Rapporten: 4 viktiga punkter att veta för att lyckas

Du måste göra en rapporteller en rapport på begäran av din chef. Men du vet inte var du ska börja eller hur du formulerar det.

Här avslöjar jag ett enkelt förfarande i 4-poäng för att förverkliga denna rapport effektivt och med en viss hastighet. Den måste skrivas i en logisk kronologi.

Vad är nyttan av en rapport?

Det ger förmågan till den person som den är avsedd att kunna lita på uppgifterna som presenteras att besluta om en åtgärd. Den information som lagras i rapporten gör det möjligt att besvara en eller flera frågor som är nödvändiga för beslutsfattande.

Med det sagt kan en anställd skriva en rapport för att kunna erbjuda förslag till sin handledare om ett specifikt ämne för att göra förbättringar, till exempel om organisering av en tjänst eller ersättning av material. En rapport är ett utmärkt sätt att kommunicera mellan en överordnad och hans underordnade.

Beroende på syftet med rapporten kan dess presentation vara annorlunda, men det förfarande som jag avslöjar nedan är giltigt för alla rapporter som du måste göra.

LÄS  Professionell e-signatur

Första punkten - Begäran måste vara exakt och tydlig.

Denna första punkt kommer att vara den viktigaste punkten på vilket allt ditt arbete kommer att baseras. Det kommer också att avgränsa det berörda området.

Mottagaren av rapporten

- Vad vill han exakt från din rapport?

- Vilka är mål och mål för rapporten för honom?

- Hur användbar kommer rapporten att vara för din mottagare?

- Känner mottagaren redan ämnet?

- Vet vad hans kunskap är för att inte upprepa information som redan är känd.

Ärendet och modaliteterna

- Vad är situationen?

- Vilka är orsakerna kopplade till begäran om rapporten: svårigheter, förändringar, utvecklingar, modifieringar, förbättringar?

Andra punkten - överväga, välj och samla in viktig information.

Informationen kan vara många, om anteckningar, dokument eller andra rapporter och olika källor, men det viktiga är att vara selektiv för att bara komma ihåg de som är nödvändiga, nödvändiga och nödvändiga och inte förflyttas av information av mindre intresse eller repetitiv som kan skada slutrapporten. Du bör därför bara använda den lämpligaste informationen som motsvarar den begärda rapporten.

Tredje punkten - organisera och genomföra planen

Typiskt börjar planen med en introduktion, fortsätter sedan med utveckling och slutar med en slutsats.

Nedan är den exponerade planen den som generellt träffats. Introduktions- och slutsatsens roll skiljer sig inte åt och håller sin inneboende roll. Tvärtom kan utvecklingen utformas på ett varierande sätt enligt den rapport som du måste inse.

Inledning av rapporten

Den ger viktig information relaterad till själva anledningen till rapporten. dess motiv, dess avsikter, dess raison d'être, dess befogenheter.

LÄS  Slutet av post, den artiga formler att överge

Denna information bör sammanfatta med ett par ord syftet med rapporten, i en kortfattad text samtidigt som den är detaljerad och fullständig.

Det är absolut oanvändbart att ignorera introduktionen, eftersom det i förväg beskriver de exakta uppgifterna i förfrågan så att adressaten och redaktören av rapporten kan vara säkra på att ha förstått varandra ömsesidigt. Det hjälper också till att komma ihåg villkoren för begäran, situationen, villkoren när rapporten inte omedelbart undersöks eller om det är nödvändigt att ompröva det senare.

Utvecklingen av rapporten

Utvecklingen är vanligtvis uppdelad i tre sektioner.

- En konkret och opartisk inventering av situationen eller sammanhanget, det vill säga en detaljerad redogörelse för vad som redan finns.

- En tydlig bedömning av vad som är på plats, som lyfter fram både positiva och negativa aspekter samtidigt som man föreslår en analys som är lika stimulerande och konkret som nödvändigt.

- Råd, förslag och rekommendationer, så långt som möjligt i samband med de fördelar som faller för dem.

Slutsatsen av rapporten

Det ska inte innehålla något nytt ämne som inte skulle ha angivits i utvecklingen. Utan att vara ett förkortat tal av utvecklingen är det där för att få ett svar genom att tydligt föreslå en eller följande lösningar på de rekommendationer som anges i denna.

Fjärde punkten - Skriva rapporten

Vissa regler som är gemensamma för alla redaktioner måste respekteras. Tonvikten kommer att läggas på en begriplig och tillgänglig ordförråd felfri stavning för mer professionalism, korta meningar för bättre förståelse, en luftig struktur av styckena för en bra läsevänlighet.

LÄS  Exempel på brev för att begära betalning för övertid

Att ta särskild omsorg i form av sin rapport kan erbjuda läsaren eller mottagaren en enkel och läskomfort som är väsentlig.

- Du måste vara kortfattad och tydlig i ditt skrivande

- För att säkerställa en bättre fluiditet i läsningen av rapporten, hänvisa läsaren till en bilaga som kommer att komplettera dina förklaringar när det är nödvändigt.

- Planera en sammanfattning när din rapport spänner över mer än tre sidor, vilket gör att mottagaren kan orientera sig i sin läsning, om det är hans val.

- När det är lönsamt eller oumbärligt, integrera tabeller och andra grafer som reflekterar ditt skrivande för att illustrera data. De kan vara avgörande i vissa fall för en god förståelse.

- Glöm inte titlarna och undertexterna för att avgränsa varje del av din rapport för att vinna där också i flyt.

Sammanfattningsvis: Vad man ska komma ihåg

  1. Att tolka och förstå ansökan korrekt kan du svara utan att vara bredvid ämnet för att få effektivitet.
  2. I din rapport kan du dela dina idéer genom att ta ställning till den enkla rapporten.
  3. För att vara effektiv måste din rapport ge svar på de frågor som mottagaren ställer, därav det övergripande intresset för hela presentationen. utarbetande, struktur, uttalande och dess utveckling introduktion, utveckling, slutsats.
  4. Förklara dina argument, observationer och förslag till lösningar.

för formning på Microsoft Word kommer den här 15-minutersvägen på YouTube att vara mer än användbar för dig.