ämne: Återbetalningsbegäran för icke-kompatibel produkt

Sir / fru,

Som en del av kontraktet [beteckning eller kontraktsnummer] som länkar ditt företag till oss beställde vi [kvantitet + produktnamn] från och med [datum], för ett totalt antal [antal order].

Vi mottog produkterna på [datum för mottagandet]. Det överensstämmer dock inte med beskrivningen av din katalog. Faktum är att de dimensioner som anges på din katalog är av [dimensioner], medan den mottagna produkten mäter [dimensioner]. Se bifogat ett foto som intygar att den levererade produkten inte överensstämmer.

Enligt artikel 211-4 i konsumentkoden, som anger att du måste leverera en produkt i enlighet med försäljningskontraktet, vänligen skicka tillbaka denna produkt till [belopp].

Ser fram emot ditt svar, tacka, fru / herr, uttrycket för mina framstående känslor.

[Signatur]