Brevmall: begär ersättning för professionella utgifter

Detaljer och gratis modellbrev för återbetalning av dina yrkesutgifter. Alla spenderar på uppdrag som är dina. För behoven och aktiviteterna i ditt företag är hans ansvar. Arbetsrätten föreskriver, antingen mot uppvisande av styrkande handlingar eller i form av schablonbidrag, att du får ersättning för de belopp som du har förskott. Behandlingsförfarandet kan emellertid ibland bli smärtsamt och tidskrävande. Det är därför upp till dig att organisera dig själv och se till att du får tillbaka dina pengar. Det är osannolikt att andra kommer att oroa dig för det.

Vilka är de olika typerna av företagskostnader?

Ibland kan du bli föremål för affärsutgifter under ditt arbete. Det här är de nödvändiga utgifterna som du måste förskott under utförandet av dina uppgifter och som är relaterade till utförandet av din verksamhet. De flesta av dessa utgiftsrapporter är företagets ansvar.

De så kallade professionella kostnaderna kan ta olika aspekter, varav de viktigaste är:

• Transportkostnader: när du reser med flyg, tåg, buss eller taxi för ett uppdrag eller för att gå till ett professionellt möte;
• Kostnader för körsträcka: om den anställde använder sitt eget fordon för en affärsresa (beräknat med en körsträcka eller hotellnätter);
• Cateringkostnader: för affärsluncher;
• Kostnader för yrkesmässig rörlighet: kopplat till ställningsförändring som leder till en förändring av bosättningsorten.

Det finns också :

• Dokumentationskostnader,
• Dressing kostar,
• Boendekostnader
• Kostnader för distansarbete,
• Kostnaderna för att använda IKT-verktyg (ny informations- och kommunikationsteknik),

Hur genomförs återbetalningen av professionella utgifter?

Oavsett vilken typ av kostnader som uppstått kan villkoren för återbetalning av kostnaderna ha två former. Antingen anges de i anställningsavtalet eller så ingår de i en praxis i företaget.

Betalning kan ske genom direkt återbetalning av faktiska kostnader, det vill säga alla betalningar som uppkommit. Dessa avser kostnaderna för distansarbete, användningen av IKT-verktyg, yrkesmässig rörlighet eller kostnaderna för anställda som är utstationerade utomlands. Som sådan överför arbetstagaren sina olika utgiftsrapporter till sin arbetsgivare. Se till att behålla dem i minst tre år.

Det är också möjligt att du får en tillfällig eller periodisk schablonersättning. Denna metod används för återkommande kostnader, till exempel för en kommersiell agent. I detta fall är den senare inte skyldig att motivera sina kostnader. Tak fastställs av skatteförvaltningen och varierar beroende på kostnaderna (måltider, transport, tillfälligt boende, borttagning, körsträcka). Om gränserna överskrids kan dock arbetsgivaren kräva dina styrkande handlingar. Det bör noteras att företagsledare inte har rätt till denna fasta ersättning.

Processen för att kräva ersättning för professionella kostnader

Som en allmän regel kommer dina professionella utgifter att ersättas efter att styrkande handlingar har skickats till redovisningsavdelningen eller till personalchefen. Saldot visas normalt på din nästa lönebevis och beloppet överförs till ditt konto.

Du har 3 år till ditt förfogande för att bevisa dina yrkesutgifter och därmed få ersättning. Utöver denna period är din chef inte längre skyldig att betala dem. Om du av misstag eller genom att glömma eller vad som helst orsakar vi inte tillbaka dina pengar. Det är verkligen bäst att ingripa snabbt genom att skicka ett brev med begäran om återbetalning till ditt företag.

För att hjälpa dig, här är två exempelbrev för att göra din begäran. Hur som helst. Framför allt, se till att bifoga originaldokumenten och förvara kopior åt dig.

Exempel på ett brev för en normal begäran om ersättning för yrkesutgifter

Efternamn Förnamn anställd
Adress
postnummer

Företag ... (Företagsnamn)
Adress
postnummer

                                                                                                                                                                                                                      (Stad), den ... (Datum),

Ämne: Begäran om ersättning för yrkesutgifter

(Herr), (fru),

Efter de kostnader som uppstått under mina senaste uppdrag. Och nu vill dra nytta av återbetalningen av mina professionella kostnader. Jag skickar härmed en fullständig lista över mina betalningar i enlighet med förfarandet.

Så jag gjorde en resa från _____ (avgångsort) till _____ (destination för affärsresor) från ________ till _____ (resdatum) för att delta i flera viktiga konferenser för utvecklingen av vårt företag. Jag tog ett plan dit och tillbaka under min resa och gjorde flera taxiturer.

Till dessa utgifter läggs mina hotell- och måltidskostnader. Stöddokument som intygar alla mina bidrag bifogas denna ansökan.

I avvaktan på ett gynnsamt svar från dig ber jag dig att ta emot mina respektfulla hälsningar.

 

                                                                        namnteckning

Exempel på ett brev som begär återbetalning av yrkesutgifter i händelse av arbetsgivarens vägran

Efternamn Förnamn anställd
Adress
postnummer

Företag ... (Företagsnamn)
Adress
postnummer

                                                                                                                                                                                                                      (Stad), den ... (Datum),

 

Ämne: Anspråk på ersättning för yrkesutgifter

 

Herr direktör,

Under mina uppgifter var jag tvungen att göra flera affärsresor utomlands. Som anställd [funktion] åkte jag till [destination] i 4 dagar för specifika uppdrag relaterade till min position.

Med tillstånd från min linjechef färdades jag i mitt eget fordon. Jag har rest totalt [antal] kilometer. Till detta ska läggas kostnaden för måltider och flera nätter på hotellet, till ett totalt belopp av [belopp] euro.

Lagen föreskriver att dessa yrkesutgifter måste bäras av företaget. Trots det faktum att alla nödvändiga styrkande handlingar gavs till bokföringsavdelningen vid min återkomst har jag fortfarande inte fått den relaterade betalningen hittills.

Det är anledningen till att jag ber dig ingripa så att jag kan få ersättning så snart som möjligt. Du hittar en kopia av alla fakturor som motiverar min begäran.

Medan du på förhand tackar dig för din hjälp, acceptera, herr direktör, försäkran om min högsta hänsyn.

 

                                                                       namnteckning

Ladda ner ”Exempel på brev för normal begäran om ersättning för yrkesutgifter”