E-post har länge varit ett viktigt verktyg för affärskommunikation, men en undersökning genomförd av Sendmail. Avslöjade att det orsakade spänning, förvirring eller andra negativa konsekvenser för 64% av yrkesverksamma.
Så, hur kan du undvika detta med dina e-postmeddelanden? Och hur kan du skriva e-postmeddelanden som ger de önskade resultaten? I den här artikeln granskar vi de strategier du kan använda för att säkerställa att din användning av e-post är tydlig, effektiv och framgångsrik.
En genomsnittlig kontorsarbetare tar emot cirka 80-e-postmeddelanden om dagen. Med den här volymen kan du enkelt glömma enskilda meddelanden. Följ dessa enkla regler så att dina e-postmeddelanden märks och används.
- Meddela inte för mycket via e-post.
- Använd goda föremål.
- Gör tydliga och korta meddelanden.
- Var artig.
- Kontrollera din ton.
- Läsa.
Meddela inte för mycket via e-post
En av de största källorna till stress på jobbet är den stora mängden e-postmeddelanden som människor får. Så innan du börjar skriva ett e-postmeddelande, fråga dig själv: "Är detta verkligen nödvändigt?"
I detta sammanhang bör du använda telefon eller snabbmeddelanden för att hantera frågor som sannolikt är föremål för diskussioner i efterhand. Använd ett kommunikationsplaneringsverktyg och identifiera de bästa kanalerna för olika typer av meddelanden.
När det är möjligt, ge de dåliga nyheterna personligen. Det hjälper dig att kommunicera med empati, medkänsla och förståelse och lösa in dig själv om ditt meddelande har tagits felaktigt.
Använd goda föremål
En tidningsrubrik gör två saker: den fångar din uppmärksamhet och sammanfattar artikeln så att du kan bestämma om du ska läsa den eller inte. Din e-postämnesrad bör göra detsamma.
Ett objekt tomt utrymme är mer sannolikt att förbises eller avvisas som "spam". Så använd alltid några väl valda ord för att berätta för mottagaren vad mejlet handlar om.
Du kanske vill inkludera datumet i ämnesraden om ditt meddelande ingår i en vanlig e-postserie, till exempel en veckovis projektrapport. För ett meddelande som kräver ett svar kan du också inkludera en uppmaning, till exempel "Vänligen senast den 7 november."
En välskriven ämnesrad, som den nedan, ger den viktigaste informationen utan att mottagaren ens behöver öppna mejlet. Detta fungerar som en uppmaning som påminner mottagarna om ditt möte när de kollar sin inkorg.
| Dåligt exempel Bra exempel |
|
| Ämne: möte | Ämne: Möte om GATEWAY-processen - 09h 25 februari 2018 |
Håll meddelanden tydliga och korta
E-postmeddelanden, som traditionella affärsbrev, måste vara tydliga och koncisa. Håll dina meningar korta och exakta. E-postens kropp måste vara direkt och informativ och innehålla all relevant information.
Till skillnad från traditionella brev kostar det inte mer att skicka flera e-postmeddelanden än att skicka ett. Så om du behöver kommunicera med någon om ett antal olika ämnen, överväg att skriva ett separat e-postmeddelande för varje. Detta förtydligar meddelandet och låter din korrespondent svara på ett ämne i taget.
| Dåligt exempel | Bra exempel |
| Ämne: Revideringar av försäljningsrapporten
Hej Michelin,
Tack för att du skickade denna rapport förra veckan. Jag läste den igår och känner att kapitel 2 kräver mer specifik information om våra försäljningssiffror. Jag tycker också att tonen kunde vara mer formell.
Dessutom ville jag informera er om att jag har schemalagt ett möte nu på fredag med PR-avdelningen om den nya annonskampanjen. Hon är klockan 11:00 och kommer att vara i det lilla konferensrummet.
Meddela mig om du är tillgänglig.
Tack
Camille |
Ämne: Revideringar av försäljningsrapporten
Hej Michelin,
Tack för att du skickade denna rapport förra veckan. Jag läste den igår och känner att kapitel 2 kräver mer specifik information om våra försäljningssiffror.
