E-posten är ett av de viktigaste kommunikationsmedlen i den professionella miljön. Vissa tenderar dock att glömma reglerna. Detta med tanke på att mejlet anses vara mindre formellt än brevet. Det är viktigt att veta att den här ändå förblir en fungerande skrift, även om den har en lättare eller mer användarvänlig stil. Hur lyckas man med ett professionellt mejl? Upptäck praxis att använda för en utformning i konstens regler.

Ämnesraden i e-postmeddelandet måste vara kort

Det första din mottagare kommer att läsa är uppenbarligen ämnet för din e-post. Detta är faktiskt den enda raden som visas i inkorgen. Detta är anledningen till att det måste vara kort, exakt och snyggt. På samma sätt måste den ha en länk med målet för din e-post (meddela, informera, bjuda in ...). Med andra ord måste mottagaren snabbt förstå vad det är, bara genom att läsa ämnet.

Ämnet för e-postmeddelandet kan formuleras i en nominell mening, en mening utan ett länkord, en mening på 5 till 7 ord, en mening utan en artikel. Här är några exempel: "begäran om information", "ansökan om anställning ...", "avbokning av CSE-utbildningen den 25 januari", "inbjudan till de tio år av företag X", "rapport från mötet från … ", etc.

Observera också att frånvaron av ett ämne kan göra e-postmeddelandet oönskat.

Startformeln

Även kallad samtalsformel, detta betecknar de första orden i e-postmeddelandet. Med andra ord är det orden som säkerställer kontakt med samtalspartnern.

Denna överklagandeformel beror särskilt på följande faktorer:

  • Ditt förhållande till mottagaren: känner du mottagaren? Om så är fallet vid vilken tidpunkt?
  • Kommunikationens sammanhang: formellt eller informellt?

Det är därför uppenbart att du inte kommer att vända dig till en överordnad på samma sätt som du ska vända dig till en kollega. På samma sätt är det en annan formel som du kommer att använda när du adresserar en främling.

Efter överklagandeformeln kommer den första meningen i e-postmeddelandet som måste kopplas till ämnet för den professionella skrivningen.

E-postens innehåll

Överväg att använda den inverterade pyramidtekniken för att skriva din e-post. Detta består av att börja med den viktigaste informationen i e-postmeddelandet som oftast är föremål för e-postmeddelandet. Därefter måste du framkalla den andra informationen på ett minskande sätt, det vill säga från det viktigaste till det minst nödvändiga.

Anledningen till att du ska gå för den här metoden är att den första delen av en mening är den bäst lästa och mest minns. I en 40-ords mening kommer du vanligtvis bara ihåg 30% av den första delen.

Din e-post ska skrivas i korta meningar och på ett professionellt vardagsspråk. Undvik i detta avseende tekniska termer och se till att det finns anslutande ord mellan meningarna.

Slutligen, glöm inte den artiga formeln för att avsluta din e-post. Använd sedan en kort artighet i slutet medan du anpassar den till sammanhanget för utbytet men också till ditt förhållande till mottagaren.