Andika ili kuhesabiwa

Mwenzako amekutumia barua pepe kuhusu mkutano utakaofanya baada ya saa moja. Barua pepe inapaswa kuwa na habari muhimu unayohitaji kuwasilisha, kama sehemu ya mradi muhimu.

Lakini kuna tatizo: barua pepe imeandikwa vibaya sana kwamba huwezi kupata data unayohitaji. Kuna makosa ya tahajia na sentensi ambazo hazijakamilika. Aya ni ndefu na zinachanganya kiasi kwamba inachukua wewe mara tatu kwa muda mrefu kama inachukua kupata habari unayotaka. Kwa hivyo, hujajitayarisha kwa ajili ya mkutano na hauendi vile ulivyotarajia.

Je, umewahi kukabili hali kama hii? Katika ulimwengu uliojaa habari, ni muhimu kuwasiliana kwa uwazi, kwa ufupi na kwa ufanisi. Watu hawana wakati wa kusoma barua pepe za urefu wa kitabu, na hawana subira ya kutafsiri barua pepe ambazo hazijaundwa vizuri na ambapo habari muhimu imetawanyika kila mahali.

Pata yako ujuzi wa kuandika ni nzuri, ndivyo utakavyoonyesha hisia bora kwa wale walio karibu nawe, akiwemo bosi wako, wafanyakazi wenzako na wateja. Huwezi kujua jinsi maoni haya mazuri yatakupeleka.

Katika makala hii, tutaona jinsi unaweza kuboresha ujuzi wako wa kuandika na kuepuka makosa ya kawaida.

Wasikilizaji na muundo

Hatua ya kwanza ya kuandika kwa uwazi ni kuchagua muundo unaofaa. Je, unahitaji kutuma barua pepe isiyo rasmi? Andika ripoti ya kina? Au kuandika barua rasmi?

Umbizo, pamoja na hadhira yako, itafafanua "sauti yako ya uandishi," yaani, jinsi sauti inavyopaswa kuwa rasmi au tulivu. Kwa mfano, ikiwa unaandika barua pepe kwa mteja anayetarajiwa, je, inapaswa kuwa na sauti sawa na barua pepe kwa rafiki?

Hakika si.

Anza kwa kutambua ni nani atasoma ujumbe wako. Je, ni kwa watendaji wakuu, timu nzima, au kikundi kidogo kinachofanya kazi kwenye faili maalum? Katika kila kitu unachoandika, wasomaji wako, au wapokeaji, wanahitaji kufafanua sauti yako pamoja na vipengele vya maudhui.

READ  Boresha taaluma yako: Upole wa kitaalam katika barua pepe

Muundo na mtindo

Mara unapojua nini unayoandika na kwa nani unayoandika, lazima uanze kuandika.

Skrini tupu, nyeupe ya kompyuta mara nyingi inatisha. Ni rahisi kukwama kwa sababu hujui jinsi ya kuanza. Jaribu vidokezo hivi vya kutunga na kuumbiza hati yako:

 

  • Anza na wasikilizaji wako: Kumbuka kwamba wasomaji wako wanaweza kujua chochote kuhusu kile unachowaambia. Wajue nini kwanza?
  • Unda mpango: Hii ni muhimu sana ikiwa unaandika hati ndefu zaidi, kama vile ripoti, wasilisho au hotuba. Muhtasari hukusaidia kutambua ni hatua zipi za kufuata kwa mpangilio gani na ugawanye kazi katika taarifa zinazoweza kudhibitiwa.
  • Jaribu huruma kidogo: Kwa mfano, ikiwa unaandika barua pepe ya mauzo kwa wateja watarajiwa, kwa nini wanapaswa kujali kuhusu bidhaa yako au kiwango chako cha mauzo? Je, ni faida gani kwao? Kumbuka mahitaji ya hadhira yako kila wakati.
  • Tumia pembe tatu: Ikiwa unajaribu kumshawishi mtu afanye jambo fulani, hakikisha unaeleza kwa nini watu wanapaswa kukusikiliza, eleza hoja yako kwa njia ambayo itawashirikisha wasikilizaji wako, na uwasilishe habari hiyo kwa njia inayopatana na akili.
  • Tambua mandhari yako kuu: Iwapo unatatizika kufafanua mada kuu ya ujumbe wako, jifanya kuwa umesalia na sekunde 15 kueleza msimamo wako. Unasema nini ? Labda hii ndiyo mada yako kuu.
  • Tumia lugha ya wazi: Isipokuwa unaandika karatasi ya kisayansi, kwa kawaida ni bora kutumia lugha rahisi na iliyonyooka. Usitumie maneno marefu ili kuwavutia watu.

muundo

Hati yako inapaswa iwe kama mtumiaji wa kirafiki iwezekanavyo. Tumia majina, vichwa vya habari, risasi na namba iwezekanavyo kutenganisha maandishi.

Baada ya yote, ni nini kinachoweza kuwa rahisi kusoma: ukurasa uliojaa aya ndefu au ukurasa uliogawanywa katika aya fupi na vichwa vya sehemu na vidokezo vya risasi? Hati ambayo ni rahisi kuchanganua itasomwa mara nyingi zaidi kuliko hati yenye aya ndefu na mnene.

