Umuhimu wa ripoti ni kwamba inakupa habari zote bila ukipitia kurasa mia moja. Ikiwa tulipaswa kujishughulisha na nakala ya kubadilishana wakati wa mikutano, ungekuwa na nyaraka za kiasi kikubwa. Lakini hii inepukwa wakati ripoti zimefanyika na hasa wakati uliofanywa na mbinu sahihi. Katika mikutano ya kufanya kazi, semina, ujumbe, pointi nyingi zinajadiliwa, mawasilisho marefu yanafanywa, changamoto nzito zinatambuliwa. Yote haya inapaswa kuwasilishwa kwa wafanyakazi wa kampuni, semina au wadhamini wa shughuli. basi, jinsi ya kuandika ripoti husika katika muktadha huu? Kuandika sio kazi rahisi, haswa ikiwa lazima uonyeshe vitu vyote vya lazima katika ripoti.

Uwezo na maalum katika kuandika ripoti

Ripoti hiyo inapaswa kuripoti kikamilifu maamuzi yaliyotolewa wakati wa mkutano pamoja na mada yaliyojifunza. Inapaswa kuwasilisha mistari ya jumla ambayo iliondolewa wakati wa mazungumzo. Ni benchmark ya kuaminika kwa wafanyakazi wote wa kampuni. Hakika, si kila mtu anaweza kuwa katika mikutano kwa wakati mmoja kwa sababu ya magonjwa au nyingine. Kwa hiyo, ripoti inaruhusu kuwa na kiwango sawa cha habari kama wengine. the kuandika ripoti imewasilishwa kwa namna ya kuandika, ni tofauti kabisa na dakika au maelezo rahisi ya majadiliano.

Ikiwa nyaraka zimetolewa kwenye mkutano, hizi zinapaswa kutajwa. Pia weka maeneo ambayo unaweza kupata nao au hivyo, fanya nakala ambayo utajumuisha ripoti yako. Wakati maamuzi yamefanywa kuwa vitendo vinapaswa kuchukuliwa, itakuwa muhimu kutaja nani atakayefanya. Kwa njia hiyo hiyo, itakuwa muhimu kuonyesha wakati wa utekelezaji uliowekwa wakati wa mkutano. Mara tu matendo haya yanaelezwa, itakuwa rahisi kutoa sakafu kwa wasanii katika mikutano ijayo kwa muhtasari wa kile kilichofanyika kwa usahihi. Andika ripoti, madai ya kuwa na wasiwasi kabisa, pointi zinazopaswa kusahihishwa, shida zilizokutana wakati wa mkutano lazima ziondokewe. Pia tumaini zote ambazo zimeonekana.

Jua jinsi ya kuandika ripoti husika

Un ripoti husika lazima imeandikwa ndani ya saa za tukio hilo. Ikiwa unasubiri siku zifuatazo, hakika utaacha taarifa muhimu. Kwa njia hiyo hiyo, haraka ya kuandika inakuwezesha kuweka matukio yote katika mazingira yao. Ukweli ni neno muhimu kwa kuandika ripoti nzuri. Taarifa zote muhimu kwa msomaji zinasimama moja kwa moja. Epuka unyenyekevu au anarudi kwa muda mrefu sana. Nenda moja kwa moja hadi mahali.

Mwaga Andika ripoti nzuri, ni muhimu kuwasilisha hoja zilizovutia ajenda. Tengeneza maandishi yaliyoundwa kikamilifu kwa sababu itafanya usomaji kuwa mwepesi zaidi. Kwa ujumla, uwasilishaji katika utangulizi, maendeleo na hitimisho ni hati inayofaa. Unaweza kuwa na aya nyingi katika mwili wa ripoti kama hoja zilizosomwa. Mpango huo pia unapaswa kuchukuliwa kwa uzito mkubwa. Utafanya mpango wa uchanganuzi ikiwa hoja moja imechukua mkutano mzima. Kwa upande mwingine, ikiwa pointi nyingi zimetatuliwa, itabidi utengeneze mpango wa mada ambao utawasilisha kwa utaratibu unaopungua wa umuhimu. Katika kiwango cha hitimisho la ripoti, itakuwa muhimu kwamba mambo ambayo yamesalia kusomwa yaonekane wazi. Vivyo hivyo kwa kazi ambazo bado zinahitaji kutekelezwa. Hatimaye, kuandika ripoti inayofaa, itakuwa vyema kuwa na ujuzi sahihi katika uwanja ambao maswali yatajadiliwa. Hii itafanya iwezekane kutokeza maandishi mafupi na ya sintetiki, yenye istilahi zinazofaa.