Jag tror också att tonen kan vara mer formell.
Kan du ändra det med dessa kommentarer i åtanke?
Tack för ditt hårda arbete!
Camille
(Camille skickar sedan ett annat email om PR-mötet.) |
Det är viktigt att hitta en balans här. Du vill inte bombardera någon med e-post, och det är vettigt att kombinera flera relaterade punkter i ett e-postmeddelande. När detta händer, håll det enkelt med numrerade stycken eller punktpunkter, och överväg att "klippa" informationen i små, välorganiserade enheter för att göra den lättare att smälta.
Notera också att i det goda exemplet ovan specificerade Camille vad hon ville att Michelin skulle göra (i det här fallet ändra rapporten). Om du hjälper människor att veta vad du vill ha, är det mer sannolikt att de ger dig det.
Var artig
Människor tror ofta att e-postmeddelanden kan vara mindre formella än traditionella bokstäver. Men de meddelanden du skickar är en reflektion av din egen professionalism, värderingar och uppmärksamhet på detaljer är viktiga, så en viss formalitet behövs.
Om du inte är på god fot med någon, undvik informellt språk, slang, jargong och olämpliga förkortningar. Emoticons kan vara till hjälp för att förtydliga din avsikt, men det är bäst att bara använda dem med personer du känner väl.
Stäng ditt meddelande med "Med vänliga hälsningar", "God dag / kväll till dig" eller "Bra för dig", beroende på situationen.
Mottagare kan välja att skriva ut e-postmeddelanden och dela dem med andra, så var alltid artig.
Kontrollera tonen
När vi träffar människor ansikte mot ansikte använder vi sitt kroppsspråk, vokaltoner och ansiktsuttryck för att utvärdera hur de känner. E-post berövar oss av denna information, vilket innebär att vi inte kan veta när människor har missförstått våra meddelanden.
Ditt val av ord, meningslängd, skiljetecken och versaler kan lätt misstolkas utan visuella och auditiva signaler. I det första exemplet nedan kanske Louise tror att Yann är frustrerad eller arg, men i verkligheten mår han bra.
| Dåligt exempel | Bra exempel |
| Louise,
Jag behöver din rapport senast 17 idag, annars missar jag min deadline.
Yann |
Hej Louise,
Tack för ditt hårda arbete med denna rapport. Kan du ge mig din version innan 17 timmar, så att jag inte saknar min tidsfrist?
Tack på förhand,
Yann |
Tänk på känslan av din e-post emotionellt. Om dina avsikter eller känslor kan missförstås, hitta ett mindre tvetydigt sätt att formulera dina ord.
korrekturläsning
Slutligen, innan du klickar på "Skicka", ägna en stund åt att kontrollera din e-post för eventuella stavnings-, grammatik- och skiljeteckenfel. Dina e-postmeddelanden är lika mycket en del av din professionella image som kläderna du bär. Det är därför ogillat att skicka ett meddelande som innehåller seriefel.
Vid korrekturläsning, var noga med längden på ditt mail. Människor är mer benägna att läsa korta, korta e-postmeddelanden än långa, bortkopplade e-postmeddelanden, så se till att dina e-postmeddelanden är så korta som möjligt utan att utesluta nödvändig information.
Poängklasser
De flesta av oss tillbringar en bra del av vår dag kl läs och skriv e-postmeddelanden. Men meddelandena vi skickar kan vara förvirrande för andra.
För att skriva effektiva e-postmeddelanden, fråga dig själv om du verkligen ska använda den här kanalen. Ibland kan det vara bättre att ta telefonen.
Gör dina e-mails kortfattat och exakt. Skicka dem bara till personer som verkligen behöver se dem och tydligt ange vad du vill att mottagaren ska göra nästa.
Kom ihåg att dina e-postmeddelanden är en återspegling av din professionalism, dina värderingar och din uppmärksamhet på detaljer. Försök att föreställa dig hur andra kan tolka tonen i ditt meddelande. Var artig och dubbelkolla alltid vad du har skrivit innan du trycker på "skicka".