READ  Ujumbe wa Kutokuwepo kwa Athari kwa Mafundi wa Usaidizi wa IT

Vichwa vinapaswa kuvutia umakini wa msomaji. Kutumia maswali mara nyingi ni wazo zuri, haswa katika nakala ya tangazo, kwa sababu maswali husaidia kumfanya msomaji kupendezwa na kutaka kujua.

Katika barua pepe na mapendekezo, tumia majina mafupi, ya kweli na vichwa vya chini, kama vile yaliyomo katika makala hii.

Kuongeza graphics pia ni njia nzuri ya kutenganisha maandishi yako. Misaada haya ya kuona sio tu kuruhusu msomaji kushika mawazo yake juu ya maudhui, lakini pia kuwasiliana habari muhimu kwa kasi zaidi kuliko maandiko.

Makosa ya grammatical

Pengine unajua kwamba makosa katika barua pepe yako yatafanya kazi yako ionekane isiyo ya kitaalamu. Ni muhimu kuepuka makosa makubwa kwa kujipatia kikagua tahajia na kusahihisha tahajia yako kadri uwezavyo.

Hapa ni baadhi ya mifano ya maneno ya kawaida kutumika:

 

  • Mimi kutuma / kutuma / kutuma wewe

 

Kitenzi "kutuma" kuwa kitenzi cha kikundi cha kwanza, mmoja atakuwa akiandika kila mtu wa kwanza "Mimi kutuma" na "e". "Upelekaji" bila "e" ni jina ("uhamisho") na huenda ukawa na wingi: "utoaji".

 

  • Ninakujiunga na wewe / ninajiunga nawe

 

Mtu atakaandika daima "Ninajiunga na wewe" na "s". "Pamoja" na "t" ni kuunganishwa kwa mtu wa tatu umoja "anajiunga".

 

  • Mwisho / mwisho

 

Hata kama "bumper" imewekwa kwa jina la kike, usiingie kwenye majaribu na daima uandike "bumper" bila "e".

 

  • Mapendekezo / mapendekezo

 

Ikiwa kwa Kiingereza tunaandika "mapendekezo" na "e", kwa Kifaransa sisi daima tunaandika "mapendekezo" na "a".

 

  • Je! Kuna / kuna / kuna

 

Tunaongeza "t" ya euphonic katika fomula za kuhoji ili kuwezesha matamshi na kuzuia vokali mbili mfululizo. Kwa hivyo tutaandika "iko".

READ  Sanaa ya Kuwasiliana na Kutokuwepo Kwako: Wabunifu wa Picha

 

  • Kwa suala la / kwa suala la

 

Mtu kamwe hakuandika "kwa suala la" bila ya "s". Kuna kweli daima "maneno" kadhaa katika matumizi ya maneno haya.

 

  • Ya / kati

 

Kuwa mwangalifu usipotoshwa na neno "isipokuwa" ambalo linaishi na "s". Mtu kamwe haandika "miongoni mwa" na "s". Ni maonyesho na haiwezi kutumiwa.

 

  • Kama ilivyokubaliwa / kama ilivyokubaliwa

 

Hata imefungwa kwa jina la kike, "kama ilivyokubaliana" daima huwa haiwezi na haitachukua "e".

 

  • Matengenezo / huduma

Usisitane jina na kitenzi. Jina "mahojiano" bila "t" linaeleza kubadilishana au "mahojiano ya kazi". Neno la conjugated katika mtu wa tatu wa umoja "anasisitiza" hutumiwa linapokuja kufanya hatua ya kudumisha kitu.

Wengine wa wasomaji wako hawatakuwa wakamilifu katika spelling na sarufi. Wanaweza kutambua kama unafanya makosa haya. Lakini usitumie hii kama msamaha: kwa kawaida kuna watu, hasa watendaji wakuu, ambao wataona!

Kwa sababu hii, chochote unachoandika kinapaswa kuwa cha ubora unaokubalika kwa wasomaji wote.

uhakiki

Adui wa usahihishaji mzuri ni kasi. Watu wengi hukimbilia barua pepe zao, lakini ndivyo unavyokosa makosa. Fuata maagizo haya ili kuthibitisha ulichoandika:

  • Angalia vichwa vya kichwa chako na vichwa vya miguu: Mara nyingi watu huwapuuza ili kuzingatia maandishi pekee. Kwa sababu tu vichwa ni vikubwa na vikali haimaanishi kuwa havina makosa!
  • Soma barua pepe kwa sauti: Hii inakuwezesha uende polepole, ambayo ina maana kwamba wewe ni zaidi ya kuchunguza makosa.
  • Tumia kidole chako kufuata maandiko unapoisoma: Ni kitu kingine kinachokusaidia kupunguza.
  • Anza mwishoni mwa maandishi yako: Soma tena hukumu tangu mwanzo hadi mwanzo, inakusaidia kuzingatia makosa na sio maudhui.