När vissa anställda är frånvarande av olika anledningar utan att meddela sin chef eller chef, vet de inte hur de ska göra sin poäng. Andra har också svårt att begära en kort ledighet när de har ett antal personliga frågor som ska betalas.

Påverkan av din frånvaro beror i stor utsträckning på arten av ditt arbete och den policy som finns på din arbetsplats. Din frånvaro, speciellt om den inte meddelas i förväg, kan vara mycket dyr för din organisation. Därför, innan du fattar beslutet att vara borta, tänk på det. Om detta ska hända eller har hänt, är det ett bra sätt att kommunicera effektivt och snabbt med hjälp av e-post för att be om ursäkt eller förklara för din handledare.

Innan du skriver ett motiveringsbrev

Denna artikel syftar till att visa hur en anställd med en eller flera legitima skäl kan motivera sitt behov av att vara frånvarande eller anledningen till att han inte kunde närvara på sin tjänst. Som anställd är det viktigt att du är säker på eventuella konsekvenser av en frånvaro utan ledighet. Det finns ingen garanti för att ditt e-postmeddelande om ursäkt kommer att få ett positivt svar. Likaså finns det ingen garanti för att när du skriver ett e-postmeddelande med begäran om ledighet från jobbet så kommer det att tas emot positivt.

Men när du måste vara frånvarande av brådskande skäl och du inte kan nå din chef, är det viktigt att skriva ett e-postmeddelande så snart som möjligt med exakta skäl till denna frånvaro. På samma sätt, när du i förväg vet att du behöver ta itu med viktiga personliga eller familjära frågor, är det klokt att göra det skriv ett e-postmeddelande med din ursäkt för besväret och några förklaringar om möjligt. Du gör detta i hopp om att minimera effekten av ditt personliga liv på ditt jobb.

Slutligen, se till att du är bekant med ditt företags policy och protokoll om hur du kan vara frånvarande från din grupp. Företaget kan göra vissa eftergifter i händelse av en nödsituation och tillhandahålla ett sätt att hantera dem. Det kommer sannolikt att finnas en policy för antalet dagar mellan när du behöver ansöka och de dagar du är borta.

Riktlinjer för att skriva e-postmeddelandet

Använd en formell stil

Detta mejl är officiellt. Det bör skrivas i en formell stil. Från ämnesraden till slutsatsen ska allt vara professionellt. Din handledare, tillsammans med alla andra, förväntar sig att du uttrycker allvaret i situationen i ditt mejl. Ditt fall är mer sannolikt att höras när du skriver ett sådant mejl i en formell stil.

Skicka e-postmeddelandet tidigt

Vi har redan betonat vikten av att respektera företagets policy. Observera också att om du behöver skriva ett mail med en professionell ursäkt är det viktigt att göra så snart som möjligt. Detta är särskilt viktigt när du har misslyckats och du har inte kommit till jobbet utan tillstånd. Att meddela din chef tidigt efter en obehörig frånvaro kan undvika en varning. Genom att anmäla dig i god tid före fall av force majeure där du befinner dig, hjälper du företaget att välja en lämplig ersättare eller arrangera.

Var noggrann med detaljerna

Fatta dig kort. Du behöver inte gå in på detaljerna om vad som hände som ledde till att du inte var där eller att du snart var borta. Nämn bara viktiga fakta. Om du ber om tillstånd i förväg, ange vilka dagar du tänker vara frånvarande. Var specifik med datum, ge ingen uppskattning.

Erbjuda hjälp

När du skriver ett ursäktmail för att vara borta, se till att visa att du bryr dig om företagets produktivitet. Det är inte okej att bara säga att du kommer att vara borta, erbjuda dig att göra något som kommer att minska effekterna av din frånvaro. Du kan till exempel göra detta när du kommer tillbaka eller pratar med en kollega för att ersätta dig. Vissa företag kan ha policyer som löneavdrag för dagar borta. Försök därför att till fullo förstå företagets policy och hur du kan arbeta med den.

E-postexempel 1: Hur man skriver ett e-postmeddelande om ursäkt (efter att du missat en arbetsdag)

Ämne: Bevis på frånvaro från 19-11-2018

 Hej Herr Guillou,

 Vänligen acceptera det här e-postmeddelandet som officiellt meddelande om att jag inte kunde delta på jobbet den 19 november 2018 på grund av en förkylning. Liam och Arthur tog min plats i min frånvaro. De utförde alla mina tilldelade uppgifter för den dagen.

 Jag ber om ursäkt för att jag inte har kunnat kommunicera med dig innan jag lämnar jobbet. Jag ber om ursäkt om det uppstått några olägenheter för företaget.

 Jag har bifogat mitt läkarintyg till detta mejl.

 Vänligen meddela mig om du behöver ytterligare information.

 Tack för din förståelse.

Hälsningar,

 Ethan Gaudin

E-postexempel 2: Hur man skriver ett mejl om ursäkt för en framtida frånvaro från ditt jobb

Ämne: Hantera min frånvaro dag 17 / 12 / 2018

Kära fru Pascal,

 Godkänn det här e-postmeddelandet som officiellt meddelande om att jag kommer att vara frånvarande från jobbet den 17 december 2018. Jag kommer att inställa mig som ett professionellt vittne i rätten den dagen. Jag informerade dig om min kallelse till domstol förra veckan och om det absolut nödvändiga för mig att vara närvarande.

 Jag gjorde ett avtal med Gabin Thibault från IT-avdelningen, som just nu är tjänstledig för att ersätta mig. Under rättegångsuppehållen ska jag ringa för att höra om han behöver hjälp.

 Tack.

 Hälsningar,

 Emma Vallee