Kuchukua maelezo wakati wa mkutano si rahisi kila wakati. Ikiwa kufanya ripoti au ripoti, kuandika kwenye karatasi kila kitu kinachosema inahitaji mbinu fulani.

Hapa ni vidokezo vyangu vya kuchukua vidokezo vya ufanisi katika mikutano, vidokezo rahisi kuweka mahali ambavyo vitakuokoa muda mwingi.

Kuchukua maelezo katika mkutano, shida kuu:

Kama ulivyoona, kuna tofauti inayoonekana kati ya kiwango cha hotuba na kasi ya kuandika.
Kwa kweli, msemaji anaongea kwa wastani maneno ya 150 kwa dakika wakati kwa kuandika hatuwezi kuzidi maneno ya 27 kwa dakika.
Ili kuwa na ufanisi, lazima uwe na uwezo wa kusikiliza na kuandika wakati huo huo, ambayo inahitaji mkusanyiko fulani na mbinu nzuri.

Usipuuze maandalizi:

Hakika hii ni hatua muhimu zaidi, kwa sababu inategemea ubora wa kumbuka kwako katika mkutano.
Haitoshi kufika kwenye mkutano na kopo yako chini ya mkono wako, unapaswa kujiandaa na kwa hili ni ushauri wangu:

  • kurejesha ajenda haraka iwezekanavyo,
  • kujua kuhusu mada mbalimbali ambayo yatajadiliwa wakati wa mkutano,
  • kuzingatia nyongeza ya ripoti na matarajio yao,
  • usisubiri muda wa mwisho kukuandaa.
READ  Kiolezo cha Ujumbe wa Kutokuwepo kwa Wasimamizi wa Biashara ya Mtandaoni

Katika maandalizi yako, utahitaji pia kuchagua chombo kinachofaa kwa kutumia maelezo.
Ikiwa ungependa karatasi, fikiria kutumia daftari ndogo au kitovu na ufikie kalamu ambayo inafanya kazi vizuri.
Na kama wewe ni kuchukua maelezo ya digital, kumbuka kuangalia kwamba una betri ya kutosha kwenye kompyuta yako, kompyuta au smartphone.

Angalia muhimu:

Wewe si superhero hivyo usisubiri kuandika kila kitu chini.
Wakati wa mkutano, kumbuka kuwa ni muhimu, fanya kupitia mawazo na uchague habari tu muhimu kwa ajili ya utekelezaji wa ripoti yako.
Pia kumbuka kutambua kile ambacho si cha kukumbukwa kama vile tarehe, takwimu au majina ya wasemaji.

Tumia maneno yako:

Si lazima kuandika neno kwa neno linachosema. Ikiwa hukumu ni ndefu na ngumu, utaweza kutunza.
Kwa hivyo, uzingatia kwa maneno yako, itakuwa rahisi, zaidi kwa moja kwa moja na kukuruhusu kuandika ripoti yako kwa urahisi.

Tayari ripoti yako mara baada ya mkutano:

Hata ikiwa umechukua maelezo, ni muhimu kujiingiza katika ripoti mara baada ya mkutano.
Bado utakuwa kwenye "juisi" na kwa hiyo unaweza zaidi kuandika kile ulichokiona.
Furahisha mwenyewe, ufafanue mawazo yako, unda majina na vichwa vya chini.

Hapa uko tayari kuandika maelezo kwa ufanisi katika mkutano ujao. Ni juu yako kurekebisha vidokezo hivi kwa njia yako ya kufanya kazi, utakuwa na matokeo zaidi.