Print Friendly, PDF & Email

Andika ili kuhesabiwa

Mwenzako amekutumia hivi punde enamel kuhusu mkutano utakaokuwa nao baada ya saa moja. Barua pepe inapaswa kuwa na habari muhimu unayohitaji kuwasilisha, kama sehemu ya mradi muhimu.

Lakini kuna tatizo: barua imeandikwa vibaya kiasi kwamba huwezi kupata data unayohitaji. Kuna makosa ya spelling na sentensi zisizokwisha. Aya ni ya muda mrefu na hivyo inachanganya kwamba unahitaji mara tatu zaidi kuliko muhimu kupata habari unayotaka. Matokeo yake, wewe hutolewa tayari kwa mkutano na haifanyi vizuri kama unavyotaka.

Je! Umewahi kukabiliana na hali kama ile hii? Katika ulimwengu ulio na uingizaji wa habari, ni muhimu kuwasiliana waziwazi, kwa ufupi na kwa ufanisi. Watu hawana wakati wa kusoma barua pepe urefu wa kitabu, na hawana uvumilivu kutafsiri barua pepe zisizojengwa na ambapo habari muhimu zinaenea kila mahali.

Pata yako ujuzi wa kuandika ni nzuri, zaidi unavyojisikia vizuri juu yako mwenyewe, ikiwa ni pamoja na bosi wako, wenzake, na wateja. Huwezi kujua jinsi mbali hizi hisia nzuri zitakuongoza.

Katika makala hii, tutaona jinsi unaweza kuboresha ujuzi wako wa kuandika na kuepuka makosa ya kawaida.

Wasikilizaji na muundo

Hatua ya kwanza ya kuandika wazi ni kuchagua muundo sahihi. Je! Unahitaji kutuma barua pepe isiyo rasmi? Andika ripoti ya kina? Au kuandika barua rasmi?

Muundo, pamoja na hadhira yako, itafafanua "sauti yako ya uandishi" - ambayo ni kwamba sauti inapaswa kuwa rasmi au tulivu. Kwa mfano, ikiwa unaandika barua pepe kwa mteja anayefaa, inapaswa iwe na sauti sawa na barua pepe kwa rafiki?

Hakika si.

Anza kwa kutambua ni nani atakayesoma ujumbe wako. Je! Inalenga mameneja wakuu, timu nzima, au kikundi kidogo kinachofanya kazi kwenye faili maalum? Katika kila kitu unachoandika, wasomaji wako, au wapokeaji, wanapaswa kufafanua sauti yako pamoja na mambo ya yaliyomo.

READ  Je! Mpango wa uandishi ni muhimu sana katika uandishi wako wa kitaalam?

Muundo na mtindo

Mara unapojua nini unayoandika na kwa nani unayoandika, lazima uanze kuandika.

Screen tupu, nyeupe ya kompyuta mara nyingi inatisha. Ni rahisi kukwama kwa sababu hujui jinsi ya kuanza. Jaribu vidokezo hivi vya kutengeneza na kutengeneza hati yako:

 

  • Anza na wasikilizaji wakoUsisahau kwamba wasomaji wako hawawezi kujua chochote kuhusu kile unachowaambia. Wanahitaji kujua nini kwanza?
  • Unda mpangoHii ni muhimu hasa ikiwa unaandika waraka mrefu, kama vile ripoti, uwasilishaji, au hotuba. Inaonyesha kukusaidia kutambua hatua za kufuata ambazo zinapangiliwa na kugawanya kazi katika habari inayoweza kudhibitiwa.
  • Jaribu uelewa mdogoKwa mfano, ikiwa unaandika barua pepe ya mauzo kwa wateja wasiokuwa na uwezo, kwa nini wanapaswa kujali kuhusu bidhaa au mauzo yako? Ni faida gani kwao? Kumbuka mahitaji ya wasikilizaji wako wakati wote.
  • Tumia pembe tatuIkiwa unajaribu kumshawishi mtu kufanya kitu fulani, hakikisha unaelezea kwa nini watu wanapaswa kukusikiliza, pata ujumbe wako uendelee kushiriki wasikilizaji wako, na kuwasilisha taarifa kwa njia ya busara na thabiti.
  • Tambua mandhari yako kuu: Ikiwa una ugumu kufafanua mandhari kuu ya ujumbe wako, jifanye kuwa na sekunde za 15 za kushoto kuelezea eneo lako. Unasema nini? Huenda hii ni mandhari yako kuu.
  • Tumia lugha ya wazi: Isipokuwa kuandika makala ya sayansi, kwa kawaida ni bora kutumia lugha rahisi, lugha moja kwa moja. Usitumie maneno marefu ili kuwavutia watu.

muundo

Hati yako inapaswa iwe kama mtumiaji wa kirafiki iwezekanavyo. Tumia majina, vichwa vya habari, risasi na namba iwezekanavyo kutenganisha maandishi.

