Print Friendly, PDF & Email

Barua pepe ya barua pepe

Katika mazingira ya kisasa ya biashara ambapo barua pepe imekuwa chombo cha mawasiliano kinachopendelewa. Ni muhimu kujua ujuzi unaohitajika ili kuwasilisha ujumbe wako. Kuna njia nyingi za kuwasilisha kero yako kwa mwenzako ambaye mmegombana naye kwa njia fulani. Tunaweza kufikiria mazungumzo ya ana kwa ana, simu au aina fulani ya upatanishi. Hata hivyo, barua pepe inasalia kuwa mojawapo ya njia zinazotumiwa sana katika ulimwengu wa kazi.

Barua pepe ni chombo chenye nguvu sana kutumika kwa sababu kadhaa.

Unapotuma barua pepe, kuna rekodi ya kiotomatiki ya mawasiliano. Kwa hiyo, kubadilishana yako mbalimbali inaweza kupangwa katika folder ni kuhifadhiwa kwa usalama. Kwa hivyo zinaweza kutumika katika siku zijazo kwa marejeleo au sababu za kisheria. Kutumia barua pepe kama njia rasmi ya mawasiliano pia huokoa pesa za biashara. Ni muhimu kutambua pointi hizi ili kuelewa jinsi ilivyo muhimu kwako kujua aina hii ya njia ya kuwasiliana.

Katika kazi yako ya kila siku, inaweza kutokea kwamba mwenzako anahitaji ukumbusho wa sheria fulani za tabia nzuri kuwa nazo. Inafaa kukumbuka kuwa kumjulisha mfanyakazi mwenzako kupitia barua pepe ni njia rasmi na mwafaka ya kufafanua hoja yako kwa uthabiti. Mfanyakazi kama huyo akiamua kutobadilisha mtazamo wake baada ya kuonywa mara kwa mara, barua pepe ulizotuma zinaweza kuwasilishwa ili kuthibitisha hatua zaidi kwa upande wako. Kumbuka kwamba zimehifadhiwa kwa usalama na zinaweza kurejeshwa na kutumika kuonyesha historia ya utovu wa nidhamu ya mtu husika.

READ  Boresha barua pepe zako za kitaalamu kwa kutumia fomula za adabu zilizobadilishwa vyema

Kabla ya kumjulisha mwenzako kwa barua pepe

Kama ilivyoelezwa hapo awali, matumizi ya barua pepe kwa mawasiliano ni rasmi. Hii ina maana kwamba ina uzito zaidi ya onyo la maneno na hubeba matokeo zaidi. Kwa hivyo, kabla ya kumjulisha mtu unayefanya naye kazi kupitia barua pepe, zingatia maonyo ya maneno. Wengine watarekebisha tabia zao unapofanya hivyo. Kwa hiyo, si lazima, bila ya kwanza kutafuta kutatua tatizo, kutoa ukubwa usio wa lazima. Pia, kumjulisha mwenzako kwa barua pepe huenda isiwe njia mwafaka ya kuwashawishi kubadilika kila wakati. Kutibu kila kesi na kila mmoja kulingana na hali. Kabla ya kuonyesha hasira yako kwa barua pepe, unahitaji kujua jinsi ya kuishughulikia. Unahitaji kukusanya mawazo yako na kujua nini unataka kuandika na kiwango cha athari unahitaji kupata matokeo ya taka.

Tambua tatizo

Jambo la kwanza kabisa la kufanya kabla ya kutuma barua pepe yako ni kutambua mada ya kukasirika kwako. Sio rahisi kama inavyoonekana. Katika ofisi ambayo ushindani na ushindani hutawala, lazima uhakikishe kuwa mashtaka yako yana msingi mkubwa. Sio kumtesa mshiriki wa timu yako kwa uvumi. Hata hivyo, ikiwa wewe ni mhasiriwa au shahidi wa kitendo cha utovu wa nidhamu na ukweli ni hakika, chukua hatua. Walakini, usisahau katika nyimbo zako kuheshimu sheria za adabu ya kawaida.

Ni nani ambaye una shida naye?

Kuanzisha mzozo kati yako na meneja, kwa mfano, haitakufaidi wewe au timu yako. Hii bila shaka itaathiri tija yako na inaweza kukuweka katika hali ya kunata. Badala ya barua pepe, kuzingatia mazungumzo ya ana kwa ana kunaweza kusaidia kama hatua ya kwanza katika kutatua suala unalojali. Hata hivyo, ikiwa majadiliano yako mengi ya ana kwa ana na maonyo ya maneno hayatafaulu, usisite kutuma barua pepe rasmi ambazo hakika zitakufaidi baadaye.

READ  Kumbuka kuchukua mkutano, vidokezo vya kuwa na ufanisi

Angalia barua pepe yako

Barua pepe yako inapaswa kuandikwa kitaalamu. Unapochukua hatua ya kukosoa tabia au kazi ya mtu fulani kupitia barua pepe, kumbuka kuwa hii ni hati rasmi. Hii ina maana kwamba ni hati ambayo inaweza kugeuka dhidi yako. Heshimu sheria zote zinazotarajiwa za kuandika barua katika muktadha huu.