Professionell post och kurir: Vad är skillnaden?

Mellan ett professionellt e-postmeddelande och ett brev finns det två likheter. Skrivandet ska ske på en professionell stil och reglerna för stavning och grammatik ska följas. Men dessa två skrifter är inte likvärdiga för allt det där. Det finns skillnader både när det gäller struktur och artiga formler. Om du är en kontorsarbetare som vill förbättra kvaliteten på ditt professionella skrivande, har du kommit till rätt plats.

E-post för snabbare distribution och mer enkelhet

E-post har etablerat sig under åren som ett viktigt verktyg för företagens funktion. Den anpassar sig till de flesta professionella situationer, när det gäller utbyte av information eller dokument.

Dessutom kan e-post ses i olika medier. Dessa inkluderar datorn, smartphonen eller surfplattan.

Men det professionella brevet, även om det används mindre frekvent, anses vara vektorn för excellens i officiella interaktioner.

Brev och professionell e-post: En skillnad i form

Jämfört med e-post eller professionell e-post präglas brevet av formalism och kodifiering. Som beståndsdelar i ett brev kan vi nämna omnämnandet av titeln hövlighet, påminnelsen om vad som motiverar brevet, slutsatsen, den artiga formeln, samt referenserna från adressaten och avsändaren.

LÄS  Stavningsfel på jobbet: hur uppfattas du av dem som läser dig?

Å andra sidan i ett mejl är slutsatsen obefintlig. När det gäller de artiga uttrycken är de i allmänhet korta. Vi möter ofta artighetsyttringar av typen "Vänliga hälsningar" eller "Hälsningar" med vissa variationer, till skillnad från de som finns i brev som traditionellt är längre.

Dessutom, i ett professionellt e-postmeddelande, är meningarna kortfattade. Strukturen är inte densamma som i en bokstav eller en bokstav.

Strukturen för professionella e-postmeddelanden och brev

De flesta professionella brev är uppbyggda kring tre stycken. Det första stycket är en påminnelse om det förflutna, det andra spårar den nuvarande situationen och det tredje gör en projektion in i framtiden. Efter dessa tre stycken följer den avslutande formeln och den artiga formeln.

När det gäller professionella e-postmeddelanden är de också strukturerade i tre delar.

Första stycket anger ett problem eller behov medan andra stycket tar upp en åtgärd. När det gäller tredje stycket ger det ytterligare användbar information för mottagaren.

Det bör dock noteras att ordningen på delarna kan variera. Det beror på kommunikationsintentionen hos avsändaren eller avsändaren av e-postmeddelandet.

Hur som helst, oavsett om det är ett professionellt mejl eller ett brev, är det tillrådligt att inte använda smileys. Det rekommenderas också att inte förkorta de artiga formlerna som "Vänliga hälsningar" för "Cdt" eller "Hälsningar" för "Slt". Oavsett hur nära du är, kommer du alltid att tjäna på att vara proffs med dina korrespondenter.