Vigezo vya kuandika ripoti

Heshima vigezo vya kuandika ripoti ni muhimu, inafanya uwezekano wa kuwa na lengo na mwaminifu kwa matukio. Unapaswa kuepuka kutoa maoni ya kibinafsi au kupenda yale ambayo yameamuliwa. Lazima uepuke kunakili hotuba zote za washiriki kwenye mkutano. Lazima ujiwekee kikomo kwa kutaja kiini cha yale ambayo yamesemwa, mistari mipana.

Ili kufikia hili, ni wajibu wako kuchagua habari. Katika kuchagua kwako, jaribu hasa kuzingatia nyongeza wakati mkurugenzi hajitokei kutoka ripoti. Fanya jitihada za kweli kwa muhtasari na kuzingatia taarifa kwa umuhimu.

Epuka kutumia maneno ya kibinafsi, kwa maneno mengine, kuepuka "I" pamoja na "WE", yote yanaonyesha ushiriki wa kibinafsi wa mwandishi. Kwa kuwa lazima iwe kama wasio na upande iwezekanavyo, usitumie sifa au matangazo. Kuwa makini ili kupunguza marudio katika maandishi yako.

Vivyo hivyo, maoni yote yanayoondoka kwenye mjadala yanapaswa kufutwa. Pia ni muhimu kufuatilia sarufi yako, msamiati na spelling yako. Kifaransa utakayotumia lazima iwe wazi.

Chagua mtindo wa kuandika ripoti

Kabla ya kuanza, fikiria kwanza kuhusu kuchagua ripoti mtindo wa kuandika ambayo utafanya:

  • Mtindo wa kina wa Kompyuta

Ikiwa hii ni mara ya kwanza unahitaji Andika ripotini bora kwako kuchagua chaguo kamili. Mtindo huu unafaa zaidi wakati mawasilisho kwenye semina au mkutano yamefanywa na PowerPoint. Kwa hivyo itakuwa muhimu ili kuepuka kupunguza habari bila lazima. Hata hivyo, itakuwa ni lazima kufikiria reworking transcription yako, ili kuepuka kusema kila kitu, ambayo haitakuwa tena ripoti. Ili kuchagua mtindo huu, lazima uwe tayari kuchunguza semina.

Unaweza kuleta kifaa kinachofaa au kuomba rekodi zilizofanywa na chumba cha udhibiti wakati chumba kinawekewa. Ikiwa hutaki kurekodi, weka maelezo kwa kupunguza iwezekanavyo. Kuwa na ufanisi na wa haraka. Nyaraka zote zitakazoshirikiwa wakati wa semina lazima iwe katika milki yako. Kwa nyaraka hizi, unaweza tu kuziunganisha kwa dakika. Hakuna haja ya kurudia. Tu hakikisha kuwaweka ndani ya mwili wa ripoti.

  • Mtindo mchanganyiko

Itakuwa na mtindo wa moja kwa moja na sio kabisa. Katika kujadili kesi, ni sahihi zaidi kuchagua fomu ya kuteua. Fomu hii itafanya iwezekanavyo kutaja jina, jina la kwanza na huduma zilizoteuliwa na kila wasemaji.

  • Katika kiwango cha fomu

Eleza tarehe, washiriki na programu iliyofuatiwa wakati wa mikutano. Hakikisha maelezo yako ni ya kuaminika iwezekanavyo na kuiongezea kama semina inaendelea.

Ni habari gani inapaswa kupatikana katika ripoti?

Mwaga ripoti juu ya mkutanoLazima uanze kwa jina la kampuni iliyo katika swali. Pia weka kuratibu zake. Baadaye, onyesha jina la hati na utambulisho wa mtu aliyeandika. Pia kuongeza tarehe ya mkutano wako, pamoja na mahali ambapo unafanyika. Kwa kuongeza, itakuwa muhimu kuhesabu watu ambao kwa kweli walishiriki kwenye mkutano. Pia sema wasiopo pamoja na wale ambao walitoa udhuru kwa kutokuwepo.