Baada ya yote, ni rahisi kusoma nini: ukurasa uliojaa aya ya muda mrefu au ukurasa umegawanyika katika vifungu vifupi na vichwa vya sehemu na risasi? Hati ambayo ni rahisi kuisoma itasoma mara nyingi zaidi kuliko hati iliyo na vifungu vingi, vidogo.

READ  Wakati uso kwa uso ni bora kuliko barua pepe

Viongozi wanapaswa kuzingatia msomaji. Kwa msaada wa maswali, mara nyingi ni wazo nzuri, hasa katika matangazo ya matangazo, kwa sababu maswali yanaweka msomaji na hamu ya kusoma.

Katika barua pepe na mapendekezo, tumia majina mafupi, ya kweli na vichwa vya chini, kama vile yaliyomo katika makala hii.

Kuongeza graphics pia ni njia nzuri ya kutenganisha maandishi yako. Misaada haya ya kuona sio tu kuruhusu msomaji kushika mawazo yake juu ya maudhui, lakini pia kuwasiliana habari muhimu kwa kasi zaidi kuliko maandiko.

Makosa ya grammatical

Labda unajua kuwa makosa katika barua pepe yako yatafanya kazi yako ionekane isiyo ya kitaalam. Ni muhimu kuzuia makosa makubwa kwa kupata kikagua spell na kurekebisha spelling yako iwezekanavyo.

Hapa ni baadhi ya mifano ya maneno ya kawaida kutumika:

 

  • Mimi kutuma / kutuma / kutuma wewe

 

Kitenzi "kutuma" kuwa kitenzi cha kikundi cha kwanza, mmoja atakuwa akiandika kila mtu wa kwanza "Mimi kutuma" na "e". "Upelekaji" bila "e" ni jina ("uhamisho") na huenda ukawa na wingi: "utoaji".

 

  • Ninakujiunga na wewe / ninajiunga nawe

 

Mtu atakaandika daima "Ninajiunga na wewe" na "s". "Pamoja" na "t" ni kuunganishwa kwa mtu wa tatu umoja "anajiunga".

 

  • Mwisho / mwisho

 

Hata kama "bumper" imewekwa kwa jina la kike, usiingie kwenye majaribu na daima uandike "bumper" bila "e".

 

  • Mapendekezo / mapendekezo

 

Ikiwa kwa Kiingereza tunaandika "mapendekezo" na "e", kwa Kifaransa sisi daima tunaandika "mapendekezo" na "a".

 

  • Je! Kuna / kuna / kuna

 

Tunaongeza "t" ya euphonic katika fomula za kuhoji ili kuwezesha matamshi na kuzuia vokali mbili mfululizo. Kwa hivyo tutaandika "iko".

 

  • Kwa suala la / kwa suala la

 

Mtu kamwe hakuandika "kwa suala la" bila ya "s". Kuna kweli daima "maneno" kadhaa katika matumizi ya maneno haya.

READ  Jifunze jinsi ya kuunganisha habari, vidokezo vyote vya kufikia

 

  • Ya / kati

 

Kuwa mwangalifu usipotoshwa na neno "isipokuwa" ambalo linaishi na "s". Mtu kamwe haandika "miongoni mwa" na "s". Ni maonyesho na haiwezi kutumiwa.

 

  • Kama ilivyokubaliwa / kama ilivyokubaliwa

 

Hata imefungwa kwa jina la kike, "kama ilivyokubaliana" daima huwa haiwezi na haitachukua "e".

 

  • Matengenezo / huduma

Usisitane jina na kitenzi. Jina "mahojiano" bila "t" linaeleza kubadilishana au "mahojiano ya kazi". Neno la conjugated katika mtu wa tatu wa umoja "anasisitiza" hutumiwa linapokuja kufanya hatua ya kudumisha kitu.

Wengine wa wasomaji wako hawatakuwa wakamilifu katika spelling na sarufi. Wanaweza kutambua kama unafanya makosa haya. Lakini usitumie hii kama msamaha: kwa kawaida kuna watu, hasa watendaji wakuu, ambao wataona!

Kwa sababu hii, kila kitu unachoandika lazima cha ubora unaokubalika kwa wasomaji wote.

uhakiki

Adui wa kuhakiki vizuri ni kasi. Watu wengi wanaharakisha kuvinjari barua pepe zao, lakini ndivyo unavyokosa makosa. Fuata maelekezo haya ili uone kile ulichoandika:

  • Angalia vichwa vya kichwa chako na vichwa vya miguu: Mara nyingi watu huwapuuzia kuzingatia tu maandiko. Hii si kwa sababu vichwa vya mafuta ni mafuta na mafuta kuwa ni bure ya makosa!
  • Soma barua pepe kwa sauti: Hii inakuwezesha uende polepole, ambayo ina maana kwamba wewe ni zaidi ya kuchunguza makosa.
  • Tumia kidole chako kufuata maandiko unapoisoma: Ni kitu kingine kinachokusaidia kupunguza.
  • Anza mwishoni mwa maandishi yako: Soma tena hukumu tangu mwanzo hadi mwanzo, inakusaidia kuzingatia makosa na sio maudhui.