Print Friendly, PDF & Email

 

L 'enamel ndicho chombo cha mawasiliano kinachopendelewa na wengi wetu. Barua pepe ni nzuri kwa sababu hatuhitaji kupatikana kwa wakati mmoja na mpatanishi wetu ili kuwasiliana. Hii inaruhusu sisi kusonga mbele katika masuala ya sasa wakati wenzetu hawapatikani au upande mwingine wa dunia.

Walakini, wengi wetu tunazama katika orodha isiyo na mwisho ya barua pepe. Kulingana na ripoti iliyochapishwa mnamo 2016, wastani wa mtumiaji wa biashara hupokea na kutuma barua pepe zaidi ya 100 kwa siku.

Aidha, barua pepe hazielewi kwa urahisi sana. Utafiti wa hivi karibuni wa Sendmail uligundua kuwa watu 64% walituma au walipokea barua pepe iliyosababisha hasira au kuchanganyikiwa bila ya kujifanya.

Kutokana na kiasi cha barua pepe tunachotuma na kupokea, na kwa sababu barua pepe mara nyingi hazieleweki, ni muhimu kuandika kwa njia wazi na ya ufupi.

Jinsi ya usahihi kuandika barua pepe ya kitaaluma

Kuandika barua pepe fupi, sahihi hupunguza muda uliotumiwa kwenye uongozi wa barua pepe na kukufanya uendelee zaidi. Kuweka njia ndogo kwa barua pepe yako huenda utatumia muda mdogo kwenye barua pepe na wakati mwingi kwenye kazi zingine. Amesema, kuandika wazi ni ujuzi. Kama ujuzi wote, utahitaji fanya kazi juu ya maendeleo yake.

Awali, unaweza kuhitaji muda mwingi wa kuandika barua pepe fupi za kuandika barua pepe ndefu. Hata hivyo, hata kama hii ndio kesi, utawasaidia wenzako, wateja au wafanyakazi wawe na matokeo mazuri, kwa sababu utaongeza nafasi ndogo kwenye kikasha chao, ambayo itawasaidia kujibu kwa haraka zaidi.

Kwa kuandika wazi, utajulikana kama mtu anayejua anachotaka na hufanya mambo kutokea. Wote ni nzuri kwa matarajio yako ya kazi.

Kwa nini inachukua nini kuandika e-mail wazi, mafupi na ya kitaaluma?

Tambua lengo lako

Kufuta barua pepe mara zote kuna madhumuni ya wazi.

Kila unapoketi chini kuandika barua pepe, kuchukua sekunde chache kujiuliza, "Kwa nini mimi kutuma hii? Nitarajia nini kutoka kwa mpokeaji?

Ikiwa huwezi kujibu maswali haya, unapaswa kutuma barua pepe. Kuandika barua pepe bila kujua nini unahitaji ni kupoteza muda wako na wa mpokeaji wako. Ikiwa hujui hasa unayotaka, itakuwa vigumu kwako kujieleza wazi na kwa ufupi.

READ  Kishazi cha kawaida cha adabu kawaida huwa na vipengele 4

Tumia "jambo moja kwa wakati" utawala

Barua pepe hazifanywa kuchukua nafasi ya mikutano. Kwa mikutano ya kazi, zaidi unafanya kazi kwenye vitu vya ajenda, mkutano unaofaa zaidi ni.

Kwa barua pepe, kinyume ni kweli. Ukijumuisha mada tofauti katika barua pepe zako, vitu vingine vitakuwa visivyoeleweka kwa mpatanishi wako.

Ndiyo sababu ni wazo nzuri kufanya maagizo ya "jambo moja kwa wakati". Hakikisha kuwa kila barua pepe unayotuma ni kuhusu kitu kimoja. Ikiwa unahitaji kuwasiliana kwenye mradi mwingine, fika barua pepe nyingine.

Pia ni wakati mzuri wa kujiuliza, "Je! Barua pepe hii ni muhimu sana?" Tena, barua pepe tu muhimu kabisa zinawashuhudia kwa heshima ya mtu unayemtuma barua pepe.

Mazoezi ya uelewa

Uelewa ni uwezo wa kuona ulimwengu kupitia macho ya wengine. Unapofanya hili, unaelewa mawazo na hisia zao.

Wakati wa kuandika barua pepe, fikiria kuhusu maneno yako kutoka kwenye mtazamo wa msomaji. Kwa kila kitu unachoandika, jiulize:

  • Ningewezaje kutafsiri neno hili ikiwa nilipata?
  • Je, ni pamoja na maneno yasiyo na maana ya kutaja?

Huu ni marekebisho rahisi, lakini yenye ufanisi kwa njia unayopaswa kuandika. Kufikiria juu ya watu ambao watakusoma itabadilisha njia wanakujibu.

Hapa ni njia ya hekima ya kuangalia ulimwengu ili kukusaidia kuanza. Watu wengi:

  • Ni busy. Hawana muda wa nadhani unachotaka, na wangependa kusoma barua pepe yako na kujibu haraka.
  • Furahia shukrani. Ikiwa unaweza kusema kitu chanya kuhusu wao au kazi yao, fanya hivyo. Maneno yako hayataharibika.
  • Kama kushukuru. Ikiwa mpokeaji amekusaidia kwa njia yoyote, kumbuka kumshukuru. Unapaswa kufanya hivyo hata kama kazi yao kukusaidia.

