Att ta anteckningar i ett möte är inte alltid lätt. Vare sig att göra en rapport eller en rapport, att skriva på papper allt som sägs kräver en viss teknik.

Här är mina tips för att ta effektiva anteckningar i möten, enkla tips att införa som sparar mycket tid.

Ta anteckningar i ett möte, de viktigaste problemen:

Som du kanske har märkt finns det en märkbar skillnad mellan talhastighet och skrivhastighet.
Faktum är att en talare talar i genomsnitt 150 ord per minut, medan vi normalt inte överskrider 27 ord per minut.
För att vara effektiv måste du kunna lyssna och skriva samtidigt, vilket kräver en viss koncentration och en bra metodik.

Försum inte förberedelsen:

Det här är verkligen det viktigaste steget, på grund av det beror på kvaliteten på din notis som tar emot mötet.
Det är inte nog att komma fram till ett möte med din anteckningsblock under din arm, du måste förbereda dig själv och det här är mitt råd:

  • hämta agendan så snart som möjligt
  • ta reda på de olika ämnen som kommer att diskuteras under mötet,
  • ta hänsyn till adressaten (er) i rapporten och deras förväntningar,
  • vänta inte på det sista ögonblicket att förbereda dig.

Vid din förberedelse måste du också välja det verktyg som passar dig bäst för att ta anteckningar.
Om du föredrar papper, överväg att använda en liten anteckningsbok eller anteckningsblock och få en penna som fungerar ordentligt.
Och om du hellre tar digitala anteckningar, kom ihåg att kontrollera att du har tillräckligt med batteri på din surfplatta, bärbar dator eller smartphone.

Notera det väsentliga:

Du är inte en superhjälte så förvänta dig inte att skriva allt ner.
Under mötet, notera att det som är viktigt, sortera igenom idéerna och välj endast den information som är användbar för att förverkliga din rapport.
Kom också ihåg att notera vad som inte är minnesvärt, såsom datum, siffror eller namn på högtalare.

Använd dina ord:

Det är inte nödvändigt att skriva ord för ord vad det säger. Om meningarna är långa och komplexa har du svårt att hålla upp.
Så ta noteringar med dina ord, det blir enklare, mer direkt och låter dig skriva din rapport lättare.

Förbered din rapport omedelbart efter mötet:

Även om du har antecknat är det viktigt att fördjupa dig i rapport direkt efter mötet.
Du kommer fortfarande att vara i "juice" och därför mer kunna skriva ut vad du har noterat.
Läs om dig själv, förtydliga dina idéer, skapa titlar och undertexter.

Här är du nu redo att göra anteckningar effektivt vid nästa möte. Det är upp till dig att justera dessa tips till din arbetssätt, du kommer bara att vara mer produktiv.