Kati ya watu hawa wote, pia waangazie kazi zao ndani ya kampuni. Kisha, onyesha madhumuni ya mkutano wako, unaojulikana kama ajenda. Kisha, tambulisha mada zilizojadiliwa kwa kuweka mada kwa kila moja. Itakuwa muhimu kwamba maazimio yaliyochukuliwa mwishoni mwa mijadala yawe wazi. Usisahau kuweka sahihi yako, ni muhimu tujue utambulisho wa mtu aliyeandika ripoti.

Mapendekezo ya kuandika ripoti ya utume

La kuandika ripoti ya ujumbe ni kazi maalum zaidi. Ujumbe wa ukaguzi, ujumbe wa kibinadamu, ujumbe wa wahasibu waliokodishwa au hata ujumbe wa kisheria lazima ubadilishwe kwenye ripoti. Muhtasari huu lazima utumwe kwa kamishna wa misheni. Katika kesi hii, lazima uonyeshe uchunguzi wako, lakini pia mapendekezo yako na uchambuzi wako:

  • Awamu ya kuandaa

Katika ukurasa wa kwanza wa ripoti yako, lazima utaja jina la mawakala na jina la mwakilishi aliyeidhinishwa. Tarehe, kusudi la kazi na muda halisi wa kazi lazima pia kuonekana. Katika ngazi ya muhtasari, lazima aonyeshe wazi mambo ya dhahiri ya ujumbe. Ni bora kufanya muhtasari, kabla ya kuanza kwenye kuanzishwa.

Utangulizi unapaswa kuwa wa moja kwa moja na kuorodhesha kwa ukamilifu masuala ambayo yalishughulikiwa wakati wa misheni. Katika usanidi, lazima uonyeshe kampuni za wakala. Lazima pia unakili mambo muhimu ya barua inayoidhinisha misheni. Hii inafanya uwezekano wa kuangazia mfumo na bajeti ya misheni.

  • Mazungumzo mengine

Kitu, jina la kamati ya wataalam na kazi zao. Njia ya utaalam, shida ambazo zilikuwa haki ya utume. Zote hizi zinapaswa kuwa kwenye rekodi. Wakati wowote mahojiano yatafanywa na washiriki wa muundo, itakuwa muhimu kutekeleza ripoti zinazofanana na kuziingiza katika ripoti ya jumla ya misheni.

Ikiwa umehakikisha kutokujulikana kwa baadhi ya waingiliaji wako wakati wa dhamira yako, unaweza kunakili maelezo waliyokutumia kwa fomu ya takwimu isiyo ya uteuzi. Hakikisha unatia alama roho ya wakala kwa hitimisho lililofanyiwa kazi vizuri. Hatimaye, unaweza kuambatanisha ripoti za uchanganuzi, akaunti, vipimo na zaidi ya yote, tengeneza biblia ya kina.

  • Mapendekezo madogo

Mwaga Andika ripoti nzuri, waraka lazima ufupi na ufupi, unaweza kutumia graphics, picha na mipango. Ikiwa uchambuzi wako una maelezo ya kina, uwaweke katika vipengee. Tangu hati inaweza kusomwa na kila mtu, jaribu pia suala la kiufundi na usioeleweka kwa msomaji wa kawaida. Ikiwa unapaswa kuziweka, waeleze kwa haraka.

Ripoti yako inapaswa kuwa na vichwa na vichwa vidogo vyenye alama kamili, aya na nambari. Usihisi kama lazima uongeze nyaraka zote. Kikubwa jiwekee wale uliowataja katika ripoti yako ya misheni. Epuka makosa ambayo huharibu upande wa kitaalam wa kazi yako. Pakua programu ya kusahihisha kama Cordial au Dawa ya kurekebisha makosa. Au, kuwa na mtu wa karibu nawe asome mwisho ambaye pia atathmini umuhimu wa kazi yako. Anaweza hata kukuambia haraka ikiwa inaeleweka au la.

Ripoti inaweza hatimaye kuwa mfupi au hata synoptic. Yule ambayo ni synoptic inafanywa na meza katika Neno au Excel format. Kwa upande mwingine, stenographic moja makundi yote habari kwa njia ya wakati kwa kufanya transcription ambayo inaweza wakati mwingine ni muhimu. Andika vizuri, ripoti yako itatumika kama kumbukumbu na maelezo ya ziada kwa wafanyakazi wote.