Maonyesho mafupi

Unapotuma barua pepe kwa mtu kwa mara ya kwanza, unahitaji kumwambia mpokeaji wewe ni nani. Kwa kawaida unaweza kufanya hivyo kwa sentensi moja. Kwa mfano: "Ilikuwa raha kukutana nawe kwenye [Tukio X]. "

READ  Kiolezo cha barua kuomba kupokea barua yako ya malipo

Njia moja ya kufupisha mawasilisho ni kuandika kama unavyokutana uso kwa uso. Hutaki kwenda kwenye dakika ya tano ya dakika unapokutana na mtu binafsi. Kwa hiyo, usifanye kwa barua pepe.

Hujui ikiwa utangulizi ni muhimu. Labda tayari umewasiliana na mpokeaji, lakini hujui ikiwa atakumbuka. Unaweza kuondoka sifa zako katika saini yako ya umeme.

Hii inaepuka kutokuelewana. Unawasilisha tena mtu ambaye tayari anajua wewe ni mwangalifu. Ikiwa yeye hajui kama anajua, unaweza kumruhusu aangalie saini yako.

Fikiria kwa sentensi tano

Katika kila barua pepe unaandika, unatakiwa kutumia sentensi ya kutosha ili kusema nini unahitaji, tena. Mazoezi muhimu ni kujizuia kwa sentensi tano.

Chini ya sentensi tano mara nyingi ni ya kikatili na ya kawaida, muda zaidi ya tano ya muda wa sentensi.

Kutakuwa na wakati ambapo itakuwa vigumu kuweka barua pepe yenye maneno mitano. Lakini mara nyingi, sentensi tano zinatosha.

Pata nidhamu ya sentensi tano na utapata kujiandika barua pepe kwa haraka. Utapata pia majibu zaidi.

Tumia maneno mafupi

Katika 1946, George Orwell aliwashauri waandishi wasitumie neno la muda mrefu ambalo short litafanya.

Ushauri huu ni muhimu zaidi leo, hasa wakati wa kuandika barua pepe.

Maneno mafupi yanaonyesha heshima kwa msomaji wako. Kwa kutumia maneno mafupi, umefanya ujumbe wako rahisi kuelewa.

Vile vile ni sawa na sentensi fupi na vifungu. Epuka kuandika vitalu vingi vya maandishi ikiwa unataka ujumbe wako uwe wazi na rahisi kuelewa.

Tumia sauti ya kazi

Sauti ya kazi ni rahisi kusoma. Pia inahimiza hatua na wajibu. Hakika, katika sauti ya kazi, hukumu zinazingatia mtu anayefanya. Kwa sauti isiyosikika, sentensi zinazingatia kitu ambacho mtu anafanya. Katika sauti isiyosikika, inaweza kuonekana kuwa mambo yanatokea pekee. Kwa njia ya kazi, mambo hutokea tu wakati watu wanafanya.

Weka kwenye muundo wa kawaida

Je! Ni ufunguo gani wa kuweka barua pepe zako fupi? Tumia muundo wa kawaida. Hii ni template ambayo unaweza kufuata kila barua pepe unayoandika.

READ  Kataza makosa ya tahajia kazini

Mbali na kuweka barua pepe zako fupi, kufuata muundo wa kawaida pia husaidia kuandika haraka.

Baada ya muda, utaendeleza muundo ambao utakufanyia kazi. Hapa ni muundo rahisi ili uanzishe:

  • Salamu
  • Pongezi
  • Sababu ya barua pepe yako
  • Hangout kwa hatua
  • Ujumbe wa kufunga (kufungwa)
  • Sahihi

Hebu tuangalie kila moja haya kwa kina.

  • Huu ndio mstari wa kwanza wa barua pepe. "Sawa, [Jina la kwanza]" ni salamu ya kawaida.

 

  • Unapomtuma mtu kwa mara ya kwanza, mshukuru ni mwanzo mzuri. Pongezi iliyoandikwa vizuri pia inaweza kutumika kama utangulizi. Kwa mfano:

 

"Nilifurahiya uwasilishaji wako juu ya [mada] mnamo [tarehe]. "

“Nimeona blogi yako juu ya [mada] inafaa sana. "

"Ilikuwa raha kukutana na wewe kwenye [hafla]. "

 

  • Sababu ya barua pepe yako. Katika sehemu hiyo, unasema, "nitatuma barua pepe kuuliza juu ya…" au "nilikuwa najiuliza ikiwa unaweza kusaidia na…" Wakati mwingine utahitaji sentensi mbili kuelezea sababu zako za kuandika.

 

  • Hangout kwa hatua. Mara baada ya kuelezea sababu ya barua pepe yako, usifikiri kwamba mpokeaji atajua nini cha kufanya. Kutoa maelekezo maalum. Kwa mfano:

"Je! Unaweza kunitumia faili hizi kufikia Alhamisi?" "

"Je! Unaweza kuandika hii katika wiki mbili zijazo?" "

"Tafadhali mwandikie Yann juu yake, na unijulishe wakati umefanya hivyo." "

Kwa kupanga ombi lako kwa njia ya swali, mpokeaji amealikwa kujibu. Vinginevyo, unaweza pia kutumia: "nijulishe ulipofanya hivi" au "nijulishe ikiwa hii ni sawa kwako." "

 

  • kufunga. Kabla ya kutuma barua pepe yako, hakikisha kuingiza ujumbe wa kufunga. Hii ina madhumuni mawili ya kurudia wito wako kwa hatua na kumfanya mpokeaji kujisikie vizuri.

 

Mifano ya mistari nzuri ya kufungwa:

“Asante kwa msaada wako wote kwa hili. "

“Siwezi kusubiri kusikia maoni yako. "

“Nijulishe ikiwa una maswali yoyote. "

  • Ili kumaliza kufikiri ya kuongeza saini yako iliyotangulia na ujumbe wa salamu.

Inaweza kuwa "Yako", "Waaminifu", "Kuwa na siku nzuri" au "Asante".