Utskriftsvänlig, PDF och e-post

 

E-post är det föredragna kommunikationsverktyget för de flesta av oss. E-post är fantastiskt eftersom du inte behöver vara tillgänglig samtidigt som din samtalspartner för att kommunicera. Detta gör att vi kan gå vidare i pågående frågor när våra kollegor är otillgängliga eller på andra sidan jorden.

Men de flesta av oss drunknar i en oändlig lista med e-postmeddelanden. Enligt en rapport som publicerades 2016 tar och skickar den genomsnittliga företagsanvändaren mer än 100 e-postmeddelanden per dag.

Dessutom är e-postmeddelanden alltför lätt missförstådda. En nyligen genomförd Sendmail-studie fann att 64% av personerna skickade eller mottog ett e-postmeddelande som orsakade ilska eller oavsiktlig förvirring.

På grund av volymen av e-postmeddelanden som vi skickar och tar emot, och eftersom e-post ofta misstolkas är det viktigt att skriva dem på ett tydligt och koncist sätt.

Hur skrivs ett professionellt e-postmeddelande korrekt

Att skriva korta och raka e-postmeddelanden kommer att minska tiden för att hantera e-postmeddelanden och göra dig mer produktiv. Genom att hålla dina e-postmeddelanden korta kommer du sannolikt att spendera mindre tid på e-postmeddelanden och mer tid på andra uppgifter. Som sagt, att skriva tydligt är en färdighet. Som alla färdigheter, kommer du att behöva arbeta med dess utveckling.

I början kan det ta lika lång tid att skriva korta e-postmeddelanden som det tar att skriva långa e-postmeddelanden. Men även om så är fallet kommer du att hjälpa dina kollegor, kunder eller anställda att bli mer produktiva, eftersom du kommer att lägga till mindre skräp i deras inkorg, vilket hjälper dem att svara dig snabbare.

Genom att skriva tydligt blir du känd som någon som vet vad de vill och får saker gjorda. Båda är bra för dina karriärmöjligheter.

Så vad tar det för att skriva klara, korta och professionella e-postmeddelanden?

Identifiera ditt mål

Tydliga e-postmeddelanden har alltid ett tydligt syfte.

Varje gång du sätter dig ner för att skriva ett e-postmeddelande, ta några sekunder att fråga dig själv: "Varför skickar jag det här? Vad förväntar jag mig av mottagaren?

Om du inte kan svara på dessa frågor, ska du inte skicka email. Att skriva e-post utan att veta vad du behöver slösar bort din tid och din mottagares. Om du inte vet exakt vad du vill, kommer det vara svårt för dig att uttrycka dig själv tydligt och kortfattat.

LÄS  De vanligaste misstagen i professionell e-post

Använd regeln "En sak åt gången"

E-postmeddelanden ersätter inte möten. Med affärsmöten, ju fler agendapunkter du arbetar med, desto mer produktivt blir mötet.

Med e-post är motsatsen sant. Ju mindre du inkluderar olika ämnen i dina e-postmeddelanden, desto mer saker kommer att vara begripliga för din samtalspartner.

Det är därför det är en bra idé att träna på regeln "en sak i taget". Se till att varje mejl du skickar handlar om en sak. Om du behöver kommunicera om ett annat projekt, skriv ett nytt e-postmeddelande.

Det är också ett bra tillfälle att fråga dig själv: "Denna e-post är det verkligen nödvändigt?" Återigen, bara de absolut nödvändiga e-post visa respekt för den person som du skickar e-post.

Öva empati

Empati är förmågan att se världen genom andras ögon. När du gör detta förstår du deras tankar och känslor.

När du skriver e-postmeddelanden, tänk på dina ord från läsarens synvinkel. Med allt du skriver, fråga dig själv:

  • Hur kan jag tolka denna mening om jag fått den?
  • Innehåller det tvetydiga termer att specificera?

Detta är en enkel men ändå effektiv justering av hur du ska skriva. Att tänka på de människor som kommer att läsa dig kommer att förändra hur de reagerar på dig.

Här är ett empatisk sätt att titta på världen för att hjälpa dig att komma igång. De flesta människor:

  • Är upptagen. De har inte tid att gissa vad du vill ha, och de vill gärna kunna läsa ditt mejl och svara på det snabbt.
  • Njut av komplimang. Om du kan säga något positivt om dem eller deras arbete, gör det. Dina ord kommer inte att slösas bort.
  • Gillar att bli tackad. Om mottagaren hjälpte dig på något sätt, kom ihåg att tacka dem. Du bör göra detta även när det är deras jobb att hjälpa dig.

Förkorta presentationer

När du först mailar någon måste du berätta för mottagaren vem du är. Du kan vanligtvis göra det i en mening. Till exempel: "Det var trevligt att träffa dig på [Event X]. »

LÄS  Skriv bra på jobbet: penna eller tangentbord?

