Frånvaromeddelanden är viktigt arbetsskrivande. Men av många anledningar kan de förbises. Detta förklaras av sammanhanget för deras skrivande och ibland genom att inte ta hänsyn till den påverkan de kan ha.

Frånvaromeddelandet är faktiskt ett automatiskt meddelande. Skickas som svar på alla meddelanden som tas emot inom ett tidsintervall eller inom en definierad period. Ibland förbereds budskapet i samband med att man går på semester. Denna period, när du förmodligen redan har tankarna någon annanstans, är kanske inte den bästa tiden att skriva ditt meddelande.

Vad är poängen med att konfigurera ett automatiskt frånvaromeddelande?

Frånvaron från arbetsbudskapet är viktigt på många sätt. Den används för att meddela alla dina anställda om din frånvaro. Den tjänar också till att ge information som gör att de kan fortsätta sina aktiviteter i väntan på att du ska återvända. Denna information är huvudsakligen datumet för din återhämtning, kontaktuppgifter i nödsituationer för att kontakta dig eller kontaktuppgifterna till en kollega att kontakta i en nödsituation. Med tanke på allt detta är meddelandet om frånvaro en väsentlig kommunikationshandling för alla yrkesverksamma.

Vilka är de fel som ska undvikas?

Med tanke på vikten av frånvaromeddelandet måste flera parametrar beaktas för att inte chocka eller inte respektera din samtalspartner. Bättre att låta för respektfullt än respektlöst. Så du kan inte använda uttryck som OUPS, pff, etc. Du måste ta hänsyn till profilen för alla intressenter. Så undvik att skriva som om du bara pratar med kollegor när dina överordnade eller kunder, leverantörer eller till och med offentliga myndigheter kan meddela dig.

LÄS  Hemligheterna med ett välskrivet protestmejl

För att undvika detta besvär är det möjligt med Outlook att ha ett frånvaromeddelande för interna företagsmeddelanden och ett annat meddelande för externa mejl. I vilket fall som helst måste du ta hänsyn till alla profiler för att få fram ett välstrukturerat frånvaromeddelande.

Dessutom måste informationen vara användbar och exakt. Undvik tvetydiga meddelanden som "Jag kommer att vara frånvarande från imorgon" i vetskap om att den som tar emot denna information inte kommer att kunna veta datumet för denna "imorgon".

Slutligen, undvik att använda en välbekant och avslappnad ton. Faktum är att euforin av en semester i sikte kan få dig att använda en alltför välbekant ton. Kom ihåg att vara professionell till slutet. Muntligt med kollegor kan detta hända, men särskilt inte i samband med arbetsdokument.

Vilken typ av frånvaromeddelande att välja?

För att undvika alla dessa fallgropar, välj en konventionell stil. Detta inkluderar dina för- och efternamn, information om när du kan behandla det mottagna meddelandet och personen / personerna att kontakta i nödfall.