Barua pepe ni mojawapo ya njia kuu za mawasiliano katika mazingira ya kitaaluma. Walakini, wengine huwa na kusahau sheria. Hii ikizingatiwa kuwa barua pepe inachukuliwa kuwa sio rasmi kuliko barua. Ni muhimu kujua kwamba hii bado inabaki kuwa maandishi ya kufanya kazi, hata ikiwa inacheza mtindo mwepesi au zaidi wa kirafiki. Jinsi ya kufanikiwa katika barua pepe ya kitaaluma? Gundua mazoea ya kupitisha kwa uandishi wa sheria za sanaa.
Mstari wa mada ya barua pepe lazima uwe mfupi
Jambo la kwanza mpokeaji wako atasoma ni wazi kuwa mada ya barua pepe yako. Kwa kweli huu ndio mstari pekee unaoonekana kwenye kikasha. Hii ndio sababu kwa nini lazima iwe fupi, sahihi na nadhifu. Vivyo hivyo, lazima iwe na kiunga na lengo la barua pepe yako (arifu, taarifa, karibisha…). Kwa maneno mengine, mpokeaji lazima aelewe haraka ni nini, kwa kusoma tu mada hiyo.
Somo la barua pepe linaweza kutengenezwa kwa sentensi ya kawaida, sentensi bila neno la kiunga, sentensi ya maneno 5 hadi 7, sentensi bila kifungu. Hapa kuna mifano: "ombi la habari", "maombi ya nafasi ya ...", "kufutwa kwa mafunzo ya CSE ya Januari 25", "mwaliko kwa miaka 10 ya kampuni X", "ripoti ya mkutano kutoka … ", na kadhalika.
Pia, kumbuka kuwa kukosekana kwa mada kunaweza kufanya barua pepe isihitajika.
Fomula ya kuanza
Pia inaitwa fomula ya simu, hii inachagua maneno ya kwanza ya barua pepe. Kwa maneno mengine, ni maneno ambayo yanahakikisha mawasiliano na mwingiliano.
Fomula hii ya kukata rufaa inategemea haswa kwa sababu zifuatazo:
- Uhusiano wako na mpokeaji: Je! Unamjua mpokeaji? Ikiwa ndio kwa wakati gani?
- Mazingira ya mawasiliano: rasmi au isiyo rasmi?
Kwa hivyo ni dhahiri kuwa hautazungumza na mkuu kwa njia ile ile ambayo utamwendea mwenzako. Vivyo hivyo, ni fomula tofauti ambayo utatumia wakati wa kushughulikia mgeni.
Kufuatia fomula ya kukata rufaa inakuja sentensi ya kwanza ya barua pepe ambayo lazima iunganishwe na mada ya uandishi wa kitaalam.
Mwili wa barua pepe
Fikiria kutumia mbinu ya piramidi iliyogeuzwa kuandika mwili wa barua pepe yako. Hii inajumuisha kuanza na habari kuu ya barua pepe ambayo mara nyingi huwa mada ya barua pepe. Baada ya hapo, italazimika kuibua habari nyingine kwa njia inayopungua, ambayo ni kusema kutoka kwa muhimu hadi ya muhimu zaidi.
Sababu kwanini unapaswa kwenda kwa njia hii ni kwamba sehemu ya kwanza ya sentensi ndio inayosomwa vizuri na inayokumbukwa zaidi. Katika sentensi ya maneno 40, kawaida unakumbuka tu 30% ya sehemu ya kwanza.
Barua pepe yako inapaswa kuandikwa kwa sentensi fupi na kwa lugha ya kitaalam, ya kila siku. Kwa maana hii, epuka maneno ya kiufundi na hakikisha kuna maneno yanayounganisha kati ya sentensi.
Mwishowe, usisahau kifungu cha heshima kumaliza barua pepe yako. Kisha tumia adabu fupi mwishoni ukibadilisha kulingana na muktadha wa ubadilishaji lakini pia kwa uhusiano wako na mpokeaji.
