Umepokea barua pepe ya mwaliko kwenye mkutano na unataka kuthibitisha uwepo wako. Katika makala hii, tunakuambia kwa nini ni muhimu kujibu mwaliko wa kuthibitisha kuwepo kwako, na jinsi ya kufanya hivyo kwa fomu.
Tangaza ushiriki wako kwenye mkutano
Unapopokea mwaliko kwenye mkutano, mtu aliyeyetuma kwako anaomba ombi la maandishi ya mkutano wako. Ikiwa katika hali fulani, kuthibitisha kuwepo kwako sio ombi, inashauriwa kufanya hivyo hata hivyo.
Kwa kweli, mkutano unaweza kuwa mgumu kuandaa, haswa wakati haujui ni watu wangapi watahudhuria. Kwa kudhibitisha uwepo wako, sio tu utafanya kazi ya maandalizi ya mwandaaji iwe rahisi, lakini pia utahakikisha mkutano huo ni mzuri, sio mrefu sana na umebadilishwa kwa idadi ya washiriki. Sio nzuri kupoteza dakika 10 mwanzoni mwa mkutano ukiongeza viti au kwenda kuchapisha faili tena!
Pia kumbuka kutosubiri kwa muda mrefu kabla ya kujibu, hata ikiwa ni kweli kwamba hautaweza kuthibitisha upatikanaji wako mara moja. Uthibitisho wa mapema unatokea, ndivyo inavyowezesha kuandaa mkutano (mkutano hauwezi kupangwa wakati wa mwisho!).
Je! Barua pepe ya uthibitisho wa mahudhurio ya mkutano inapaswa kuwa na nini?
Katika barua pepe ya uthibitisho wa mkutano, ni muhimu kujumuisha yafuatayo:
- Asante mtu kwa mwaliko wake
- Waza wazi uwepo wako
- Onyesha ushirikishwaji wako kwa kuuliza kama kuna mambo ya kujiandaa kabla ya mkutano
Hapa ni template ya barua pepe kufuata kutangaza ushiriki wako katika mkutano.
Mada: Udhibitisho wa ushiriki wangu katika mkutano wa [tarehe]
Sir / Madam,
Ninakushukuru kwa mwaliko wako kwenye mkutano juu ya [madhumuni ya mkutano] na uhakikishe kuwa na uwepo wangu juu ya [tarehe] wakati [wakati].
Tafadhali napenda kujua kama kuna vitu vyenye kujiandaa kwa ajili ya mkutano huu. Ninabakia wako kwa taarifa yoyote zaidi juu ya suala hili.
Kwa dhati,
[Sahihi]
