Haka din läsare från inledningen

Inledningen är avgörande för att fånga din läsares uppmärksamhet och uppmuntra dem att läsa resten av din rapport. via e-post.

Börja med en kraftfull mening som sätter sammanhanget eller understryker huvudmålet, till exempel: "Efter den misslyckade lanseringen av vår nya produktlinje är det absolut nödvändigt att analysera orsakerna och agera snabbt".

Strukturera denna korta introduktion i 2-3 nyckelmeningar: nuvarande situation, stora frågor, perspektiv.

Satsa på en direkt stil och starka ord. Placera viktig information i början av meningar.

Du kan inkludera siffror för att stödja din poäng.

På några få riktade rader bör din introduktion få din läsare att vilja läsa vidare för att få veta mer. Från de första sekunderna måste dina ord fångas.

Med en välarbetad introduktion kommer din e-postrapport att fånga uppmärksamheten och motivera din läsare att komma till kärnan i din analys.

Förbättra din rapport med relevanta bilder

Visuella bilder har obestridlig iögonfallande kraft i en e-postrapport. De förstärker ditt budskap på ett kraftfullt sätt.

Tveka inte att integrera grafer, tabeller, diagram, foton om du har relevant data att lägga fram. Ett enkelt cirkeldiagram som illustrerar fördelningen av försäljningen kommer att ha större inverkan än ett långt stycke.

Var dock noga med att välja tydliga bilder som snabbt förstås. Undvik överbelastad grafik. Ange alltid källan och lägg till en förklarande bildtext om det behövs.

Se också till att dina bilder förblir läsbara på mobilen genom att kontrollera displayen. Om det behövs, skapa en version som lämpar sig för små skärmar.

Variera bilderna i din rapport för att stimulera uppmärksamhet, sparsamt. Ett e-postmeddelande överbelastat med bilder kommer att förlora klarhet. Alternativ text och bild för en dynamisk rapport.

Med relevant data väl framhävd, kommer dina bilder fånga ögat och göra din e-postrapport lättare att förstå på ett iögonfallande och professionellt sätt.

Avsluta med att öppna upp perspektiv

Din slutsats bör inspirera din läsare att vidta åtgärder på din rapport.

Sammanfatta först snabbt de viktigaste punkterna och slutsatserna i 2-3 koncisa meningar.

Markera informationen du vill att mottagaren ska komma ihåg först. Du kan använda vissa nyckelord från titlarna för att komma ihåg strukturen.

Avsluta sedan ditt mail med en öppning till vad som är härnäst: förslag till uppföljningsmöte, begäran om validering av handlingsplan, uppföljning för att få snabbt svar...

Din slutsats är tänkt att vara engagerande för att få fram en reaktion från din läsare. En jakande stil med handlingsverb kommer att underlätta detta mål.

Genom att arbeta med din slutsats kommer du att ge perspektiv till din rapport och motivera din mottagare att svara eller vidta åtgärder.

 

Exempel på en rapport via e-post för att eskalera tekniska problem och föreslå en handlingsplan

 

Ämne: Rapport – Förbättringar som ska göras i vår ansökan

Kära Thomas,

De senaste negativa recensionerna på vår app gör mig orolig och behöver några snabba justeringar. Vi måste reagera innan vi tappar fler användare.

Tillfälliga problem

  • App Store-betyg ner till 2,5/5
  • Frekventa buggklagomål
  • Begränsade funktioner jämfört med våra konkurrenter

Förbättringsspår

Jag föreslår att vi nu fokuserar på:

  • Korrigering av de huvudsakliga rapporterade buggarna
  • Lägger till populära nya funktioner
  • En kampanj för att marknadsföra vår kundservice

Låt oss anordna ett möte denna vecka för att exakt definiera de tekniska och kommersiella lösningar som ska implementeras. Det är avgörande att agera snabbt för att återvinna förtroendet hos våra användare och öka applikationens betyg.

Väntar på din återkomst, Jean