Ett sätt att förkorta introduktioner är att skriva dem som om ni träffades ansikte mot ansikte. Du skulle inte vilja hamna i en fem minuters monolog när du träffar någon personligen. Så gör det inte i e-post.

Du vet inte om en introduktion är nödvändig. Kanske har du redan kontaktat mottagaren, men du vet inte om hon kommer ihåg dig. Du kan lämna dina uppgifter i din elektroniska signatur.

Detta undviker missförstånd. Att återintroducera dig själv för någon som redan känner dig framstår som oförskämt. Om hon inte är säker på om hon känner dig kan du bara låta henne kontrollera din signatur.

Begränsa dig till fem meningar

I varje email du skriver måste du använda tillräckligt många meningar för att säga vad du behöver, inte mer. En användbar praxis är att begränsa dig till fem meningar.

Mindre än fem meningar är ofta brutala och oförskämda, mer än fem meningar slösa tid.

Det kommer att finnas tillfällen då det blir omöjligt att hålla ett email som innehåller fem meningar. Men i de flesta fall är fem meningar tillräckligt.

Antag disciplinen i de fem meningarna och du kommer att hitta dig själv att skriva e-post snabbare. Du får också fler svar.

Använd korta ord

År 1946 rådde George Orwell författare att aldrig använda ett långt ord där ett kort räcker.

Detta råd är ännu mer relevant idag, särskilt när du skriver e-post.

Korta ord visar respekt för din läsare. Genom att använda korta ord gjorde du ditt meddelande lätt att förstå.

Detsamma gäller för korta meningar och stycken. Undvik att skriva stora textblock om du vill att ditt meddelande ska vara klart och lätt att förstå.

Använd den aktiva rösten

Den aktiva rösten är lättare att läsa. Det uppmuntrar också till handling och ansvar. Faktum är att i den aktiva rösten fokuserar meningarna på personen som agerar. I den passiva rösten fokuserar meningarna på det föremål som man agerar på. I den passiva rösten kan det låta som att saker händer av sig själv. Aktivt händer saker bara när människor agerar.

LÄS  Hur korrekturläses en professionell text korrekt?

Håll dig till en standardstruktur

Vad är nyckeln till att hålla dina e-postmeddelanden korta? Använd en standardstruktur. Det här är en mall som du kan följa för varje mail du skriver.

Förutom att hålla din e-post kort, följer en standardstruktur också dig att skriva snabbt.

Med tiden utvecklar du en struktur som kommer att fungera för dig. Här är en enkel struktur för att komma igång:

  • Salutation
  • En komplimang
  • Anledningen till ditt email
  • En uppmaning till handling
  • Ett slutmeddelande (stängning)
  • namnteckning

Låt oss titta på vart och ett av dessa på djupet.

  • Detta är den första raden i e-postmeddelandet. "Hej, [Förnamn]" är en typisk hälsning.

 

  • När du mailar någon för första gången är en komplimang en bra början. En välskriven komplimang kan också fungera som en introduktion. Till exempel :

 

"Jag tyckte om din presentation om [ämne] den [datum]. »

"Jag tyckte att din blogg om [ämne] var väldigt hjälpsam. »

"Det var ett nöje att träffa dig på [event]. »

 

  • Anledningen till ditt email. I det här avsnittet säger du, "Jag ska maila för att fråga om..." eller "Jag undrar om du kan hjälpa till med..." Ibland behöver du två meningar för att förklara dina skäl till att skriva.

 

  • En uppmaning till handling. När du förklarat orsaken till ditt e-postmeddelande, antar du inte att mottagaren kommer att veta vad som ska göras. Ange specifika instruktioner. Till exempel:

"Kan du skicka de filerna till mig senast på torsdag?" »

"Kan du skriva detta under de kommande två veckorna?" "

"Snälla skriv till Yann om det och låt mig veta när du har gjort det. »

Genom att strukturera din begäran i form av en fråga uppmanas mottagaren att svara. Alternativt kan du också använda: "Låt mig veta när du gjorde det här" eller "Låt mig veta om det är ok för dig." "

 

  • stängning. Innan du skickar ditt e-postmeddelande, se till att inkludera ett avslutande meddelande. Detta tjänar det dubbla syftet att upprepa din uppmaning till handling och få mottagaren att må bra.

 

Exempel på bra slutlinjer:

”Tack för all din hjälp med detta. "

"Jag kan inte vänta med att höra vad du tycker. »

”Låt mig veta om du har några frågor. "

  • För att sluta tänka på att lägga till din signatur föregås av ett hälsningsmeddelande.

Det kan vara "Yours truly", "Med vänliga hälsningar", "Ha en bra dag" eller "Tack".